85 prosent av budsjettet til oppdeling av Viken er IT-kostnader

− Dette er nok et stort endrings- og IT-prosjekt. Selv om vi skal gjenbruke mye av det vi har, må vi tilpasse tjenestene til de tre fylkene. Vi må bygge en del strukturer på nytt, tilpasse infrastrukturen, og vi må tilpasse alle fagsystemene vi har, 380 i smått og stort, sier Anders Aagaard Sørby til Digi.no.

Han er digitaliseringsdirektør i fylket, og var med å samle tre IT-porteføljer og miljøer da Viken ble til.

I september ble budsjettet for oppløsningen av fylket satt. Av 385 millioner kroner til oppløsning, går 329 millioner til IKT-området. Det tilsvarer 85 prosent.

Fylkesrådet ber regjeringen betale regningen.

Da er det likevel det rimeligste alternativet som er lagt til grunn: Opprettelse av et nytt IT-selskap, som skal levere IT-tjenester til Akershus, Buskerud og Østfold gjennom en felles IT-plattform.

Kostet 221 millioner å slå sammen

Sommeren 2017 vedtok Stortinget at Buskerud, Østfold og Akershus skulle slås sammen til ett fylke, til tross for at samtlige fylkesting hadde vedtatt at de var imot sammenslåingen.

Da startet arbeidet med det nye gigantfylket, og tre IT-sjefer måtte sette seg sammen for å planlegge sammenslåingen.

Tre ulike organisasjoner, tre ulike driftskonsepter, og tre IT-porteføljer med til sammen mer enn 300 systemer, skulle samles.

– Vi har slått sammen flere avdelinger, etablert felles samhandlings-løsninger og felles IT-plattform, gått fra bruk av egne datarom til moderne skyløsninger, avklart nye roller og innplasseringer, og konsolidert triple fagsystemer med ulik kontraktslutt samtidig som vi innførte store prosjekter som Visma in school, tok imot nye store oppgaver og rigget for fremtiden, sa Sørby til Digi.no sommeren 2021.

Fylket hadde ingen tilbakerullingsplan i skuffen.

− Vi var veldig klar over fylkesrådets politiske plattform til Viken, og at dersom det ble et regjeringsskifte så ville de søke om oppdeling. Samtidig har vårt mandat vært å bygge Viken, og bygge Viken på best mulig måte, innenfor de rammene vi har tilgjengelig, sier Sørby nå.

Han understreker at IT-plattformen ble bygget for å ivareta fleksibilitet og skalerbarhet.

Sammenslåingen kostet 336 millioner kroner, 221 millioner av disse var «i hovedsak knyttet til digitaliseringsområdet» ifølge en intern rapport.

Kostbar skilsmisse

Med regjeringsskifte kom skilsmissen. I februar 2022 søkte Viken til Stortinget om å få lov til å skille seg igjen. Den 14. juni 2022 fikk de ønsket oppfylt.

Viken fylkeskommune skal deles opp og tre «nye» fylkeskommuner skal etableres: Akershus, Østfold og Buskerud.

I et budsjettestimat på 330 millioner kroner, er rundt 100 millioner satt av til ekstern bistand. Tilpasninger i infrastrukturen, inkludert migrering, lokal lagring og doble lisenser, er estimert til i overkant av 50 millioner kroner. Tilpasning i fagsystemer er estimert til i underkant av 80 millioner.

I tillegg kommer arkivarbeidet. Når Viken slutter å eksistere som juridisk enhet, må arkivet avleveres. Fylket har estimert dette arbeidet til å koste rundt 75 millioner kroner.

De ansatte i fylket har nå litt over et år på seg til å bli klare. Den 1. januar 2024 er Viken historie. De tre fylkene får ulik styringsform, men skal likevel ha felles IKT-plattform.

Ikke mulig å opprette tre nye IT-miljøer

Det vil rett og slett ikke være praktisk mulig å opprette nye IT-miljøer, til hvert av fylkene, med hver sin foretrukne systemstøtte på så kort tid, mener administrasjonen. Til det er kompleksiteten for stor, og tidsfristen for kort.

Å splitte porteføljen i tre, ville ikke bare medføre en merkostnad på over 150 millioner kroner, det vil også være vanskelig å få til før 1. januar 2024.

Samtidig er det stordriftsfordeler å hente i å holde IT-støtten samlet, og det er lettere å skaffe og holde på kompetanse.

− En oppsplitting av disse miljøene vil resultere i en vesentlig økning av ekstern kompetanse, at nøkkelkompetanse forsvinner og at man i en overgangsperiode vil ha en meget høy driftsrisiko, mener administrasjonen.

Derfor er det eneste fornuftige å beholde en felles IT-plattform, konkluderer fylket.

I mars 2022 vedtok fylkestinget at det skal etableres et «forpliktende samarbeid» om IKT-løsninger og digitale tjenester for de tre nye fylkene, under forutsetning at fylkene gjenbruker og viderefører det som er bygd opp i Viken, og at de får en felles IT-plattform.

− Det har vært veldig viktig for oss at det skal være én felles plattform og felles fag- og støttesystemer, sier Sørby og fortsetter:

− Det er alternativet som ble sett på som det minst kostbare, og det med minst risiko.

Samarbeidet skal være varig, men det er åpent både for differensiering i porteføljen, og for at fylker kan velge å tre ut av samarbeidet.

186 IT-ansatte i nytt selskap

Etter beslutningen om det «forpliktende samarbeidet» har fylket vurdert alternativet for hvordan samarbeidet skal organiseres.

Å opprette et eget aksjeselskap, eller la et fylke være såkalt vertskommune, som solgte IT-tjenester videre til de to andre fylkene, er ikke aktuelt, mener Viken.

Da gjenstår to alternativer: et Interkommunalt selskap (IKS) etter IKS-loven, eller et kommunalt oppgavefellesskap (KO).

Administrasjonen og fylkesrådet anbefaler at det opprettes et nytt IKS. Endelig beslutning blir tatt av Fylkestinget i slutten av oktober, men planleggingen er allerede godt i gang.

− Vi må unngå at dette blir en enhet som ses på som et hvilket som helst annet selskap, det må være tett dialog, sier Sørby og fortsetter:

− Vi har anbefalt at ansatte skal sitte på fylkeshusene og være til stede alle tre stedene, så man har kontakt i det daglige. Vi har foreslått operative og gode samarbeidsmodeller, som gjør at man har tett påkobling til den administrative og faglige ledelsen i de tre fylkene.

Av 250 faste ansatte i digitaliseringsavdelingen i Viken i dag, er det estimert at 186 personer trengs i det nye selskapet, som nok ikke kommer til å hete Viken IKS.

− Ja, nei. Vi er takknemlig for innspill til navn, svarer Sørby.