Ett nyfødt barn fikk fødselsnummer to ganger, ett fikk ingen: Slik gikk det til

Tildelingen av fødselsnumre til nyfødte barn i Norge skjer gjennom en blanding av automatiske og manuelle prosesser. Det kan føre til feil, og feil forekommer også rett som det er.

Hver uke må sykehusene rette opp fødselsmeldinger som er sendt til Folkeregisteret, og danner grunnlaget for fødselsnummeret som det nyfødte barnet så blir tildelt i løpet av minutter.

Det er imidlertid svært sjelden det går så galt som det gjorde ved Akershus universitetssykehus (Ahus) i sommer. Da førte en slik feil i en fødselsmelding til at ett barn fikk tildelt fødselsnummer to ganger, mens et annet barn ble værende uten fødselsnummer. Og det tok flere uker før feilen ble rettet opp.

Slik lages fødselsnummeret

Det ligger ikke et fødselsnummer og venter på deg når du fødes. Derfor er noe av det første som skjer etter at navlestrengen er klippet over på en nyfødt baby, at barnet får et hjelpenummer, som fungerer som identifikasjon for barnet den første tiden på sykehuset.

Ved Ahus skjer det når jordmoren skriver inn opplysningene om barnet, foreldrene og fødselen i sykehusets elektroniske svangerskaps-, fødsels- og barseljournal, Partus. Disse dataene sendes så automatisk fra Partus til Elektronisk Pasientjournal, som oppretter hjelpenummeret

Hjelpenummeret er utformet på samme måte som et fødselsnummer, med elleve sifre. Men for at det ikke skal forveksles med et ordinært fødselsnummer, plusses 40 på fødselsdatoen, slik at for eksempel et barn som er født den første i måneden, får 41 som de første sifrene i hjelpenummeret.

Jordmoren taster så hjelpenummeret og opplysninger om mor og barn inn i Skatteetatens modul «Melding om fødsel». Hos folkeregisteret blir det da automatisk generert et ordinært, varig fødselsnummer for barnet, som automatisk sendes tilbake til sykehusets datasystemer og erstatter hjelpenummeret i den elektroniske pasientjournalen.

Av og til blir det feil

Det er ikke til å unngå at jordmoren av og til sender feil opplysninger til Folkeregisteret. Da er rutinen at det skal sendes en korreksjonsmelding.

Loggen til Norsk Helsenett viser at det skjer hver eneste uke. I juli ble det sendt inn 11 korreksjonsmeldinger fra norske fødeavdelinger til Folkeregisteret. I både august og september skjedde det 13 ganger.

Korreksjonsmeldingene behandles manuelt i Folkeregisteret, og de rettede opplysningene legges inn i Elektronisk Pasientjournal.

Det er bare dersom barnets kjønn eller fødselsdato har vært feil at en slik korreksjonsmelding fører til at det må lages et nytt fødselsnummer. Det er nemlig bare disse opplysningene som synes som tall i nummeret. Fødselsdatoen utgjør de seks første sifrene i fødselsnummeret, mens kjønnet vises i det niende sifferet: Partall betyr hunkjønn og oddetall betyr hankjønn.

Dette gikk galt på Ahus

I juni ble det født to barn på Ahus der mødrene hadde nokså like navn. Det førte til en forveksling da jordmoren la inn opplysninger i Melding om fødsel-skjemaene som skulle sendes til Folkeregisteret.

• Først ble det sendt inn fødselsmelding for barn 1. Her var alt korrekt.
• I fødselsmelding for barn 2 ble det ved en feil lagt inn navnet på moren til barn 1.
• Denne feilen fører til at fødselsnummeret til barn 2 feilaktig blir tildelt barn 1. Det opprinnelige fødselsnummeret blir i denne prosessen slettet.
• Ved Ahus oppdager jordmoren nesten umiddelbart at hun har skrevet inn feil navn, og sender inn korreksjonsmelding på barn 2, med riktig navn på moren.

Og det er da noe går galt. Folkeregisteret er sikre på at de har behandlet korreksjonsmeldingen, og sendt tilbake nye data til Elektronisk Pasientjournal. Ahus er like sikre på at de ikke mottar noe svar på korreksjonsmeldingen for barn 2.

