Arkivverket gir Noark-amnesti

− Nå gir vi generell dispensasjon fra Noark-plikten.

Det skriver Arkivverket på Linkedin og deler en nyhetsmelding på egne nettsider.

Men fritaket gjelder absolutt ikke alle.

− Dette gjelder for fagsystemer med journalpliktig dokumentasjon, hvor dokumentasjonen bare skal tas vare på i inntil ti år, skriver Arkivverket.

Gammel standard

Norsk arkivstandard (Noark) har satt krav til offentlige arkiv- og saksbehandlingssystemer siden 1984.

Standarden har vært omdiskutert, og allerede i 2018 anbefalte Menon å skrote den.

I 2021 varslet Arkivverket at de ville skrote Noark til fordel for blanke ark, men standarden gjelder fortsatt i påvente av ny arkivlov.

Standarden er unødvendig tungvinn, hindrer konkurranse på markedet for fagsystemer og er dårlig tilpasset moderne saksbehandling – som ikke lenger er basert på brev inn og vedtak ut, men chat, strukturerte data i fagsystemer, nettbaserte tjenester og annen digital dialog.

Få søker dispensasjon

Det er mulig å søke Riksarkivaren om dispensasjon fra Noark. Det er det ikke mange som gjør.

− Ideen til den generelle dispensasjonen kom da vi fikk en dispensasjonssøknad fra en statlig virksomhet. Vi bruker mye tid på å vurdere slike søknader. Da spurte vi oss selv: Hvorfor skal vi bruke tid på dette, når vi heller kan gi generelle retningslinjer, sier Espen Sjøvoll, avdelingsdirektør i Arkivverket, til Digi.no.

Selv om Noark gjelder for alle typer dokumentasjon som lages i offentlig forvaltning, er det nok mange små og store systemer som ikke følger standarden.

− Vi har ikke fått veldig mange søknader om dispensasjon. Det ser vi på som et signal om at det syndes mye, sier Sjøvoll.

Amnesti

Det generelle fritaket er med andre ord et amnesti, mener Sjøvoll.

− Vi tror veldig mange enten gjør unødvendige integrasjoner eller ikke bryr seg om å følge Noark, uten at de har søkt om dispensasjon, sier han.

Noark har fra starten vært ment å fange alt av dokumenter.

− I utgangspunktet er regelen slik at om du lagrer et dokument i virksomheten, så skal det inn i Noark, selv om behovet for lagring bare er fem dager, sier Sjøvoll og fortsetter:

− Det er litt strengt.

Han understreker at man fortsatt må ha kontroll og gjøre dokumentet tilgjengelig for innsyn, men man trenger ikke låse dokumenter inn i alle de formkrav Noark har nedfelt.

− Ta for eksempel skoleskyss eller gravetillatelser i kommunen, de har ikke langsiktig bevaringsbehov. Turnuslister på sykehjemmet er kanskje bare nødvendige å spare på i et par år, sier Sjøvoll.

Nå er det strengt tatt ikke lenger nødvendig at denne typen systemer følger Noark-standarden til punkt og prikke. Og det blir opp til hver enkelt kommune å vurdere hvordan dokumenter som ikke skal lagres mer enn ti år, skal lagres.

− Du kan gjerne sitte på dokumenter om skoleskyss i hundre år, men det er ikke et lovpålagt krav, sier Sjøvoll.

Kan gjelde mange systemer

Det er vanskelig å si hvor mange systemer amnestiet gjelder, forklarer Sjøvoll.

− Jeg tror nesten alle offentlige virksomheter har systemer som faller inn under fritaket. Det vil være systemer som burde fulgt Noark og som ikke gjør det – de trenger ikke lenger å tenke på det, og systemer som har fulgt Noark, som nå kan tenke nytt når det er behov for å skifte ut systemet, sier han.

Beslutningen er en del av arbeidet Arkivverket gjør for å forenkle regelverket.

− Dette var et enkelt sted å begynne. Nå gjør vi det litt enklere, sier Sjøvoll.