Flere regelbrudd for Oslo-etat: Brøt reglene for likebehandling

Reglene for likebehandling av interesserte leverandører under anbudskonkurranser er klinkende klare: Alle skal få tilgang til den samme informasjonen til samme tid.

I Oslo kommune Utdanningsetaten (UDE) mener de imidlertid at det er deres oppgave å vurdere hvilken informasjon som er relevant for alle, og siler hvilke svar de publiserer deretter.

Det er et åpenbart og alvorlig brudd på regelverket, mener en av landets ledende eksperter på offentlige anskaffelser, Marianne Dragsten. En av leverandørenes advokater sier hun aldri har opplevd liknende.

Tilbakeholdt informasjon

Ved to anbudskonkurranser i 2017-2018 var UDE på jakt etter et toveis meldingssystem mellom skole og hjem.

Den første runden ble avlyst med begrunnelse om at det var vanskelig å sammenligne tilbudene fra leverandørene. Etter dette bestemte UDE seg for å utvikle sin egen meldingsapp, og utlyste neste runde som anskaffelse av et rent SMS-verktøy.

Digi.no skrev i en tidligere artikkel at vinneren av anbudskonkurransen i 2017-2018 føler seg villedet etter at etaten holdt tilbake informasjon om app-planene.

Dette ser altså ut til å være bare ett av regelbruddene i forbindelse med disse anskaffelsesrundene.

Påpekte risikabel prismodell

I løpet av samme anbudsrunde oppdaget selskapet Transponder at flere av spørsmålene de stilte, og svarene de fikk tilbake fra UDE, ikke ble publisert til de andre leverandørene.

Regelverket for offentlige anskaffelser sier at alle spørsmål og svar skal være skriftlige, og skal gjøres tilgjengelig for alle potensielle tilbydere.

Under anbudskonkurransen stilte Transponder flere spørsmål for å få oppklaring i ting de mente var utydelige i konkurransegrunnlaget. Blant annet stilte de spørsmål om forventet kontraktsverdi, hva slags meldingslengde etaten definerte som én SMS, og en rekke andre ting.

Enkelte av spørsmålene var stilt ikke bare for selv å få oppklaring fra UDE, men også for å gjøre de andre anbudsinteressentene bevisste på uklarhetene – vel vitende om at disse spørsmålene skulle publiseres til alle.

Blant annet påpekte de at prismodellen som var brukt la opp til at leverandørene kunne komme med strategiske pristilbud som ikke ville stemme overens med reelle kostnader, og stilte flere spørsmål rundt dette.

Oppdaget at svar manglet

Etterhvert oppdaget de at de andre leverandørene slett ikke fikk se alle spørsmålene og svarene.

En av Transponders ansatte hadde en egen brukerkonto i EU-Supply – kommunikasjonsportalen kommunen bruker ved anbudskonkurranser – og hadde meldt interesse for konkurransen på lik linje med andre leverandører. Da fikk de se at det var stor forskjell mellom hvilke spørsmål og svar som var synlige for de to brukerkontoene.

For å forsikre seg om at dette stemte, kontaktet de også en av de andre tilbyderne, som kunne bekrefte at heller ikke de fikk se de manglende svarene.

Digi.no har også tatt kontakt med en tredje tilbyder, som kan fortelle det samme. Ifølge dem stilte også de spørsmål til kommunen, som heller ikke er blitt gjort tilgjengelig andre veien.

Oppdragsgivers oppgave

I svaret til Transponders spørsmål om prisutregning er det helt tydelig at svaret aldri var ment å deles med de andre leverandørene. Når svarene skal offentliggjøres skal det nemlig anonymiseres hvem som har stilt spørsmålet – her har svardokumentet tittelen «Svar til Transponders henvendelse».

Da Transponder oppdaget etatens informasjonssiling, sendte de en ny henvendelse til UDE, hvor de ba om at alle spørsmål og svar skulle publiseres til alle interessenter. Svaret de fikk fra saksbehandler var:

«Det er oppdragsgivers oppgave å vurdere om innsendte spørsmål og svar er relevante/vesentlige for alle interessenter eller spesifikt for spørsmålsstiller.»

Advokat og anskaffelsesekspert Marianne Dragsten, mener dette er helt feil.

– Det skal ikke foretas en vurdering av hvem svaret er relevant for. Alle spørsmål med svar skal sendes til alle interesserte leverandører, uten en nærmere vurdering av hvem svaret er relevant eller vesentlig for, sier hun.

– Åpenbart og alvorlig brudd

Til digi.no fastholder UDE at de gjør en rimelig vurdering av hva som er nødvendig å dele med andre interessenter. På epost skriver de:

«Vanlig praksis hos oss er å dele spørsmål og svar med alle. Det kan være spørsmål og svar som ikke naturlig å dele med alle, et eksempel kan være et spørsmål som allerede er besvart i konkurransedokumentene.»

Dragsten er uenig i etatens vurdering, og mener terskelen skal være betydelig høyere for å vurdere spørsmål som uinteressante for andre.

– Det er én ting hvis det er helt håpløse spørsmål hvor svaret står tydelig i dokumentene, men de spørsmålene som ble stilt var ikke av den typen.

– Dette er etter min mening et åpenbart og alvorlig brudd på regelverket, da det kan medføre at tilbyderne sitter med ulik informasjon som utgangspunkt for sitt tilbud, sier hun.

Aldri opplevd liknende

Transponders advokat, Catherine Sandvig ved advokatfirmaet Ræder, har vanskelig for å forstå UDEs valg om å sile hvilke svar de publiserer. Hun mener det er åpenbart at den typen spørsmål som ble stilt burde vært publisert.

– Det er ikke kommunens oppgave å vurdere hvilke spørsmål som egner seg til kommunikasjon til alle leverandørene.

– For å sikre likebehandling er det viktig at alle får den samme informasjonen.

– Etter min erfaring er det ingen oppdragsgivere som pleier å foreta en slik siling. I tillegg til hensynet til leverandørene, skaper også slik siling bare ekstraarbeid for oppdragsgiver, sier hun.

Hun påpeker at man skulle tro det også var i kommunens interesse å oppklare eventuelle uklarheter i anbudskonkurransen før tilbudsinnlevering.

– Det er vanskelig å se at kommunen skal gjøre det slik hvis ikke det er noe den ønsker å oppnå med det. Jeg har aldri opplevd noe liknende.