Vekstmodellen for IT-støttet kunnskapsledelse - del 1

Vekstmodeller (stages of growth models) blir ofte brukt for å vise hvordan virksomheter utvikler seg over tid. Noen modeller kan vise hele livssyklusen for en bedrift, mens andre modeller viser livssyklusen for bedriftens produkter og tjenester. Slike modeller antar at det finnes et mønster i hvordan organisasjoner utvikler seg over tid. Vekstmodeller viser en sekvensiell, hierarkisk utvikling som er vanskelig å reversere.

Den kanskje mest kjente vekstmodellen innen IT-ledelse går ut på at bedrifter utvikler seg gjennom seks stadier i sin modenhet ved bruk av informasjonsteknologi. Nolan betegnet de seks stadiene for initiering, økning, kontroll, integrasjon, dataadministrasjon og moden bruk. Senere er denne vekstmodellen for bedrifters IT-modenhet blitt revidert og utvidet til ni stadier for initiering, økning, kontroll, integrasjon, arkitektur, re-engineering, infrastruktur, kontrollert vekst og rask reaksjon.

Et annet eksempel på vekstmodell er Earls modell for virksomheters bruk av Internett. Følgende seks stadier blir der definert for hvordan Internett blir brukt i virksomhetens tjeneste: ekstern kommunikasjon, intern kommunikasjon, e-handel, e-forretning, e-bedrift og e-transformasjon.

Et tredje eksempel på vekstmodell er King og Teos modell for integrasjon mellom forretningsstrategi og IT-strategi. De fire stadiene i modellen er administrativ integrasjon, sekvensiell integrasjon, gjensidig integrasjon og full integrasjon. Vekstmodellen for strategisk integrasjon ble presentert tidligere i denne boken.

Et fjerde eksempel på vekstmodell er Feathers modell for å studere virkningen som gruppevare har på gruppens læring over tid, hvor en gruppe skal gjennomleve 7 stadier i sin utvikling:

1. Definere og strukturere prosedyrer og orientere seg
2. Følge prosedyrer og bli kjent
3. Forstå gjensidighet og bygge tillit
4. Gjøre opprør og skape forskjeller
5. Vise deltakelse og ta ansvar for mål og andre deltakere
6. Fungere modent og produktivt
7. Avslutte gruppen

Vekstmodellen for IT-støttet kunnskapsledelse som nå skal presenteres, består av fire stadier: person-til-verktøy, person-til-person, person-til-informasjon og person-til-system.. På det første stadiet får kunnskapsarbeiderne i kunnskapsbedriften tilgang til programvare som tekstbehandling, epost, regneark og presentasjonsverktøy. På det andre stadiet brukes teknologi til å lagre informasjon om informasjonskilder; systemet kan gi informasjon om hvem som vet. På det tredje stadiet brukes teknologi til å lagre selve informasjonen, gjerne i databaser. På det fjerde og siste stadiet brukes teknologi til å anvende informasjon, eksempelvis i ekspertsystemer. Her blir lagret informasjon forsøkt tolket slik mennesker ville ha tolket den. Et ekspertsystem er et dataprogram som simulerer vurderinger og avgjørelser tatt av mennesker og organisasjoner som har ekspertise og erfaring innen et spesielt felt. Ekspertsystemer utfører oppgaver som ellers ville blitt utført av en ekspert.

De fire stegene er illustrert i denne figuren (åpner nytt vindu). Det nederste nivået inneholder en rekke verktøy som kunnskapsarbeideren kan benytte. Det nest nederste nivået viser informasjon om hvor informasjon finnes. Det tredje nivået viser selve informasjonen som kan bli til kunnskap, og det fjerde og øverste nivået viser informasjon som brukes til tolkning i IT-baserte ekspertsystemer eller annen form for kunstig intelligens. Normalt vil en bedrift måtte utvikle seg fra fase til fase. Dermed vil for eksempel en bedrift som allerede er i fase II, kunne satse på fase III, mens en bedrift som bare er i fase I, neppe bør gjøre det samme.

