Selskapet Pitney Bowes har foretatt en undersøkelse av 1.000 medarbeidere i store amerikanske selskaper og målt det totale antall beskjeder som de genererer eller mottar. Kurven er sterkt stigende fra foregående års undersøkelser. På en gjennomsnitts arbeidsdag mottar eller sender en kontorarbeider blant annet 52 telefonsamtaler, 30 E-mail, 22 telefonsvarerbeskjeder 18 internmail , 18 brev, 15 faxer og 11 Post-It notater.
40% av arbeiderne i undersøkelsen sier at de blir avbrutt av beskjeder seks eller flere ganger i timen.
Løsningen på kommunikasjonsoverfloden kan være å velge en av de mange digitale sekretærtjenestene eller virtuelle assistentene som nå tilbys i USA. Et selskap som utmerker seg i denne kategorien er General Magic med sitt system Portico. Portico er en såkalt annen-generasjons virtuell assistent som baserer seg på selskapets teknologi for talenavigering i komplekse systemer - Magictalk. Portico kan administrere beskjeder, avtaler, kontakter og hente ned informasjon fra Internett.
Det er to måter å kommunisere med Portico på. Enten gjennom instruksjoner gitt i naturlig tale gjennom en telefon eller via et web-grensesnitt.
Ved å samle sammen alle dine personlige informasjons- og kommunikasjonssystemer og gjøre disse tilgjengelige gjennom ett punkt, lover Portico deg en bedre og mer stressfri hverdag. Portico kan for eksempel sortere innkomne telefoner og ta beskjed eller sette over direkte til deg avhengig av hvem som ringer.
Du kan lage en liste over prioriterte kontakter som via stemmekommandoer kan kikke gjennom din kalender og sette møtedatoer. Når du skal ringe opp noen sier du bare hvem du skal ringe så leter systemet selv opp telefonen fra for eksempel din Outlook-database. Du kan også be systemet lese opp overskrifter på e-mailer som er sendt til deg mens du er på veien og sende svar.
Systemet kan automatisk synkroniseres med de mest vanlige PDAer via internett. Portico sørger også for at du får informasjon fra dine favorittwebsider opplest eller levert via e-mail. Systemet har nå vært i drift i USA i en måned og erfaringene før storlanseringen i september er svært positive, ifølge General Magics egen pressemelding.
I tillegg til General Magic er det ingen tvil om at telefonselskapene vil tjene ekstra tellerskritt på fremtidige samtaler med den digitale sekretær.
