Sharepoint-brukere kan spare millioner

Norsk løsning lar bedrifter unngå overlisensiering.

Det norske konsulentselskapet Questpoint har utviklet en løsning som kan få stor betydning for alle bedrifter som bruker Microsoft Sharepoint til portaler og publisering.

Selskapet lager løsninger basert på Microsoft-teknologi, særlig Sharepoint og Biztalk. Kjernen av de ansatte har jobbet med Microsoft-teknologi i 15 til 20 år. Den siste tiden har de i stadig større grad fokusert på å utvikle egne løsninger og produkter, forteller prosjekt- og konsulentsjef Øyvind Grøndalen til digi.no.

Et av disse er et nytt publiseringssystem, SharePublisher, basert på Microsoft Sharepoint.

– Sharepoint betegner egentlig to svært ulike produkter, forklarer Grøndalen. – Det som ligger til grunn for vår SharePublisher er Windows Sharepoint Services (WSS) som følger med Windows Server 2003 og 2008. WSS er med andre ord gratis for dem som har Windows Server, og bruken krever ingen egne lisenser.

Microsofts andre Sharepoint-produkt er Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS), som må kjøpes for seg, og som er et svært omfattende produkt med mye funksjonalitet.

– Vår erfaring er at mange er overlisensierte på MOSS, fordi de oppfatter at MOSS er nødvendig for enhver Sharepoint-basert publiseringsløsning. Vårt produkt, SharePublisher, kan begrense innkjøpet av MOSS-brukerlisenser til dem som virkelig har behov for det. I mange tilfeller, særlig i små og mellomstore bedrifter, gjør SharePublisher det overflødig å investere i MOSS overhodet.

Grøndalen gir et eksempel fra kundekretsen til Questpoint.

– De sto parat til å kjøpe 5000 lisenser av MOSS, selv om bare 200 brukere hadde behovet. De kunne spare fem millioner kroner over en periode på fem år.

MOSS krever både server- og brukerlisens. Skal man legge en MOSS til grunn for et offentlig tilgjengelig nettsted, kreves en egen internettlisens. MOSS kommer i to utgaver, Enterprise og Standard, og lisensreglene er komplekse.

– Vi mener vår SharePublisher kan være vesentlig for store bedrifter der man stopper prosjekter for å redusere kostnader. Det gir et alternativ: Se heller på mulige kostnadskutt på lisenssiden. For små og mellomstore bedrifter tilbyr vi et alternativ til det de har i dag, med dokumenthåndtering og informasjonssystem i tillegg til publisering.

Nettstedet til Questpoints morselskap IntelliSearch redigeres i SharePublisher.
Nettstedet til Questpoints morselskap IntelliSearch redigeres i SharePublisher.

Grøndalen oppfatter publiseringsløsninger for småbedrifter som mangelvare, og mener SharePublisher er et godt alternativ for denne målgruppen.

– MOSS er et svært omfattende produkt. Mange tror det er påkrevet i en Windows-basert publiseringsløsning. Det stemmer ikke. MOSS kreves for avanserte funksjoner som beslutningsstøtte og forretningsanalyse. Selgere sier gjerne at man trenger MOSS hvis man ønsker arbeidsflyt. I praksis kan man implementere arbeidsflyt i WSS. Det er skapt et inntrykk av at WSS er mer begrenset enn det faktisk er. MOSS-brukere burde gå gjennom en sjekkliste og se hva de faktisk gjør nytte av og om de kan avstå fra brukerlisenser.

Målet med SharePublisher er først og fremst å løfte nettpublisering fra MOSS og ned til gratisproduktet WSS.

– De som nesten ikke bruker noe av MOSS unntatt publisering, betaler dyrt for ting de ikke bruker. Vi tror mange store bedrifter kan med fordel kartlegge hva de kan overføre fra MOSS til WSS. Da kan man avslutte leieavtalen på MOSS og spare penger. Små og mellomstore bedrifter kan avstå helt fra MOSS ved å bygge sin publiseringsløsning på WSS.

Løsningen som Questpoint har utviklet, bygger på et malsystem slik at kunden kan skreddersy designet uten at det har noe å si for hvordan løsningen driftes eller brukes. All redigering og administrasjon gjøres gjennom en nettleser: De som har «edit»-rettigheter ser en knapp merket «edit» og klikker på den for å legge inn nye elementer. Straks man har lagret det man har gjort, er det publisert.

En ny nyhetsartikkel lages ved å fylle ut et skjema som vises i nettleseren.
En ny nyhetsartikkel lages ved å fylle ut et skjema som vises i nettleseren.

Grøndalen demonstrerer innlegging av en nyhetsartikkel på en typisk bedriftsside: Klikk på «edit» bringer opp et skjema med felter for overskrift, forfatter og tekst. Tekstfeltet har standardfunksjoner for formatering, som kursiv og utheving, punktlister og så videre. Tekst fra Word kan limes inn i feltet og bevare formateringen.

Bildehåndtering i SharePublisher er langt enklere enn den Microsoft selv legger opptil i WSS og MOSS.
Bildehåndtering i SharePublisher er langt enklere enn den Microsoft selv legger opptil i WSS og MOSS.

– Vi har vært opptatt av å gjøre det så enkelt som mulig å legge inn bilder. MOSS og WSS krever at man taster inn bildets nettadresse. Vi overstyrer den funksjonen.

I SharePublisher får man opp en dialog, der man velger bilde, velger størrelse på det som skal vises, skriver «mouse over» tekst, setter rammer, justerer avstand til tekst og tekstflyt rundt bildet, og legger knytter en eventuell lenke til bildet.

Løsningen krever at man forhåndsdefinerer hva slags nye elementer som det skal være anledning til å legge inn. I tillegg til nyhetsartikler, er begivenhet og skjema typiske dynamiske elementer.

– I tillegg til WSS, krever SharePublisher en database, Microsoft SQL Server. Gratisvarianten Express av Microsoft SQL Server er tilstrekkelig for de fleste små og mellomstore bedriftene.

Skjemaegenskapene til SharePublisher kan støtte arbeidsflyt.

– Arbeidsflyt kan realiseres i WSS. Skal man ha Infopath-skjemaer, krever det MOSS.

Løsningen skiller mellom ulike roller, for eksempel mellom dem som kan legge inn nyheter og dem som har en mer omfattende rolle som «redaktør».

SharePublisher kan inneholde alt av standard Sharepoint-funksjonalitet som er lagt inn i WSS. Det omfatter RSS-feed, wiki, kalendre, blogger og så videre.

– Poenget er å lage en løsning som tilfredsstiller dagens behov, og som har muligheter for utvidelse. Løsningen skal kunne vokse med bedriften.

Det er svært mange publiseringsløsninger for bedrifter. Grøndalen peker på at det er få som er beregnet på WSS.

– SharePublisher er beregnet på bedrifters publisering til intranett, ekstranett eller Internett. Det er ingen løsning for aviser. Vi konkurrerer ikke med EpiServer, men henvender oss til dem som ønsker en rimeligere løsning, og som har forkastet WSS fordi de tror den ikke kan danne grunnlaget for en publiseringsløsning. Til disse tilbyr vi en løsning som er enkel i bruk, og som gjør det lett å holde oversikt på dynamisk innhold, avslutter Grøndalen.

    Les også:

Til toppen