Hensikten er å tilby en funksjonell løsning til mindre grupper som kan kommunisere over Internett eller over et intranett. WebOffice kan installeres på en lokal tjener, eller man kan leie funksjonaliteten som tjeneste fra en Internett-tilbyder. Det betyr at mindre grupper kan nytte WebOffice via Internett i stedet for å investere i et eget nettverk eller mer omfattende virtuelle private nett. Dette kan være aktuelt for mindre bedrifter, men også for skoler og andre offentlige instanser. I dag har opphavet - WebCom - avtale i Norge med Telia Internett, og selskapet skal være i ferd med å forhandle fram en tilsvarende avtale i Sverige.
Deltakerne i gruppa som skal ordne sitt samarbeid via WebOffice, bruker en valgfri nettleser til å nå nettstedet der gruppa har sin WebOffice-tilhørighet. Hvert medlem må oppgi brukernavn og passord for å komme inn på websiden som tilbyr gruppevaren. Herfra forholder man seg til grensesnittet definert på websiden.
Brukere av WebOffice defineres på to nivåer: eksterne og interne. En "intern" bruker kan opprette nye prosjekter, registrere nye brukere, både interne og eksterne, og fordele brukere på prosjekter. Eksterne brukere har bare alminnelig brukertilgang, med den begrensningen at de ikke kan benytte kalenderfunksjonene i WebOffice.
Prisen på WebOffice, for den som skal installere tjenestene lokalt, er 20.000 kroner for opptil 10 interne brukere. Det betales ikke for eksterne brukere, men det er satt et tak på 1200 stykker.
WebOffice er på norsk. WebCom lover at de skal kunne lære opp middels kyndige databrukere til å opprette og bruke funksjonaliteten på kun fire minutter. Etter å ha overvært to demonstrasjoner og prøvd en WebOffice-basert pressetjeneste på WebComs nettsted, er jeg tilbøyelig til å være enig.
Tjenestene en WebOffice-gruppe får tilgang til er:
- Et felles dokumentarkiv. Ifølge WebCom er det lagt ned mye utviklingsarbeid for å kombinere sikkerhet og pålitelighet - særlig i forbindelse med håndtering av store dokumenter - funksjonalitet og enkel styring. Det kan søkes på dato, tittel, stikkord, forfatter, eller i fritekst.
- En felles oppslagstavle for raske beskjeder
- Kalenderfunksjoner for den enkelte deltaker og for felles ressurser som møterom. Alle vet når du har ferie, og kalenderen din kan sjekkes av de som skal planlegge møter
- Adressebok hvorfra et klikk lar deg sende post til grupper eller enkeltpersoner
- Henting og sending av elektronisk post.
- Kontaktinformasjon for alle gruppas medlemmer
WebOffice gjør det ellers mulig å definere et eget område for hvert prosjekt, med tilgang til dokumenter i prosjektet, oppslagstavle for raske beskjeder, adresseliste, linker til nettsteder av interesse for prosjektet, timeregistrering og enkel prosjektstyring.
WebCom peker på at siden WebOffice ordner all kontakt via Internett, kan spesielle fjerntilgangsløsninger ofte gjøres overflødige. Deltar du i en WebOffice-gruppe, får du tilgang til gruppevaren uansett hvor du befinner deg, bare du har en maskin med nettleser og Internett-kopling. Hvis du låner en PC på en utstilling eller på en fremmed arbeidsplass, bør du være oppmerksom på at nettleserens cache virker på vanlig måte, og lagrer alt som vises på nettleserens skjerm. Sørg derfor i det minste for å slette cachen når du avslutter en økt.
En lokal installasjon av WebOffice krever Windows NT Server 4.0 med Microsoft Internet Information Server 3.0 eller 4.0. For mindre installasjoner nyttes en Access-database. Ved flere enn 200 interne brukere anbefales en SQL-database.