Kunnskapsbedrifter lever av å utvikle, forvalte, bruke og levere kunnskap. Konsulentfirmaer er typiske eksempler på kunnskapsbedrifter. Sarvary hevder at IT-støttet kunnskapsforvaltning vil forandre konkurranseforholdene i konsulentbransjen:

"Originally, the consulting firm's proposition was to provide a resource: smart people to solve the client's problem. Increasingly, the clients began hiring people from the same pool as consulting firms: MBAs from top business schools. Finding smart people is no longer a problem. Rather, clients want to benefit from the consulting firm's broad experience, and, more importantly, have access to the knowledge that emerges from this experience."

Trolig vil denne forandringen skje gjennom bruk av informasjonsteknologi ved at konsulentfirmaer som kunnskapsbedrifter utvikler seg gjennom de fire fasene. La oss se nærmere på hvert enkelt fase i vekstmodellen for IT-støttet kunnskapsledelse:
  • Steg I: Person-til-verktøy (sluttbrukerverktøy). Verktøy for sluttbrukere blir gjort tilgjengelige for kunnskapsarbeidere i kunnskapsbedriften. Her får hver kunnskapsarbeider tilgang til PC som er koblet til et nettverk og som inneholder personlig programvare som tekstbehandling, presentasjonsverktøy og regneark. Ved å bruke slike verktøy blir det lettere å utveksle dokumenter i bedriften, hvor særlig e-post spiller en viktig rolle.

I advokatfirmaer var det vanlig at advokater dikterte sine notater og brev, mens sekretærer skrev inn teksten. Med moderne tekstbehandling er det blitt vanlig at advokatene gjør dette selv ved å skrive teksten direkte inn, fremfor å gå via diktafon for å få teksten inn i maskinen. Fortsatt kan det hende at en advokat i blant dikterer og en sekretær skriver inn, men ved retting av dokumentet vil advokaten gjøre det selv på maskinen fremfor å bruke penn på papiret.
I denne første fasen for IT-støttet kunnskapsforvaltning er det hver kunnskapsarbeider som velger hva han eller hun vil ta i bruk. Denne fasen kan derfor kalles person-til-verktøy eller person-til-teknologi (person-to-technology) fasen eller fasen for sluttbrukerverktøy. Formålet med teknologibruken er å forbedre individuell effektivitet.
  • Steg II: Person-til-person (hvem-vet-hva). Informasjon om hvem som vet hva blir gjort tilgjengelig for alle ansatte i bedriften og kanskje også til utvalgte eksterne partnere. Det lages elektroniske oversikter over informasjonskilder. Det lages elektroniske ordlister med synonymer slik at man kan finne frem til ekspertise selvom man bruker andre begreper enn det eksperten gjør.

Ifølge Alavi og Leidner er utvikling av bedriftskataloger, som er basert på kartlegging av intern ekspertise, en vanlig applikasjon for IT-støttet kunnskapsledelse. Fordi mye kunnskap i en organisasjon forblir i hodene på medarbeiderne, er kartlegging av intern ekspertise en teknologiapplikasjon med stort potensiale for å gjøre det lettere å identifisere personer med relevant, oppdatert kunnskap.

Denne type applikasjon er i tråd med Earls kartografiske skole i kunnskapsledelse, som er opptatt av å kartlegge all kunnskap i organisasjonen. Denne skolen har som mål å registrere og formidle hvem i organisasjonen vet hva, ved å bygge kunnskapskataloger. Ofte blir dette kalt gule sider, hvor hovedtanken er at kunnskapsrike personer i organisasjonen lett skal la seg identifisere og kontakte av andre for råd, konsultasjon, og kunnskapsutveksling. Kunnskapsorienterte kataloger er ikke så mye lager av kunnskapsbasert informasjon som en kanal til kunnskap, og kunnskapen er like gjerne taus som eksplisitt i sin karakter.

