44.000 ansatte i tysk delstat har byttet ut Microsoft: Slik har det gått

Nå har delstatens digitaliseringsminister selv tatt i bruk et nytt operativsystem.

Hvis noen skulle være i tvil om hvilken tilnærming de har til digitalisering i Schleswig-Holstein, kan svaret raskt finnes ved å kaste et blikk på klistremerkene som sitter på arbeidsmaskinen til Dirk Schrödter.

På ett av dem står det «LibreOffice», et annet sier «Public Money Open Code», og et tredje viser til den globale plattformen for åpen kildekode, DHIS2.

Samtidig som bekymringen for en amerikansk it-killswitch har spredt seg over hele Europa, har digitaliseringsministeren i den tyske delstaten jobbet med å sette ut i livet en plan som skal styrke den digitale suvereniteten i offentlig forvaltning.

– Jeg vil tro at det vi holder på med, er et av de største it-prosjektene av denne typen i verden, sier digitaliseringsminister Dirk Schrödter i en videosamtale via programmet OpenTalk. Et åpen kildekode-alternativ til programmer som Microsoft Teams.

Prosjektet for å frigjøre seg fra de amerikanske teknologigigantene ble annonsert våren 2024, og etter en lang periode med forberedelser satte delstaten i gang med det i fjor.

I dag kan flere av de første oppgavene i prosjektet krysses av, og på ministerkontoret er Dirk Schrödter optimistisk med tanke på delstatens digitale framtid. Nå håper han at flere vil følge samme vei.

– Schleswig-Holstein kan være et fyrtårn for resten av verden på dette området. Vi har tatt flere viktige skritt i retning av å sikre vår digitale suverenitet, og vi har vist at programvare med åpen kildekode kan levere, sier han.

Farvel til Exchange og Office

De første milepælene i åpen kildekode-prosjektet har handlet om å frigjøre seg fra de amerikanske programmene de ansatte bruker til kontorarbeid.

Det har ført til at 44.000 ansatte nå har byttet e-postløsning fra Microsoft Exchange til det åpen kildekode-baserte alternativet Open-Xchange.

Det samme gjelder de klassiske regneark- og tekstbehandlingsprogrammene, der Microsoft Office er erstattet av LibreOffice for samtlige medarbeidere.

For å hjelpe de ansatte med å bli kjent i de nye programmene, har de fått veiledninger og hjelpevideoer. Og selv om flere var nervøse før overgangen, tok det ifølge ministeren ikke lang tid å venne seg til de nye programmene.

– Det kan hende at knappene er plassert annerledes på skjermen enn det man er vant til, men når man først har brukt det i det daglige arbeidet en stund, skaper man seg nye vaner, og så blir det den nye normalen, sier han.

Ifølge ham har noe av det viktigste i overgangen vært at medarbeiderne sørger for å bruke de nye systemene ofte.

– Noen av oss har jo 20–30 års erfaring med de gamle systemene fra Microsoft, så det trengs intensiv endringsledelse i hele organisasjonen for å venne seg til det nye.

Har spart over 100 millioner kroner

Overgangen til åpen kildekode merkes også konkret i delstatens it-utgifter, forteller Dirk Schrödter.

Det første året har Schleswig-Holstein kuttet over 100 millioner kroner i sine årlige it-utgifter ved å fjerne Microsoft-lisensene.

En del av besparelsene fra det første året har delstaten i stedet brukt på å utvikle nye digitale prosjekter. Målet er ifølge Dirk Schrödter å styrke konkurranseevnen til europeiske og tyske it-miljøer.

– Akkurat nå bruker forvaltningene offentlige midler til å finansiere teknologiske framskritt i andre land. Men vår tilnærming er å finansiere digitale framskritt i Europa, Tyskland og Schleswig-Holstein, sier han og legger til:

– Kunnskapsutveksling spiller en avgjørende rolle for økonomisk vekst, og med åpen kildekode stimulerer vi nettopp denne utvekslingen. Ved å bruke og utvikle åpen kildekode-teknologier vil vi oppnå ytterligere økonomisk vekst, sier han.

Han forteller at en del av pengene delstaten har spart på it-lisenser, er brukt på å utvikle og innføre en integrasjon til LibreOffice som undersøker om forvaltningens dokumenter kan leses av alle innbyggere, uavhengig av funksjonsnedsettelser.

– Dokumentene vi lager, skal være uten barrierer for personer med funksjonsnedsettelser, og integrasjonen vår sørger for å sjekke at alt er som det skal. Da vi brukte Word, måtte vi bruke et eget verktøy til den typen. Men nå har vi utviklet et som kan brukes direkte i LibreOffice. Koden til verktøyet har vi også publisert.

Oppgjør med kortsiktige it-budsjetter

I Danmark har kommuner og regioner tidligere sagt at de er dypt avhengige av amerikanske it-leverandører. Likevel har arbeidet med å bevege seg bort fra leverandører som Microsoft flere steder vært preget av tilbakeholdenhet – blant annet med argumentet om at det vil være dyrt å gå i gang med en utskifting.

Men ifølge Dirk Schrödter er det et uttrykk for et for snevert fokus på budsjettstyring fra år til år.

– Man må se på livssyklusen til IT-systemene sine. Hvis du bare tar hensyn til ett år av gangen, går det både utover læringskurven og budsjettene i organisasjonen. Det trengs et perspektiv som strekker seg 10 eller 20 år, og når du først løfter blikket, finner du ut at det finnes andre muligheter.

– Vi har vist at man kan spare penger samtidig som man investerer i å utvikle andre løsninger. Det er ikke noe man fullfører på ett år, og det krever selvsagt en god del forberedelser. Men som it-sjef må man overbevise organisasjonen om at avhengighet er dyrere på lang sikt enn å starte reisen mot digital suverenitet. I det store bildet koster det mer å la ting være som de er, sier han.

De neste stegene

Selv om medarbeiderne i Schleswig-Holstein har tatt i bruk nye e-post- og kontorprogrammer, er åpen kildekode-prosjektet langt fra ferdig.

I løpet av det neste halve året skal alle delstatens administrative medarbeidere gå over til å bruke en samarbeidsplattform fra Nextcloud, og senere i år skal delstaten få et nytt system for tilgangsstyring når Microsoft Active Directory byttes ut med Univention Nubus.

I tillegg har delstaten startet et pilotprosjekt for å bytte ut Windows-maskiner med Linux-enheter. Digitaliseringsministeren er blant de knapt 100 pilotbrukerne som tester hverdagen med det nye operativsystemet.

– Det er nødvendig med grundige forberedelser, for de neste stegene er ikke enkle. Vi har spesialiserte fagsystemer i flere avdelinger som i dag ikke fungerer med Linux.

Derfor er planen å starte med en av avdelingene der de spesielle fagsystemene betyr minst, og så rulle det ut til flere kontorer i takt med at vi får mer erfaring, forklarer ministeren.

Artikkelen ble først publisert på Ingeniøren for deres abonnenter. Den er tilgjengelig for Digis abonnenter gjennom vår samarbeidsavtale.