Arkivverkets store omstilling: Kjelleren her er full av papir

De store, underjordiske magasinene i kjelleren på Riksarkivet på Sognsvann er snart fulle.

Det er lenge siden det ble brukt mye papir i Norge, men det er nettopp derfor mange synes det er på tide å levere papirarkivene sine til Arkivverket. Det er faktisk kø for å få levert papirarkiv.

Nå jobber Arkivverket med å finne en løsning både for innhold lagret på papir og digitalt, også foto og video. Målet er at alt innhold skal være tilgjengelig digitalt, i samme løsning.

I sin innovasjonslab skal de teste AI-løsninger og jobbe sammen med internasjonale miljøer, og de skal bygge opp et miljø for maskinlæring.

Skal ansette rundt ti personer

Kristin Jacobsen er fagdirektørfor forskning og utvikling i avdeling for innovasjon.

Hun har selv jobbet som IT-konsulent og leder i konsulentbransjen i mange år.

– Vi må tenke nytt, både fordi informasjonsmengden er sterkt voksende og kompleksiteten øker. I tillegg er de teknologiske mulighetene store. Vi må teste ut nye måter å jobbe på, sier Jacobsen.

Så fort som mulig skal de ansette rundt ti personer som kan hjelpe til med å lage gode løsninger.

– Vi trenger folk som kan hjelpe oss til å tenke nytt, blant annet analytikere, arkitekter og teknologer. Vi kommer til å bli en av Norges største dataforvaltere.

Vil at folk skal slippe å komme til lesesalen

Overgangen fra papirbasert arkiv til digitale arkiv medfører en stor endring i måten å jobbe på, forteller Jacobsen. Målet er at arkivene skal bli mye mer tilgjengelige for publikum, helst på en digital plattform.

– Vi ønsker ikke å ha det sånn at folk må komme hit til lesesalen for å se på alle arkivene. Vi ønsker i mye større grad å gjøre arkivene digitalt tilgjengelig ute hos innbyggerne. Det finnes mye spennende materiale i arkivene, sier Jacobsen.

Arkivloven sier at dokumentasjon som er spesielt bevaringsverdig, blant annet rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, skal tas vare på for ettertiden. Teknisk sett er det ikke bare enkelt.

– Arkiv og dokumentasjon skapes hele tiden og i ulike system. Vi tar for eksempel vare på sosiale medier fra partier og stortingsrepresentanter. Viktig dialog foregår der, og det er også samfunnsdokumentasjon, sier Jacobsen.

Trenger noe mer varig enn disketter

Når så ulike formater som skannet papir, video, bilder, dokumentasjon fra komplekse IT-systemer og Facebook-innlegg skal lagres.

Da må de ha løsninger som er fleksible og passer sammen med løsninger som blir brukt andre steder i forvaltningen. Det må dessuten være enkelt for andre virksomheter å avlevere sine arkiver.

I tillegg må det være et system som kan tåle tidens tann. Floppy disk og WordPerfect har etter hvert blitt vanskelig å lese.

– Digitale formater kan bli foreldet og vanskelig å tolke. Eksempler på dette er gamle disketter og utdaterte dataprogram. Vi må sørge for at arkivene vi mottar fortsatt kan leses om 100 år, sier Jacobsen.

For å utvikle de nye tjenestene skal de bruke en kombinasjon av eksisterende programvare og offentlige felleskomponenter. I tillegg trenger de å finne gode løsninger som er skreddersydd for arkivområdet.

Det er mye papir som skal digitaliseres. Jacobsen forteller at de vil finne løsninger for å identifisere bruke teknologi på nye måter, eksempelvis for å identifisere innhold og metadata i arkivene automatisk for å øke tilgjengeligheten.

– Det blir veldig spennende å gjøre flere typer arkiv tilgjengelig. Folk vet ikke hva vi har, sier Jacobsen.

Har allerede Digitalarkivet

Det nye arkivverket vil trenge ulike kompetansefelt, både innen teknologi, infrastruktur, skytjenester, og utvikling.

– Vi trenger et stort spekter av folk som kan jobbe sammen med våre fageksperter for å hjelpe organisasjonen og jobbe på nye måter, sier Jacobsen.

Digitalarkivet, som eksisterer allerede, er en nettløsning for digitale arkiv og Norges største kulturnettsted. Men der ligger foreløpig bare en brøkdel av arkivene som eksisterer i dag. Digitalarkivet skal videreutvikles med bedre tilgjengelighet og flere arkivtyper.

I høst åpner de for at også andre arkivinstitusjoner kan legge ut sine arkiver i Digitalarkivet, slik at brukerne kan søke sømløst i alle arkiver, uavhengig av format eller hvor arkivene kommer fra.