Informasjon om hvem som vet hva, blir iblant kalt metadata, fordi den representerer kunnskap om hvor kunnskap finnes. Et kunnskapskart eller en kunnskapskatalog i bedriften gjør det mulig for personer raskt å kunne identifisere en kollega som har den nødvendige kunnskapen, raskere enn det som ville vært mulig uten et slikt IT-basert søkeverktøy.

For eksempel advokatfirmaer har stor nytte av slike kunnskapskataloger. Den gang advokatfirmaer hadde en håndfull advokater var det mulig å holde oversikt ved å holde kontakt med hverandre. I dag har store advokatfirmaer i hovedstaden mer enn 100 advokater, og det er ikke lenger mulig å holde oversikt ved å kjenne hver enkelt.

Et første tiltak på nivå II kan være å lagre hver kunnskapsarbeiders curriculum vitae (CV). Informasjon om fagområder hvor personen har spesiell ekspertise, erfaringer fra prosjekter som er avsluttet og kontakter med viktige kunder kan etterhvert supplere CVen. For eksempel kan en advokat i et advokatfirma arbeide med saker for klienter ved å bruke forskjellige informasjonskilder som kan registreres på gule sider i form av bedriftens intranett.

På steg II bruker bedrifter personifisert strategi i kunnskapsledelse. Ifølge Hansen går personifisert strategi ut på å la kunnskap være nært knyttet til personen som utviklet den, og kunnskapen blir overført og delt gjennom direkte person-til-person kontakt. Denne strategien fokuserer på dialog mellom individer: kunnskap blir overført via e-post, møter og en-til-en samtaler.

Utvikling av kunnskapsnettverk er et viktig tiltak på nivå II. Hvis ikke spesialister kan kommunisere enkelt og greitt med hverandre på tvers av ulike datamaskiner og programvare, vil ekspertise forbli utilgjengelig og fort kunne forfalle. Folk må kunne få kontakt med hverandre på virtuelt og ansikt-til-ansikt for å utveksle og bygge sin kollektive kunnskap på hvert spesialistområde. Kunnskapsledelse her dreier seg om å legge til rette for slik kontakt for at viktig kunnskap kan bli delt og forsterket, fremfor å kode og lagre kunnskapen som man gjør i steg III.

Earl hevder at kunnskapskataloger i bedrifter gir inntrykk av en større tro på personifisert kunnskap hos individer fremfor kodifisert kunnskap i databaser. Dette skaper et inntrykk av at bedrifter foretrekker kommunikasjon mellom mennesker fremfor teknologibasert informasjonstilgang. Kunnskapsfilosofien til bedrifter som avslutter med steg II kan gå ut på at det er mennesker i fellesskap som skaper resultater ved å samarbeide direkte med hverandre.

Dermed er det to hovedbidrag fra teknologi i denne fasen. Det ene hovedbidraget er å skape kontakt mellom mennesker ved at de har en rekke hjelpemidler for kommunikasjon, slik som mobiltelefon, telefaks, e-post, intranett og Internett. Ekstranett og Internett kan koble kunnskapsarbeidere til eksterne kunnskapskilder og kunnskapsleverandører. Det andre hovedbidraget er å gjøre det lettere å finne frem til rett person som har relevant ekspertise, ved at det finnes bedriftskataloger, kunnskapskataloger og kunnskapskart.

I denne andre fasen for IT-støttet kunnskapsforvaltning er det hver kunnskapsarbeider som velger hvem han eller hun vil kontakte for å skaffe seg informasjon. Denne fasen kan derfor kalles person-til-kilde eller person-til-person (person-to-person) fasen eller hvem-vet-hva fasen. Formålet med teknologibruken er å forbedre individuell produktivitet.

Artikkelen fortsetter her - gå til del 2

Til toppen