Et API er ikke det samme som et brukbart arkiv

«Vi har et API» er et godt utgangspunkt for en integrasjon. Det er ikke et fullstendig svar til en kunde som vil avslutte abonnementet og beholde dokumentasjonen sin.

Et API, eller programmeringsgrensesnitt, brukes gjerne med innlogging, tilgangsnøkler og tjenester som leverandøren drifter. Det kan være akkurat det en løpende integrasjon trenger. Et arkiv har en annen oppgave: Å gjøre historikken forståelig også når den forbindelsen ikke lenger finnes.

Jeg mener programvareleverandører må skille tydeligere mellom disse to leveransene. Kunden skal ikke måtte bygge en integrasjon for å få en brukbar kopi av sitt eget regnskap.

Test uten forbindelsen

En enkel prøve er å ta uttrekket over i et annet miljø og undersøke det uten tilgang til det gamle systemet. Kan man finne en postering, åpne bilaget som forklarer den, og forstå koblingen mellom dem?

Hvis dokumentene bare er nettadresser som krever innlogging, har man ikke nødvendigvis fått med dokumentene. Hvis filene er lastet ned, men koblingen til posteringene mangler, er heller ikke jobben nødvendigvis ferdig.

Dette er en foreslått test, ikke en påstand om at alle leverandører har disse feilene. Det viktige er å prøve uttrekket som en selvstendig leveranse, ikke bare telle endepunkter eller filformater.

Et brukbart uttrekk bør forklare hva det inneholder og hva som eventuelt er utelatt. Identifikatorer må være stabile nok til at mottakeren kan følge sammenhengene. Format og nødvendige forutsetninger må være dokumentert.

En mappe med PDF-er kan være lett å åpne, men vanskelig å knytte til riktige tall. En strukturert regnskapsfil kan være lett å behandle, men mangle originalbilagene. Begge deler kan ha verdi uten at noen av dem alene er hele arkivet.

Løsningen trenger ikke være ett gigantisk nytt filformat. Data, originalfiler og dokumenterte koblinger kan inngå i samme pakke. Det bør være enkelt å kontrollere at pakken er komplett når det gjelder det leverandøren sier at den inneholder.

Brukbart for kunden?

Et arkiv behøver ikke gjenskape hele brukergrensesnittet eller alle funksjonene i det gamle systemet. Men kunden bør kunne finne og forstå dokumentasjonen uten at et løpende abonnement er selve nøkkelen til innholdet.

Derfor bør arkiveksport testes som en egen funksjon, på linje med import og andre viktige arbeidsoppgaver. En annen person enn den som laget uttrekket, bør kunne prøve det med dokumentasjonen som følger med.

Vi bør slutte å bruke antallet eksportmuligheter som mål på hvor lett det er å flytte. Den nyttige testen kommer etter nedlastingen: Kan kunden faktisk bruke det som ble levert?