Ephorte er «end of life» – NTNU velger å oppgradere død programvare

NTNU er i ferd med å bytte fra saks- og arkivsystemet Ephorte 5 over til Elements, begge levert av Sikri AS.

Universitetet har havnet i en uheldig skvis: Mens de venter på et helt annet, og nasjonalt system, har programvaren de fortsatt bruker nådd statusen «end of life».

Programvarens livssyklus er over. Det betyr ingen videreutvikling, ingen support og ingen flere sikkerhetsoppdateringer.

Byttet til Elements skjer uten anbudskonkurranse. I stedet for å lyse ut en offentlig anskaffelse er bestillingen gjort med endringsbilag.

– Vi regner ikke dette som innføring av et nytt saks- og arkivsystem. Hvis vi har gjort noe galt har vi handlet i god tro, sier Lisbeth Viken ved avdeling for dokumentasjonsforvaltning, til Digi.

De kaller det en versjonsoppgradering, som er anslått å koste opptil én million kroner.

Plan B

NTNU gikk i bresjen for en nasjonal anskaffelse, der alle landets 21 statlige universiteter og høgskoler skal få felles system.

De er selve pilotbrukeren i UH Sak-prosjektet, som skal innføre plattformen Servicenow med arkivkjerne fra Documaster.

Sopra Steria vant i 2021 kontrakt med anslått verdi på 430 millioner kroner. Planen med pilotinnføring fra januar 2023 har sprukket kraftig.

– Nytt system kan tidligst tas i bruk våren 2025, sier Margit Wagnild i kunnskapssektorens tjenesteleverandør, Sikt.

– Det gjenstående arbeidet som leverandøren har ansvaret for har vist seg å være langt mer omfattende enn det vi har vært forespeilet, og det er avdekt feil og behov for funksjonelle forbedringer som vi i sammen med leverandør jobber med.

For tiden jobbes det for å oppnå godkjent akseptansetest før sommeren, ifølge Wagnild, som er kommunikasjonsansvarlig for UH Sak-prosjektet.

Ved NTNU har de fått opplyst at den forsinkede nasjonale løsningen vil komme i 2025, men ikke når det vil skje i løpet av neste år.

– Ettersom leveransen av UH Sak-løsningen har blitt utsatt flere ganger har vi parallelt, som en plan B, gjennomført to runder med risikovurdering av konsekvensene ved å fortsatt bruke Ephorte. Etter den andre runden bestemte vi oss for å oppgradere til Ephorte 6 Elements. Vi jobber med denne oppgraderingen nå, forteller Lisbeth Viken ved NTNU.

End of life

Sikri AS er et norsk programvarehus, som leverer løsninger til store deler av offentlig sektor.

Det inkluderer porteføljen de overtok fra Evry med saks- og arkivsystemet Elements, og dets forgjengere Ephorte og ESA.

Elements er en videreføring og modernisering av de to gamle produktene, som har røtter til 1990-tallet.

NTNU har lenge ønsket seg vekk fra Ephorte, som kjører på den antikvariske nettleseren Internet Explorer.

Ephorte og ESA nådde «end of life» i februar 2024.

IT-selskapet gir utdypende svar nederst i saken.

– Irriterende

Hvilken risiko løper NTNU ved å bruke et utdatert eller «dødt» saks- og arkivsystem?

– Jeg vil understreke at alle lagrede data i dokumentbasene er trygge. Dette er blitt bekreftet i risikovurderingene. Den største ulempen ved å kjøre på en eldre versjon av Ephorte er at brukerne over tid vil miste viktig funksjonalitet. Derfor jobber vi nå hardt for å få gjennomført oppgraderingen til Ephorte 6 Elements så raskt som mulig, sier seksjonssjef Lisbeth Viken.

– Hvor alvorlig er denne situasjonen?

– Det vil være en overdrivelse å si at situasjonen er alvorlig, men det er selvfølgelig irriterende for ansatte på NTNU at de ikke får gjort jobben sin i Ephorte på samme måte som før. Derfor haster det for oss å oppgradere til en nyere og mer brukervennlig versjon av systemet.

Mislyktes med oppgradering

– Vi har falt ned på at vi oppgraderer fra Ephorte 5. Vi ønsket å beholde Ephorte-grensesnittet vi har i dag, men når leverandøren (Sikri AS) jobbet med dette fikk de problemer med å få til Feide-påloggingen, som er viktig for vår sektor. De klarte ikke det, men ville få det til hvis de oppgraderte til Elements-versjonen, sier Lisbeth Viken.

Sikri AS tar seg ikke betalt for programvaren, ifølge Viken. I stedet vil de fakturere dem rundt én million kroner for arbeidet med oppgradering.

NTNU bytter fra et eldre saks- og arkivsystem, men ifølge Viken har de ikke ansett endringene som innføring av noe nytt.

Denne anskaffelsen ble aldri lyst ut på anbud, og det finnes ingen anskaffelsesprotokoll.

I stedet er en avtalt oppgradering til Ephorte 6 gjort om til en oppgradering til Elements. Det går fram av et endringsbilag datert 8. februar i år.

Digi har fått delvis innsyn i dokumentene med unntak for prisdetaljer. Prisene har seksjonssjef Viken selv sladdet i kraft av å være saksbehandler for vår innsynsbegjæring.

– Jeg kan si at vi betaler mellom 500.000 – 1.000.000 kroner for oppgraderingen fra Ephorte 5 til Ephorte 6. Vi betaler ikke for overgangen til Elements, opplyser Lisbeth Viken ved NTNU i en epost til Digi.