Resultatet var at barn 1 hadde fått tildelt fødselsnummer to ganger, mens barn 2 ikke hadde fått noe fødselsnummer. Det stod fremdeles registrert bare med hjelpenummeret sitt.

Vanligvis får nyfødte barn sitt permanente fødselsnummer i løpet av noen få minutter. Men ikke alltid. Folkeregisteret tar ut en del personnumre til en såkalt gyldighetssjekk, for eksempel hvis mor er registrert med en annen fødsel i løpet av de 10 siste månedene.

I tillegg blir ikke alle korreksjonsmeldinger behandlet samme dag som de sendes fra sykehuset. Og en korreksjonsmelding som sendes fredag ettermiddag, kan bli liggende til mandagen etter. I noen tilfeller kan det derfor ta opptil 72 timer før barnet får tildelt fødselsnummeret.

Det er derfor ikke helt uvanlig at nyfødte barn er på sykehuset med hjelpenummeret sitt som identifisering, og det ble heller ikke i dette tilfellet reagert på at det ene barnet var uten fødselsnummer på Ahus.

Oppdaget, men ikke fulgt opp

En annen konsekvens av feilen var at alle opplysningene til barn 2 ble lagt inn i pasientjournalen til barn 1, mens journalen til barn 2 var tom. Det samme gjaldt oppføringene deres på helsenorge.no. I tillegg hadde en helsestasjon mottatt feil fødselsnummer på epikrisen (beskrivelse av sykdom og behandling) til et av barna.

Etter noen få dager ble det oppdaget at de rettede opplysningene i korreksjonsmeldingen ikke var kommet inn i datasystemene til Ahus. Men dette ble ikke fulgt opp før et av barna var til behandling på en annen avdeling ved sykehuset, omtrent tre uker etter fødselen.

Heldigvis fikk feilen ingen konsekvenser for noen av barna, selv om det var feil opplysninger i de elektroniske pasientjournalene deres. Barna, som nå er noen måneder gamle, lever lykkelig uvitende om det som skjedde, og foreldrene er blitt orientert både muntlig og skriftlig i etterkant.

Feilen er imidlertid så alvorlig at Ahus sendte avviksmelding til Datatilsynet, og har lagt ned et stort arbeid for å finne grunnen til at feilen skjedde. Sykehuset har også innført en rutine som skal hindre at noe sånt skjer igjen, forteller Hildegunn Erichsen Faraas som er jordmor og assisterende klinikkdirektør ved kvinneklinikken på Ahus.

Sjekker alt fra nå av

– Ahus fulgte rutinene allerede da avviket skjedde, men her var det en kombinasjon av uheldige hendelser både hos oss og Folkeregisteret. Vi har etter dette innført en ny rutine for nøye oppfølging når det er nødvendig å sende inn korreksjonsmeldinger. Vi har tidligere forholdt oss til at dette alltid blir rettet, men har nå ekstra overvåkning av disse meldingene, slik at vi sikrer at det ikke blir noen sammenblanding, sier hun.

Den nye Ahus-rutinen innebærer at jordmor skal melde fra om alle korreksjonsmeldinger til sin avdelingsleder og til Kontortjenesten - administrasjonen - ved kvinneklinikken. Kontortjenesten skal ha som rutine at de deretter fysisk sjekker at opplysningene fra innsendte korreksjonsmeldinger, er kommet inn i datasystemene.

Skatteetaten, som Folkeregisteret hører inn under, opplyser til Digi at det er to ansatte ved Folkeregisteret som følger opp at alle korreksjonsmeldinger som kommer fra sykehusene, blir behandlet. Etaten har også rutiner som beskriver hvordan korreksjonsmeldingene skal behandles, men disse rutinene er et internt dokument som ikke er offentlig.

Skatteetaten sier de ikke har oversikt over hvordan de ulike datasystemene ved norske sykehus integrerer dataene som kommer fra Folkeregisteret, og at de ikke har oppfattet at det har vært noe unormalt ved noen av korreksjonsmeldingene de fikk i juni.