Må dokumentere alt av digitalt innhold

Det kan snart blir svært kostbart for bedrifter som ikke klarer å dokumentere innhold på nett.

Etter Enron-skandalen i USA fikk amerikanerne tredd over seg et rigid regelverk, den såkalte Sarbanes-Oxley-loven (populært kalt «Sox»), som gir strenge regler for revisjon og IT-sikkerhet på digitalt innhold.

Nå tvinger et tilsvarende direktiv seg fram i Europa, «EuroSox» som vil stille krav til dokumentasjon i bedrifter. Direktivet krever at alle forretningsprosesser skal være dokumenterte og sporbare.

De to EU-direktivene trer i kraft fra 28. juni. Det vil først og fremst være børsnoterte selskaper, samt bank, finans og forsikring som vil måtte innføre revisjonsdirektiv. Men det bør være av interesse for enhver bedrift som har respekt for sitt eget omdømme å spore dokumentasjon.

For det kan nemlig bli svært dyrt å ikke ha struktur på det digitale innhold. Det erfarte investeringsbanken Morgan Stanley som i høst ble dømt til å betale 12,5 millioner dollar etter at de ikke greide å reprodusere e-post fra før 11. september-angrepet, da dataserveren i New York ble ødelagt.

Analyseselskapet Gartner legger arkiv- og gjenfinningsløsninger for elektronisk kommunikasjon inn i det større fagfeltet «compliance», det vil si IT-baserte ordninger som hjelper bedriften til å overholde egne og statlige regler for forretningsdrift, sporbarhet og risiko. Området spås kraftig vekst framover.

Reglene skal gi både større gjennomsiktelighet og personvern og ikke minst hjelpe bedriftene med å ha kontroll over sine systemer.

En rekke norske selskaper har de siste årene blitt avslørt av bevis fra elektroniske spor. Det gjelder for eksempel Redningsselskapet og Vinmonopolet. Det var også elektroniske spor som felte tidligere Statoil-sjef Olav Fjell, som ble avslørt å ha gått med på å betale Horton Investments 115 millioner kroner over en tiårsperiode for konsulenttjenester knyttet til Iran.

Advokat Ståle L. Hagen i Simonsen Advokatfirma sier til digi.no at det er mye som trykker på for at det snart vil bli en selvfølge for alle bedrifter å innføre en løsning som kan håndtere dette.

Utfordringen i dag er at denne jobben kan være svært krevende ettersom de fleste bedrifter ikke har tilstrekkelige gode løsninger for å arkivere, søke i og gjenfinne e-post og elektroniske meldinger. En fersk undersøkelse avdekker at to av tre virksomheter i Norge fortsatt ikke har regler rundt bruk av e-post.

Ifølge Mandagmorgen ønsker det norske søkerselskapet Fast å ta en bit av denne markedsmuligheten. Med utgangspunkt i sin egen søketeknologi har selskapet utviklet løsninger som gjør det lettere å finne informasjon.

Fast har kjørt tester mot enorme datamengder som har blitt offentliggjort i etterkant av Enron-skandalen. I løpet av 26 minutter fant Fast materiale som Enron-etterforskningen brukte svært lang til på å finne fram til.

    Les også:

Til toppen