Kommune får verdens første skybaserte bibliotekssystem. – Vi skal ikke sitte og bygge IT-systemer selv

DRAMMEN (digi.no): Drammen kommune har som mål å ligge langt fremme på digitalisering av tjenester til innbyggerne, og når Drammensbiblioteket i disse dager inngår en avtale med det svenske selskapet Axiell blir kommunen først ut i verden med et skybasert bibliotekssystem. Det er ikke uten grunn at kommunen nå omfavner denne typen «software-as-a-service»-løsninger (SaaS), noe vi skal komme tilbake til.

Løsningen biblioteket har valgt heter Axiell Quria, og vil ifølge digitaliseringssjef Frank A. Baklid og biblioteksjef Monica Nyhus i Drammen kommune gjøre det mulig å tilby helt nye tjenester for innbyggerne i kommunen, i tillegg til å forenkle arbeidshverdagen til de ansatte ved biblioteket.

Axiell er blant verdens største leverandører av løsninger for biblioteker, skoler og museer, og har kunder i 55 land – og mer enn 3000 biblioteker verden over. Den nye Quria-løsningen vil bli rullet ut og testet ut i samarbeid med Drammensbiblioteket i løpet av sommeren, før den senere vil tas i bruk andre steder – i første omgang i Storbritannia. Drammen er altså pilotkunde på dette prosjektet.

Egen digitaliseringssjef

Drammen kommune var blant de aller første i Norge som fikk sin egen digitaliseringssjef. Dette har sitt utspring i digitaliseringsstrategien som ble vedtatt politisk i desember 2014, hvor det går frem at man for å få fart på digitaliseringsarbeidet skal ha en egen digitaliseringssjef, og at det også skal etableres en egen digitaliseringsenhet. I Drammen kalles denne enheten «dSTAB», og består av digitaliseringssjef Frank A. Baklid og tre faste medarbeidere, i tillegg til en innleid medarbeider.

– Det det handler om er at digitalisering ikke er det samme som IT og IT-systemer. Derfor har vi ikke en IT-direktør. Det handler om arbeidsprosessene, menneskene, organisasjonen og hvordan teknologien skal understøtte det vi skal levere av tjenester. Vi har fokus på organisasjonen, og så har vi en driftsleverandør av primærtjenestene våre, som er Drammensregionen IKT, et interkommunalt samarbeid mellom fem kommuner, hvor Drammen er den største.

Baklid har vært ansatt siden august 2015, og hadde de siste på plass i staben i september 2016.

– Det er et nitidig arbeid du ikke ser i det daglige, som handler om å sammen med Drammensregionen IKT etablere en plattform for digitalisering. For du har gjerne en arbeidsprosess, og så har du et IT-system som kan støtte det, og så har det endt opp med at man prøver å dytte arbeidsprosessene inn i IT-systemet. Det fungerer sjelden bra når du tar den tilnærmingen til det.

Baklid forteller til digi.no at dagens IT-systemer i for liten grad klarer å utveksle data seg imellom.

– Det betyr at vi fortsatt har flere IT-systemer hvor informasjon om innbyggerne ligger på flere forskjellige steder. Det er en del av den plattformen og en del av det grunnlaget for hvorfor vi ønsker å jobbe med en aktør som Axiell. De ønsker å være med og utveksle de dataene som vi skal forvalte på vegne av innbyggerne på en annen måte.

Åpne API-er

Lone de Lasson er daglig leder for Axiell i Danmark og Norge, og forteller at de har arbeidet med den nye løsningen lenge – og at den type løsning som nå tas i bruk i Drammen også etterspørres fra mange andre biblioteker i verden.

– Vi valgte Drammen til å bli det første biblioteket til å ta i bruk denne løsningen. Det gjorde vi av flere årsaker, blant annet de strategiene som ligger i denne kommunen. At det er en kulturby var også viktig for oss, sier de Lasson.

Det med biblioteksystemer som en SaaS-løsning er upløyd mark også for Axiell. Selskapet har frem til nå fokusert på tradisjonelle biblioteksystemer, og er også store innenfor løsninger til blant annet museer.

– For noen år siden satte vi igang en vurdering, for vi merket vi at vi var nødt til å tenke annerledes. Hvis man skal forbli relevant for bibliotekene, og bibliotekene relevant for brukerne, så var man nødt til å tenke annerledes, sier de Lasson.

Kommunen hadde ikke mange å velge mellom da de skulle velge ny løsning.

– Alle aktørene på det norske markedet har grunnmur fra 80-tallet, med den problematikken det medfører når man skal begynne å gjøre store strukturelle endringer i det. Man kunne sett til åpen programvare, for eksempel et system som heter KOHA, men det krever en kompetanse som vi på biblioteket ikke innehar, sier seksjonssjef Geirr Karlsen ved Drammensbiblioteket.

Karlsen mener at hvis biblioteket skulle gått ut og kjøpt en slik løsning, så ville det blitt like dyrt – og man måtte hatt mer lokal kompetanse. Derfor måtte biblioteket slå det fra seg, og valget falt derfor på Axiell Quria – siden det var en skybasert SaaS-løsning hvor det ikke skal behøves mye lokal kompetanse for å drifte løsningen.

