Narvik velger Google Apps

- Verken IBM eller Microsoft tok seg bryet med å svare.

Narvik har som en av landets første kommuner valgt Google som leverandør av e-post, kalender og tilhørende gruppevare.

Nå kaster de seg ut i nettskyen, og mener fordelene er mange.

Samtidig vraker de IBM Lotus Notes, som har vært e-postløsningen for deres 1.500 offentlige ansatte de siste ti årene.

- Vi opplevde over lang tid at det var problematisk å skaffe riktig kompetanse for å drifte og vedlikeholde Notes. Løsningen begynte å gå ut på dato. Derfor måtte vi ta et valg, sier IT-driftssjef Per Jacobsen til digi.no.

Enhetsleder for IT-drift og utvikling Per Jacobsen tar Narvik kommune ut i nettskyen.
Enhetsleder for IT-drift og utvikling Per Jacobsen tar Narvik kommune ut i nettskyen.

Samtidig hadde det vokst frem et sterkt ønske om mobile løsninger blant kommunens ansatte. Google seilte raskt opp som favoritt til leveransen. Ikke bare fordi Narvik opplevde produktet deres som kvalifisert.

Fikk ikke svar

Jacobsen forteller at både IBM og Microsoft også mottok henvendelser om deltakelse i såkalt begrenset konkurranse. E-post med utvalgskriterier ble sendt ut, men programvaregigantene tok seg ikke bryet med å svare.

- Det er interessant at kun Google leverte svar på våre forespørsler i markedet. Vi hadde trodd at Microsoft og IBM også skulle komme på banen, men de var ikke til stede.

Narvik valgte derfor å inngå avtale om Google Apps, og vedgår at de betaler standardavgift på 40 euro årlig, rundt 316 kroner etter dagens kurs, per bruker.

Kommunen har gjennom Lotus Notes en integrasjon mot internsakssystemet Websak fra Acos. E-post og vedlegg kan enkelt lagres med én knapp. Denne funksjonen har de videreført med Google Apps gjennom en spesialtilpasning.

Dette ble løst gjennom et samarbeid med svenske Avalon Innovation, Google, Acos og kommunen selv.

- Ved hjelp av web services fra Acos har vi laget en såkalt «gadget», som det heter i Google-språket. Den gir alle våre ansatte tilgang til en lagringsknapp for e-post.

Vil dele med andre kommuner

Driftssjefen åpner for å dele denne modulen med andre norske kommuner som måtte være interessert. - Gjennom en fri lisens?

- Det er helt klart noe vi kommer til å vurdere. Det er mange muligheter for hvordan dette kan bli distribuert. Narvik kommune er nå registert hos Google som leverandør av en gadget. Eierskapet ligger ikke bare hos oss, men også hos Avalon Innovation. Vi tenker på hvordan dette kan nyttegjøres av flere norske kommuner med arkivsystem fra Acos.

Han kjenner ikke til andre norske kommuner eller offentlige virksomheter i Norge som har valgt å gå over til Googles plattform. Det gjør for så vidt ikke digi.no heller, ei heller Google Norge.

- Vi tror at vi er de første. Google kommer også på besøk til oss og vil være til stede under en presentasjon og kursing for kommunens ansatte, avslører Jacobsen.

Ikke alle Narvik 1.500 offentlige ansatte har pc og sitter foran et skrivebord. Integrasjon og synkronisering av e-post og kalender mot smartmobiler blir derfor en kjærkommen nyhet for mange.

I tillegg skal kommunen innføre Googles gruppevare til hele utdanningssektoren.

- Google har en veldig god lisensordning for opplæringssektoren. Skolen, lærere og elever får nesten samme funksjonalitet som betalvarianten, men uten noen kostnad. Vi rigger oss nå for å rulle ut dette også i skolesektoren. Da vil de for første gang få samme e-postplattform som administrasjonen.

Lisensmessig sparer de om lag 100.000 kroner eller mer årlig, men det er ikke der den store innsparingen ligger.

Det er funksjonaliteten og nye verktøy driftsleder Jacobsen fremhever som den viktigste grunnen til overgangen, men oppgir også at de får en «mye lavere» driftskostnad for e-post enn tidligere, uten at han ønsker å legge frem konkrete tall for gevinsten.

- Vi får også langt mindre behov for interne ressurser til drift og vedlikeholde av systemene. Ressursene som spares skal brukes på å arbeide mer med strategiske problemstillinger og fornying av IT-systemene våre.

- Har dere gjort dere noen tanker rundt det å bli avhengig av et utenlandsk selskap med serverpark utenfor Norges grenser, i forhold til krav om oppetid og sikkerhet?

- Vi har selvfølgelig vurdert det, men opplever at Google er en seriøs aktør som ivaretar dette. Det er også slik at informasjon som skal sikres med begrenset tilgang ikke skal gå ut på e-post eller lagres i skyen. I prinsippet er det informasjon som kan se dagens lys som benyttes i dette systemet. Det er verdt å få med at all sensitiv informasjon skal ligge i vårt internsystem.

Jacobsen fremhever også muligheten de får til å fjernslette innhold fra ansattes mobiltelefoner som mistes eller blir stjålet.

Narvik kommune har jobbet med migreringen mellom gammel og ny e-postløsning i det skjulte i flere uker allerede. I overgangsperioden leveres meldingene til begge systemene, men i løpet av et par uker skal Google-plattformen lanseres.

    Les også:

Til toppen