Arkivverket lover å følge opp Forsvaret

Allerede i 2018 påla Arkivverket Forsvaret å bytte ut den 20 år gamle arkivløsningen.

Ved inngangen til 2026 er den fortsatt ikke på plass. I mellomtiden har både Sivilombudet og Riksrevisjonen pekt på mangelfull arkivering.

Nå vil også Arkivverket ta opp igjen temaet i passende anledning.

− Når vi finner avvik og lovbrudd under tilsyn, er målet selvsagt at dette skal rettes opp, og det i rimelig tid. Vi er i jevnlig dialog med alle store arkivskapere, og når vi er i kontakt med Forsvaret, vil det være naturlig at vi igjen tar opp planene for å skifte arkivsystem, ser på fremdriften i prosjektet og ser hvor vi eventuelt kan bistå for å sikre fremgang, skriver Kjetil Korslien, som er områdedirektør for samfunnsdokumentasjon i Arkivverket, i en e-post til Digi.

Tilsyn i 2018

Da Arkivverket så nærmere på arkivering i Forsvaret i 2018, fant de alvorlige avvik.

Systembytte kunne være en måte å utbedre avviket på, mente Arkivverket.

− I veiledningen i etterkant av tilsynet bekreftet Forsvaret at de var godt i gang med dette, og det ble satt en frist for lukking av pålegget. Etter en mer helhetlig vurdering ble det klart at tidsfristen ikke var realistisk for selve gjennomføringen, forteller Arkivverket nå i en uttalelse til Digi.

Siden det ikke var hensiktsmessig å ha en åpen tilsynssak når Forsvaret likevel var i gang med utskifting av systemet, ble pålegget lukket. Forutsetningen var at Forsvaret sendte Arkivverket en plan for gjennomføringen av prosjektet.

− Dette er vanlig praksis for pålegg som er svært omfattende og strekker seg over lang tid. Forsvaret sendte inn en slik plan, og pålegget ble lukket på bakgrunn av dette, forklarer Arkivverket.

Det er organet selv og ikke Arkivverket som har ansvar for at planene blir gjennomført. Arkivverket har likevel hatt kontakt med Forsvaret, både for å veilede og for å etterspørre fremdrift.

− Så vidt vi kan se har ikke dette ført frem ennå, men senest i oktober fikk vi tilbakemelding fra Forsvaret, i et møte i en annen forbindelse, om at de jobber videre mot å skifte system, skriver Arkivverket.

Får skrive bøter

Med dagens regelverk er det lite Arkivverket kan gjøre når virksomheter ikke etterlever påbud.

− Det skal sies, på generelt grunnlag og uavhengig av denne saken, at slik regelverket har vært frem til nå, har ikke Arkivverket hatt noen form for sanksjonsmuligheter i tilfeller der pålegg fra oss ikke følges opp. Vårt arbeid består i å utføre tilsyn, veilede og være i dialog, sier Korslien og fortsetter:

− Fra nyttår trer ny arkivlov i kraft, og med den får vi flere verktøy til å håndheve loven. Blant annet vil vi kunne ilegge tvangsmulkt ved alvorlige brudd som ikke følges opp etter pålegg i tilsyn. Dette er grep vi er glade for. Det styrker vår rolle som tilsynsmyndighet og understreker alvoret og viktigheten av arkivplikten.