I avtaleforhandlinger med store programvareleverandører, bør man ha i mente denne grafen over hvordan leverandørenes inntekter fra et gitt programvareprodukt varierer over tid, mener Gartner-analytiker Alexa Bono.

Tips til forhandlinger med IT-gigantene

De har hver sine knep for å melke deg, sier Gartner-analytiker Alexa Bona.

BARCELONA (digi.no): Gjennom 17 år i Gartner har analytiker Alexa Bono spesialisert seg på bedrifters forvaltning av programvareressurser, og er følgelig ekspert på lisenser og vedlikeholdsavtaler, og på alt som bidrar til å sikre de «megaleverandører» sine vedvarende solide marginer. På Gartner Symposium/ITxpo deler hun sine erfaringer, basert blant annet på analyser av erfaringer til flere tusen bedriftskunder. Temaet er som følger: Hvordan forhandle med megaleverandører av programvare: SAP, Oracle, Microsoft og IBM.

– Vi har plukket ut disse leverandørene fordi de er strategiske og fordi tusener av kunder har fortalt oss om sine problemer med å forhandle med dem, innleder Bono.

Salen er tettpakket. De fleste hendene reiser seg når Bono spør om tilhørerne har forhandlet med noen av de nevnte megaleverandørene i løpet av de siste tolv månedene. Det merkes hvordan hun treffer tilhørerne i det hun fortsetter:

– I utgangspunktet stiller kunden svakt i disse forhandlingene. Kunden gjør slike forhandlinger på deltid. Motparten gjør det på heltid. Megaleverandørenes eksistens sikres gjennom forhandlingene. De er jevnt over rikere enn kunden og har et kontinuerlig fokus, godt støttet av drevne juridiske rådgivere som er eksperter innen regler for immaterielle verdier.

Programvare er ikke et produkt i vanlig forstand. Det er ikke til salgs. Det kunden betaler for er en bruksrett. Betingelsene for bruksretten underlegges betingelser som er både svært spesifikke og utsatt for stadig endringer.

Betingelsene endres på leverandørens premisser. De buntes gjerne med vedlikeholdsavtaler. Vedlikehold er nødvendig fordi selve varen forandres flere ganger i løpet av levetiden. Grafen øverst i artikkelen viser hvordan leverandørens inntekter fra et programvareprodukt varierer over tid. For forretningskritiske produkter står vedlikeholdsavtaler for over halvparten av den samlede omsetningen.

– Bedriftsprogramvare er også spesielt fordi det knapt finnes markedskonkurranse etter at avtalen er undertegnet. Det koster flesk å bytte til noe annet. Ikke bare må man i så fall reimplementere og reintegrere med alt annet man har. Noen ganger må man bytte ut andre komponenter, som når applikasjonen med man vil bytte til, krever en annen database enn den man har lisens på. Og mens man kan videreselge brukte bygg og inventar etter behov, finnes det ikke noe marked for brukt bedriftsprogramvare. Kostnadene ved å bytte beløper seg jevnt over til mellom tre og syv ganger lisenskostnadene for det man bytter til.

I de fleste tilfellene finnes det heller ikke noe tilbud på alternative vedlikeholdsavtaler. Noen ytterst få aktører innen support er i ferd med å dukke opp. De kan tilby å gjøre nødvendige oppgraderinger til halv pris, men gjennomslagskraften er foreløpig svært begrenset.

– For megaleverandørene er vedlikehold et forretningsområde med marginer opp mot 90 prosent. Fornyelsesraten er skyhøy: I de fleste tilfeller er den over 90 prosent.

– Mange faller i den fellen at de kjøper for mange lisenser. Megaleverandøren er aldri villig til å ta dem tilbake, og du kan ikke selge dem videre til andre. Mange lar seg villede av store rabatter på lisenser, for eksempel til et ubegrenset antall brukere. Regner man på disse avtalene, vil man oppdage at vedlikeholdskostnadene vokser med tiden. Det som virker gunstig i en horisont på tre til fire år, viser seg å vært svært ugunstig når horisonten utvides til fem år og oppover. Det lønner seg som regel å være konservativ i sine anslag over hvor mange lisenser man faktisk trenger.

Et siste moment er at kunder presses til å inngå avtaler som hindrer dem fra å skaffe innsikt i de faktiske betingelsene i markedet.

– Mange avtaler inneholder konfidensialitetsklausuler. De skal hindre deg fra å diskutere betingelsene med andre brukere. Da blir det vanskelig å danne seg en begrunnet oppfatning av hvor gunstig eller ugunstig avtalen faktisk er. Det er nettopp hensikten.

Etter hvert har megaleverandørene også utarbeidet tilbud basert på nettskymodellen.

