Splitter nytt Microsoft-alternativ på vei til danske kommuner

Det er for risikabelt å satse hele den offentlige sektorens framtid på Microsoft Office. Derfor vil kommunene lage et åpen kildekode-alternativ som kan erstatte den mest utbredte kontorpakken i Danmark.

Og det skal være klart til bruk om under ett år.

«Det skal være slutt på Microsoft Office i danske kommuner.»

Slik lyder ambisjonen i det kommunale digitaliseringsfellesskapet OS2, som vil utvikle åpen kildekode-løsningen OS2Adm – et splitter nytt alternativ til Microsofts kontorpakke.

Løsningen skal ha e-post, kalender, videomøtefunksjon og kontorpakke med skriveprogram og regneark, forteller Bo Fristed, som er sjef for ITK i Aarhus kommune og leder for OS2.

I dag er ansatte på tvers av landets kommuner avhengige av Microsofts kontorpakke for å få løst arbeidsoppgavene.

Men det offentlige må passe seg for at verktøyet plutselig blir utilgjengelig eller ulovlig å bruke:

– Det handler om å redusere risiko og i stor grad om beredskap, sier Fristed.

I flere år var det nemlig svært vanskelig for danske kunder å bruke store amerikanske skyleverandører lovlig, helt til EU inngikk en ny dataavtale med USA i 2023, kalt Data Privacy Framework. Episoden gjorde det tydelig hvor sårbar den offentlige sektorens avhengighet er, særlig av Microsoft og Google:

– Det er jo et stykke papir som kan sies opp av begge parter. Det er en av risikoene vi er nødt til å ha beredskap for, forklarer han.

Derfor skal kommunene ha et alternativ, og ifølge Fristed kan de første ansatte begynne å bruke OS2Adm om under ett år.

Ikke godt nok for alle

Selv om Fristed håper at alle på sikt kan bytte til OS2Adm, er fokuset i første omgang på en mindre gruppe ansatte. Det er for eksempel musikkskolelærere, som ifølge ham verken har behov for en stor kontorpakke eller bruker fagsystemer som krever spesielle Microsoft-integrasjoner.

– De trenger å kunne logge inn, se intranettet vårt og kunne være i dialog med elevene sine og med hverandre, sier han og legger til:

– Jeg tror det vil være andre som har behov for en Microsoft-basert plattform i mange år framover.

Det gjelder blant annet ansatte som jobber tett på den sentrale administrasjonen, og dem som arbeider i avanserte Excel-regneark.

– De ansatte kan ikke gå over og jobbe hundre prosent slik de har gjort tidligere, fordi vi har så mange integrasjoner og funksjonaliteter som krever Microsoft. Det finnes mange maler i dagens plattform som ansatte må bruke.

OS2 vil også lage en ny malløsning, som gjør at flere ansatte kan flyttes over på sikt.

Ny åpen kildekode i skolene

OS2Adm blir en del av en helt ny plattform kalt OS2Fri, som også inneholder et åpen kildekode-alternativ for skolene, OS2Skole, og den allerede utbredte innbyggerrettede datamaskinen OS2BorgerPC, som i dag brukes på mange biblioteker og Nav-kontorer, og som står foran en teknisk oppgradering.

OS2Skole er fortsatt under utvikling, men krever 62,7 millioner norske kroner for at løsningen kan rulles ut i danske folkeskoler og erstatte Microsoft Education og Google Workspace for Education.

I starten av mai var tilbakemeldingen til Fristed at 50 kommuner uforpliktende ville støtte løsningen. Etter sommeren er planen å finne ut hvor mange kommuner som vil forplikte seg til å bruke OS2Skole, med lansering sommeren 2028. Hvis fellesskapet kan samle minst 40 prosent, målt i innbyggertall, og fordele regningen mellom de påmeldte kommunene, begynner man å kontakte leverandører.

Til sammen trenger man 31,7 millioner kroner i året for å drifte åpen kildekode-alternativet i alle danske folkeskoler, forklarer Fristed, og utdyper at kommunene i dag bruker 124 millioner kroner i året på Googles og Microsofts skoleløsninger.

– Hvis alle kommuner går for OS2Skole, vil de allerede ha betalt tilbake løsningen i løpet av det første året, og så begynner de å spare en hel del penger, sier han.

Ikke dobbeltarbeid

I fjor meldte Statens IT at de ville bygge et alternativ til Microsofts operativsystem og kontorpakke for det offentlige. Men det gjelder ikke kommunene, ifølge Fristed.

– Er det ikke dobbeltarbeid hvis kommunene går i gang med å lage et alternativ til Microsoft når Statens IT også er i gang?

– Det synes jeg ikke. Med OS2Fri vil vi bygge en plattform som er veldig god til kommunal bruk, sier han og fortsetter:

– Det som er laget der, er en «rett ut av boksen»-installasjon av et operativsystem med en kontorpakke. Det vi trenger, er noe som kan spille sammen med Microsoft-plattformen vår, og som blant annet fungerer med innloggingsfunksjonaliteten vi bruker.

En stor endring

Det blir en omfattende oppgave å få OS2Adm integrert i kommunene. Løsningen må kunne samhandle med Microsoft. For eksempel må alle fortsatt kunne booke møterom, uansett hvilket system de bruker.

Han forventer likevel klart at det blir billigere for kommunene å bruke åpen kildekode sammenlignet med dyre amerikanske lisenser.

– Hvis vi kan flytte ansatte bort fra dyre Microsoft-baserte plattformer, kan vi spare penger som vi kan investere og kjøpe mer digital suverenitet, sier Fristed.

Det skal likevel ikke gå på bekostning av de ansatte, understreker han, og kaller omstillingen 15 prosent teknisk og 85 prosent kulturendring.

– Det kan godt være at vi bruker mye penger på Microsoft-lisenser. Men hvis vi til gjengjeld tilbyr en plattform som gjør dem tregere eller dårligere i jobben, mister vi raskt de pengene igjen. Det skal vi selvfølgelig ikke. Vi må sørge for at det er så bra at de ansatte kan jobbe i det, og så må vi flytte flere over i takt med at plattformen blir bedre.

Artikkelen ble først publisert på Ingeniøren for deres abonnenter. Den er tilgjengelig for Digis abonnenter gjennom vår samarbeidsavtale.