Arkivverket skroter Noark til fordel for blanke ark

Sognsvann, Oslo: Noark er laget for saksbehandling av brev inn og vedtak ut. I en arbeidshverdag med samhandlingsløsninger og nettskjemaer ivaretar ikke standarden behovet for å ta vare på viktige beslutninger for ettertiden.

Det mener Arkivverket, som – etter å ha satt videreutviklingen av standarden på pause i fjor– har besluttet å legge Noark helt til side.

– Vi må bruke ressursene våre til å tenke nytt, sier Espen Sjøvoll, avdelingsdirektør for forvaltning i Arkivverket.

Vi møter Sjøvoll og riksarkivar Inga Bolstad på Sognsvann i Oslo, i nyoppussede, men tomme kontorlokaler som skal huse et helt nytt prosjekt.

Fungerer ikke lenger etter hensikten

– Tidligere ville jeg sendt et brev om jeg ville melde om en endring til NAV, men dersom jeg er inne på Mitt NAV og endrer ett felt, da har jeg antagelig bare endret ett felt i en database. Skal det journalføres? spør Sjøvoll retorisk.

Noen ganger løses dette ved å generere en PDF-fil som journalføres og arkiveres. Når vi gjør strukturerte data om til ustrukturerte, for så å arkivere de ustrukturerte dataene, gjør vi ikke sporbarheten og etterretteligheten bedre, mener han.

Samtidig tas viktige beslutninger nettopp i slike systemer, og ikke minst i samhandlings-løsninger som Slack og Teams. Det gjør det vanskeligere både å ta vare på beslutninger og gi innsyn i kommunikasjon.

Ny tilnærming

Derfor begynner Arkivverket nå med blanke ark – og et hårete mål:

– Innen 2025 skal saksbehandlere slippe å tenke på arkiv, sier Sjøvoll.

Denne tilnærmingen har Arkivverket valgt å kalle innebygd arkiv. Arkivering skal ikke lenger være noe man tenker på etter at beslutningen er tatt, men noe som skjer løpende og automatisk i systemet du jobber i.

Skal det være mulig, må systemet kjenne igjen arkivverdige beslutninger i e-poster, chat-kommunikasjon og database-endringer og automatisk arkivere disse for ettertiden.

Nå starter arbeidet med å finne hvilke nye krav som må på plass og hvor detaljerte kravene trenger å være.

– Vi må lage generiske krav som gir rom for at teknologien kan utvikle seg, sier Sjøvoll.

For å få til det, må de tenke helt nytt. Dersom standarden skal gi rom for utvikling, kan den heller ikke låses til formater eller leverandører.

– Istedenfor å arkivere hver eneste beslutning, holder det kanskje å arkivere grunnlagsdata og algoritmene, sier han.

Starter forprosjekt Standardlab

For å finne svarene, setter Arkivverket i disse dager i gang forprosjektet Standardlab. Nyoppussede lokaler står klar til de ansatte når de får lov å komme på kontoret igjen.

Prosjektet er en del av Arkivverkets arbeid for innebygd arkivering og skal jobbe frem nye standarder.

Frem til jul vil man, sammen med bidragsytere fra offentlig sektor og markedet, finne ut hvordan et hovedprosjekt bør organiseres.

– Vi må involvere offentlig sektor, så de kan holde oss i ørene så vi ikke går for langt i standardiseringen, sier Sjøvoll.

Målet er å lage krav eller standarder som gir nødvendig handlefrihet samtidig som det ivaretar tryggheten.

Vil ha med nytenkere og oppstartsbedrifter

– Arkivsektoren har vært tuftet på tradisjoner, og i skiftet fra det analoge og papirbaserte til det digitale har arkivsektoren vært treig, sier riksarkivar Inga Bolstad.

Hun utfordrer sine ansatte og sektoren til å utforske det nye og utfordre det eksisterende.

– Alle i offentlig sektor har et ønske om at sporene etter dem skal bli bevart, men det tar for mye tid. Vi kan ikke løse morgendagens utfordring med forhistorisk metodikk, sier Bolstad.

Derfor er en viktig del av forprosjektet Standardlab å finne de riktige deltagerne. Nå starter ringerundene for å finne ut hvem som kan være gode bidragsytere.

– Vi vil ha med dem som tør å gå inn det ukjente, sier Bolstad.

I tillegg til fremoverlente aktører i offentlig forvaltning, skal leverandør-markedet inviteres. I tillegg til de etablerte leverandørene av Noark-systemer, er det viktig for Arkivverket å få med oppstartsbedrifter og utenlandske selskaper som kan ha verdifulle løsninger, men som foreløpig ikke har plass i markedet.

Håper å åpne markedet

Nå er det tre leverandører som har et fast grep om markedet for Noark-løsninger.

Ved å ha enklere standarder, som åpner for flere typer teknologi, håper Arkivverket at de kan være med på å skape en annen dynamikk og bedre konkurranse.

– Når vi kan tilby mer fleksible standarder, kan flere løsninger brukes, sier Sjøvoll

Ikke borte over natten

Hele offentlig sektor har arkivsystemer og saksbehandlingsløsninger som ivaretar kravene i Noark. Ettersom utskiftningstakten i offentlig sektor ikke er så raskt tror ikke Arkivverket Noark blir borte med det første.

Sjøvoll mener mye står og faller på ny arkivlov.

Da loven var på høring i 2019, skrev Arkivverket i sitt høringssvar at: «Det manglende samsvaret mellom journalen og virksomhetens faktiske dokumentasjon øker i takt med den digitale transformasjonen». De støtter det nye lovforslaget om å erstatte journalføringsplikten og mener det haster.

Kulturdepartementet jobber fortsatt på den nye arkivloven, og sikter på å sende den på en ny høringsrunde senere i år.

Dersom journalføringsplikten blir fjernet til fordel for mer overordnede prinsipper for arkiv som også kan brukes til offentlighet og innsyn, er mye gjort, mener Sjøvoll og spissformulerer:

– Hvis vi klarer å ta livet av journalføring, så ryker Noark.

I denne omgang ser de for seg å ha sjøsatt hovedprosjektet før jul, for så å ha en arbeidshypotese om nye standarder klar i løpet av 2022.