De Lasson sier de hele tiden ønsket at det skulle være en skybasert løsning, slik at kundene ikke skal bli låst fast i én løsning for evig og alltid.

– Det vil vi bort ifra. Som IT-leverandør er du nødt til å endre ditt mindset, dine vaner og din tankegang om hvordan man samarbeider og hvordan man bygger et system. I tillegg skal det være åpne standarder, og API-er mot andre systemer. Man skal åpne seg opp, og det er noe vi ser at mange har hatt vanskeligheter med i andre IT-systemer, sier de Lasson.

Det med åpne systemer og at man ikke skal bli låst til én leverandør har vært en viktig vurdering også for Drammen Kommune når de skulle velge ny IT-løsning for biblioteket.

– Det stiller jo litt andre krav til oss som bestiller. At vi er med inn i det partnerskapet inn mot leverandørene, og at vi tenker at dette varer en periode. Begge parter må sikre oss, at vi ikke havner i en «lock-inn»-situasjon hvor leverandøren besitter alle dataene og vi ikke får det ut. Det er en kjent problemstilling, og det krever at vi er i tettere dialog med markedet, tettere på de leverandørene som vil den veien, sier Baklid.

– Vi skal ikke sitte på fagkompetansen

Baklid er klar på at de må ha samarbeid med leverandører som kan hjelpe til med å dra kommunen inn i fremtiden.

– Vi skal ikke sitte på fagkompetansen om det IT-tekniske, men vi må vite nok om hva som skjer. API-er, måter å utveksle data på. Vi må ha en god kunnskap om arkitektur og hvordan man kan få til samspillet mellom de ulike løsningene. Hvordan skal vi få ut informasjonen til det beste for de ansatte og for innbyggerne våre.

Biblioteket har hatt samme løsning i rundt 30 år, anslår biblioteksjef Monica Nyhus. Den gamle Linux-baserte løsningen er dårlig tilpasset moderne behov.

– Var det mange løsninger som ble vurdert?

– I Drammen ble det besluttet en bibliotekplan for å endre tilbudet for å møte fremtidens behov for bibliotektjenester. Ett element i dette var digitalisering. Vi så at det systemet vi har i dag, det ville ikke kunne ta oss inn i fremtiden. De leverandørene som er på det norske markedet, og de systemene som finnes i dag, de er bygget på samme måte.

Bakgrunnen for at Drammensbiblioteket kom i kontakt med Axiell var at de ønsket å innføre det som heter meråpent bibliotek, som betyr at brukerne har tilgang til bibliotekstjenester utenfor bemannet åpningstid. Axiell var leverandør også av en del utstyr for selvbetjening, og det var i den forbindelse at Drammensbiblioteket kom i kontakt med selskapet – og begynte å diskutere fremtidsplaner.

Da viste det seg at Axiell faktisk var i ferd med å bygge et biblioteksystem som tilfredsstilte de behovene Drammensbiblioteket hadde.

Vil tilby helt nye tjenester til innbyggerne i kommunen

Baklid sier at det i 2017 ikke holder å bare tilby et tradisjonelt lånekort på biblioteket, men at innbyggerne forventer mer. Det kan for eksempel være å tilby brukerne en eller annen form for belønning hvis de leverer inn bøkene raskere, basert på informasjon om hvor stor etterspørselen etter de ulike bøkene er.

– Da må vi ha noe annet enn gamle kartotekark. Biblioteket er jo ikke lenger bare et bibliotek, det er et litteraturhus. Hvordan skal vi i neste omgang bygge tjenester basert på det? Hvis vi får en leverandør som gir oss tilgang til de dataene, så kan vi innhente samtykke fra våre brukere til å gi et bedre tilbud for eksempel basert på hva man har lånt av bøker, sier Baklid.

Som eksempel på tilbud nevner Baklid å gi biblioteksbrukerne invitasjoner til arrangementer på litteraturhuset, eller lignende. Altså en merverdi på toppen av bare det å låne bøker.

Quria er først og fremst en løsning for personalet på biblioteket, men så er den tett integrert med en løsning som heter Arena – som er web-løsningen ut mot sluttbrukerne. For øyeblikket testes Quria internt hos Axiell, og så vil Drammensbiblioteket starte intern testing.

– Vi er avhengige av gode leverandører til alle våre systemer. Da må vi være litt kravstore, samtidig som vi må ha de leverandørene som har fagkompetansen. For vi skal ikke bygge egne IT-systemer. Det har ikke vi råd til, og med alt det som skjer rundt oss, så er det en betryggende faktor å ha noe som er internasjonalt. Det skjer så store endringer it IT-miljøet hele tiden, at selv store firmaer sier de ikke har IT-kompetansen in-house. Det betyr at selv vi som stor kommune, skal ikke ha den type kompetanse in-house og sitte og utvikle systemer, sier Baklid.

– Det er en del av strategien vår. Vi skal ut i skyen, vi skal være med de leverandørene som kan gi oss den typen tjenester, og som ser verdien i det å jobbe sammen med en kommune som skal frem.

Noen IT-prosjekter er mer lønnsomme enn andre:Disse prosjektene gir en gevinst på 5756 prosent – og samfunnet kan spare milliarder av kroner » (Digi Ekstra)