– Deres skykontrakter er utrolig umodne. Vilkår og betingelser må granskes svært nøye. Mange kontraktsavsnitt er ikke annet enn pekere mot URL-er, der innholdet kan gjøres om etter leverandørens forgodtbefinnende, uten forvarsel. Det kan også gjelde nøkkelbetingelser som garantert tjenestenivå. Du kan ha en kontraktsfestet rett til å trekke deg fra avtalen ved mislighold av tjenestenivå, men vilkårene for hva som skal oppfattes som mislighold er ofte svært uklare.

En annen felle er virtualisering.

– Det er et stort potensial for kostnadsreduksjon med virtualisering, men ikke når det gjelder programvarelisenser. For megaleverandørene er virtualisering en måte å øke fortjenesten. Du må som regel betale for maksimal potensiell kapasitet. Dessuten vil mange ikke erkjenne dine driftsverktøy.

Bono viser til at Microsoft nylig endret sine vilkår for lisenser i virtuelle miljøer, fra prosessorbasert til trådbasert.

Hva slags muligheter har man til å stå i mot? Bono svarer at det viktigste er å utnytte markedskonkurransen under selve forhandlingene.

Hun viser denne plansjen over alternativer til megaleverandørenes mest lukrative produkter:

Konkurrerende vare til megaleverandørenes mest innbringende produkter. Merk muligheter for tredjepart support til SAP.
Konkurrerende vare til megaleverandørenes mest innbringende produkter. Merk muligheter for tredjepart support til SAP.

Et annet tips er å være oppmerksom på hva megaleverandøren er mest interessert i å selge i øyeblikk, med tanke på å bygge opp en kritisk kundemasse på bestemte produkter.

For tiden gjelder det følgende produkter fra hver av megaleverandørene:

På disse produktene er det i dag mulig å forhandle fram bedre rabatter, mener Alexa Bono.
På disse produktene er det i dag mulig å forhandle fram bedre rabatter, mener Alexa Bono.

– Mange av disse er nye prestisjeprodukter som megaleverandøren er opptatt av å få ut i markedet. Hvis din bedrift kan tenkes å dra nytte av dem, kan det være hensiktsmessig å innlede forhandlinger på et tidlig tidspunkt, før markedspenetrasjonen blir så stor at fordelen forsvinner.

Flernasjonale selskaper bør utnytte muligheten leverandørene gir til å kjøpe der listeprisen er lavest. Amerikanske megaleverandører har sine gunstigste priser i USA. SAP derimot har listepriser i Europa som ligger betydelig under nivået i andre land.

– Microsoft legger gjerne på 25 prosent ved salg i Europa. Har du et datterselskap i USA, vil Microsoft som regel la deg handle programvaren der. Du kan i det minste bruke dette i forhandlingene.

Problemet her er at prislister som regel ikke er åpent tilgjengelige. SAP har vært presset i USA til å publisere prislister, men de har greid å gjøre dem bortimot utilgjengelige likevel, sier Bono.

– Den eneste megaleverandøren med åpent tilgjengelige listepriser er Oracle. Omregningene til lokal valuta skjer to ganger i året. Det kan være noe å hente der.

Overfor de ulike leverandørene gir Bono disse anbefalingene:

Overfor Microsoft: Vær villig til å kutte ut «software assurance» programmet for oppdateringer. Det kan gi store besparelser. Sørg også for å lisensene tilpasses nivået de ulike brukerne er på. Microsoft har allerede innrømmet at brukere har ulike behov, siden Office 365-lisenser tilbys til seks ulike kategorier. Selv om du ikke vil gå over til Office 365, kan dette brukes til å argumentere for en tilsvarende lisens- og kostnadsdifferensiering for Office-applikasjoner generelt.

Overfor Oracle: Selskapet er tilbøyelig til å gi høye rabatter, men nivået varierer kraftig. Ifølge Bono kan noen få 40 prosent der andre med tilsvarende brukermiljøer oppnår opptil 80 prosent. Under alle omstendigheter gjelder det å være klar over at Oracle vil tyne deg for vedlikehold «til nærmest evig tid», og at selskapet holder seg strengt til det som står i kontrakten, også i tilfeller der de andre megaleverandørene kan la seg presse til innrømmelser av hensyn til det langsiktige kundeforholdet.

Overfor IBM: Bono ser på IBM som den vanskeligste å forholde seg til. Det eneste virkelige pressmiddelet er trusselen om å velge noe helt annet. I forhandlingene bør man snakke om «konkurransedyktig alternativ» så ofte som mulig. IBMs avtaler virker ofte svært gunstige de første fire årene. De reelle kostnadene kommer imidlertid først frem dersom man analyserer over minst fem til seks år.

Overfor SAP: Jo større avtaler, desto større rabatter. Grensen for virkelig store rabatter er ifølge Bono i ferd med å falle, til ned mot 1 til 2 millioner euro. SAP har innført nye brukerkategorier, som det anbefales å sette seg grundig inn i. Det kan lønne seg å velge standard support fram for «enterprise support». Forskjellen i praksis viser seg ofte å være ganske liten.

Til toppen