Årevis forsinket med nytt arkivsystem

– Kontrakten vil gi oss en betydelig forbedring og forenkling av en rekke prosesser, sa Eiliv Ofigsbø, direktør for IKT-kapasiteter i Forsvarsmateriell (FMA), i 2022.

Ved å kaste Doculive skulle Forsvaret automatisere oppgaver og forenkle jobben for arkivarene. Allerede den gang hadde den 20 år gamle løsningen nådd slutten av livssyklusen. Det var også fire år siden Arkivverket hadde pålagt Forsvaret å bytte løsning.

Tietoevry var stolte av å få levere arkivløsningen Public 360 til 20.000 brukere i Forsvaret.

Planen var å ta i bruk nytt arkivsystem i løpet av første kvartal i 2024.

Slik gikk det ikke.

– De ansatte kan forvente å ta i bruk P360 i løpet av fjerde kvartal 2026, forteller pressevakt Per Erlien Dalløkken i Forsvarsmateriell i en e-post til Digi.

Samtidig er situasjonen så prekær at store deler av Forsvarets journalpliktige dokumenter aldri blir arkivert, advarer både Riksrevisjonen og Sivilombudet.

Fortsatt Doculive

Syv år etter teknologien nådde end of life, står det fortsatt Doculive rapport øverst i Forsvarets offentlige journal.

Senest høsten 2024 gikk FMA til anskaffelse av konsulentbistand for å drifte og videreutvikle Doculive. Høsten 2025 lyste de ut flere stillinger med arbeidsoppgaver knyttet til innføringen.

«Forsvarsmateriell innfører Public 360° (P360) som nytt sak- og arkivsystem. Du vil ha en sentral rolle i denne implementeringen, inkludert revisjon av rutiner, utarbeidelse av ny dokumentasjonsplan og opplæring av brukere», het det i utlysningen av rollen som fagansvarlig.

Det er med andre ord fortsatt mye arbeid som gjenstår før ansatte i Forsvaret kan ta i bruk ny saks- og arkivløsning.

– Komplisert

– Hva kommer forsinkelsen av?

– Forsvaret har en komplisert infrastruktur og krav til sikkerhet på alle sine plattformer. Innføring av en standard hyllevare på disse plattformene er mer komplisert og ressurs- og tidkrevende enn forventet, svarer Dalløkken.

Han forteller videre at det som gjenstår i hovedsak er kvalitetssikring av løsningen på Forsvarets sikre plattform, opplæring, overføring av data fra gammel løsning til P360 og endring av rutiner og prosedyrer.

Dermed vil det trolig gå enda et år før Forsvaret kan si seg ferdig med Doculive.

Påla utskiftning

Dagens løsning eSaf DocuLive er også basert på programvare fra Evry, tidligere Software Innovation. Løsningen var populær for tjue år siden, da den gjerne erstattet papirarkivet.

Siden den gang har det kommet bedre løsninger på markedet.

I 2018 gjennomførte Arkivverket et tilsyn hos Forsvaret. Dommen var klar.

− Systemet har ustabil drift, og tjenesteavtalen med leverandøren går ut i 2019, skrev Arkivverket.

Allerede den gang var det bare tida og veien igjen. Forsvaret hadde imidlertid løsningen klar.

− Pålegget skal lukkes ved at dagens løsning for digitalt arkiv

erstattes gjennom prosjekt 8182, opplyste Forsvaret til Arkivverket i 2020 og viste til planer om å bytte ut Doculive.

− Dette tiltaket, eller en variant av det, må prioriteres og gjennomføres, skrev Arkivverket i sin tilsynsrapport.

Dagens løsning krevde nemlig manuell overføring av enkeltdokumenter fra andre system inn i arkivløsningen. Det er både ressurskrevende og øker risikoen for at dokumenter ikke blir arkivert, mente Arkivverket.

Kritisert

Arkivverket avsluttet sin sak etter at Forsvaret dokumenterte planene for å utbedre feilene.

Sommeren 2024 kritiserte Riksrevisjonen FMA for dårlig datakvalitet og mangefull systemstøtte for investeringer og drift av materiell. Riksrevisjonen pekte på mangelfull og usystematisk arkivering i Doculive.

I år har også Sivilombudet behandlet flere klager om manglende arkivering.

− Sivilombudet har opplevd en jevn økning i antall klager som gjelder lang saksbehandlingstid og manglende svar fra Forsvaret, skrev Sivilombudet i en uttalelse tidligere i år.

Forsvarets arkivsystem generer et automatisk svar, men får ofte ikke med seg informasjon om forventet saksbehandlingstid, kommer det frem fra saken. Men det pågår en prosess for å få på plass nytt arkivsystem i Forsvaret. Det kommer trolig ved årsskiftet, har Forsvaret meldt til Sivilombudet.

Senest i slutten av november rettet Sivilombudet sterk kritikk til Heimevernet for manglende journalføring og arkivering.