Arkivverket snur: Åpner for deling av arkiv og lemper på Noark-kravene

Fra tidligere å fraråde felles løsninger, snur Arkivverket på flisa og åpner for felles arkivløsninger på tvers av offentlige virksomheter.

Samtidig setter de for første gang godkjentstempel på en nyutviklet saksbehandlingsløsning som ikke er basert på Noark-standarden.

Endringen åpner for helt nye løsninger, og markedet for IT-løsninger med dokument-håndtering åpnes for alvor for konkurranse.

Men det er fortsatt ikke fritt frem.

Nytolkning

Hver enkelt virksomhet skal ha sitt eget arkiv, som ikke blandes med andre arkiver. Det sier arkivforskriften. Hensikten er at det ikke skal bli forvirring om hvor et dokument kommer fra og hører hjemme.

Arkivverket har derfor tidligere advart mot å bruke felles løsninger, også der prosesser og saker går på tvers av flere virksomheter. Etter at Helseanalyseplattformen har fått utfordre reguleringene i Arkivverkets sandkasse, har pipa fått en annen lyd.

Nå konkluderer Arkivverket med at der arbeidsprosesser går på tvers av virksomheter, ivaretas dokumentasjonen best når den holdes samlet i én løsning.

– Arkivloven sier at hver virksomhet har ansvar for sitt arkiv, men ny teknologi og nye måter å jobbe på, kan gi gode arkiver selv om vi tolker regelverket på nytt, sier avdelingsleder Espen Sjøvoll i Arkivverket på telefon til Digi.no.

Tar ikke utgangspunkt i Noark

Da Digi.no i juni skrev at Arkivverket skroter Noark til fordel for blanke ark, var det uvisst hvordan arkiv uten Noark som utgangspunkt skulle se ut.

Nå har Helseanalyseplattformen, sammen med Arkivverket, bevist at det er mulig.

Et nytt saksbehandlingssystem for henvendelser og søknader om tilgang til helsedata fra ulike kilder har blitt utviklet det siste året. Systemet, som har fått navnet Pega, skal brukes i flere prosesser og av flere virksomheter.

Tidligere måtte hver virksomhet hatt sitt arkiv, basert på Noark, integrert med løsningen. Det ønsket Helseanalyseplattformen å unngå.

I Arkivverkets regulatoriske sandkasse har de derfor fått hjelp til å sikre at det nyutviklede systemet ivaretar intensjonen i regelverket og de arkivfaglige hensynene, selv om det ikke er basert på Noark eller har egne arkivintegrasjoner til hver virksomhet.

Det kan spare virksomhetene for mange sårbare integrasjoner som koster penger, slutter å virke og krever oppdateringer selv for små endringer i systemene.

– Felles løsninger forenkler vedlikehold av arkiv-infrastruktur og reduserer sårbarheter. Det kan bli både rimeligere og bedre, sier Sjøvoll.

Åpner for konkurranse

De særnorske kravene i Noark-standarden har røtter helt tilbake til 1984 og har blitt kalt en bremsekloss for digitalisering og isolasjon mot konkurranse.

Ikke bare har offentlig sektor slitt med tungvinte og mangelfulle integrasjoner mellom effektive samarbeidsløsninger og gammeldagse arkivløsninger, markedet har vært preget av få og store leverandører.

Espen Sjøvoll i Arkivverket har pekt på at et av problemene med Noark nettopp er at proprietære løsninger fort vinner frem.

– Noark-standarden er jo en firelags isolasjon mot internasjonal konkurranse, sa han til Digi.no da han tidligere i høst presenterte de to neste forsøkene som gjøres i sandkassa.

At Arkivverket nå vektlegger intensjonene og hensynene i regelverket og ikke selve standarden, kan gi nye firmaer og IT-løsninger innpass på et marked som tidligere har vært lukket.

Ikke fritt frem

– Er det nå fritt frem for å starte med nye tverrgående løsninger som ikke er basert på Noark?

– Nei, det er det ikke. Vi har sett på Pega-løsningen spesifikt, og vi har per i dag ingen generelle krav. Én og én løsning må godkjennes for at vi skal klare å ivareta det arkivloven faktisk krever, sier Sjøvoll.

På sikt vil Arkivverket lage nye standardkrav som er bedre tilpasset moderne måter å jobbe på.

I denne omgang har de utviklet en prototyp på et verktøy som kan brukes til å kartlegge hvor godt arkivfaglige hensyn er ivaretatt i en løsning.

– Dette er et område der vi ikke har svaret, og vi vil gå tidlig ut for å teste. Det må nok gjøres store endringer i prototypen når vi tar inn flere områder vi må ta stilling til, sier Sjøvoll.

Hva kan de som vil utrede muligheten for å dele arkivløsning med andre virksomheter gjøre nå?

– De bør snakke med Arkivverket. Enten gjennom den regulatoriske sandkassen eller be om annen type veiledning, sier Sjøvoll.