Ferdig 14 minutter før fristen: «Utskjelt system» til 4,2 milliarder kjører live

Klokken 02.46 natt til lørdag var Helseplattformen oppe og gikk for helsearbeiderne i Midt-Norge. Selv om innføringen for det meste har gått bra, har det ikke gått helt smertefritt, forteller sykehusansatte digi.no har snakket med.

Legene ved legevakta og akuttmottaket ved St. Olav slet blant annet med røntgendelen av plattformen. De hadde heller ikke mulighet til å se bilder for å planlegge operasjoner til tirsdag.

4,2 milliarder

– Dette er et svært alvorlig problem, for bildene tas for å avdekke den medisinske tilstanden til pasienten. Har de en infeksjon eller tilsvarende? Akkurat nå ser legene bare beskrivelsen av bildene, men ikke selve bildet. Det er en alvorlig kritisk situasjon, sa overlege Mie Cappelen Skovholt til digi.no ved 14-tiden mandag. En backupløsning var på plass senere på ettermiddagen.

I forkant av innføringen var det ventet at det skulle dukke opp utfordringer og behov for justeringer som ikke var mulig å forutse under bygging og testing av IT-systemet til 4,2 milliarder kroner.

Direktør for tjenesteleveranse Ulf Dahl Ryen sier til Digi.no at problemene med røntgensystemet skal være rettet mandag ettermiddag.

– Hvis det oppstår feil er det viktig at det blir meldt inn gjennom riktige kanaler, slik at vi raskt får tatt tak i det. Det er meldt inn færre feil enn forventet, og det blir selvsagt en periode med justeringer og feilretting etter å ha innført nytt system for så mange sluttbrukere over natta, sier han.

Fornøyd til tross for mindre problemer

Til tross for disse problemene, er han fornøyd med innføringshelgen.

– Samarbeidet har vært godt og det har blitt lagt ned en formidabel innsats av alle involverte. Det var knyttet mye spenning til selve overgangen natt til lørdag da 100 integrasjoner skulle opp og stå. Og det gikk på skinner i en prosess som var planlagt minutt for minutt, sier han.

For å ta unna for eventuelle problemer skalerte systemleverandør Epic opp fra 24 til 300 ansatte i Trondheim. Sammen med Helseplattformen har de har gjennom hele helgen hatt ansatte i refleksvester som har bistått ved behov.

Dette er IT-arbeidere som er flydd inn fra både Storbritannia og USA. Planen er at de skal være i Norge til slutten av november.

Før innføringen har Helseplattformen lært opp hundrevis av superbrukere for å sørge for at innføringen av den omstridte plattformen går så smertefritt som mulig.

20.000 sluttbrukere

Totalt har også 20.000 helseansatte fått opplæring i systemet før den nye IKT-plattformen ble satt i produksjon natt til lørdag.

– Et av områdene vi var bekymret for i forkant av innføringen var tilgangsstyringen, men det har gått veldig bra. Det er noen som har hatt feil tilganger, men dette justeres og kalibreres fortløpende, sier Dahl Ryen.

Overlegene Mie Cappelen Skovholt, Monica Jernberg Engstrøm og Kristin Helset ved Kirurgisk klinikk ved St Olavs hospital var i forkant av innføringen svært skeptiske til det nye IT-systemet.

I slutten av september prøvde de å få innføringen stoppet.

Til Digi forteller de at ledelsen ved sykehuset er godt fornøyd med at IKT-plattformen nå er oppe og går. Det bekrefter også sykehusdirektør Grethe Aasved.

100 millioner ekstra

– Overgangen gikk etter planen. Som forventet er det noen utfordringer, og disse løses fortløpende. Ansatte har gjort en fantastisk innsats med å gjøre seg klar for å ta i bruk det nye systemet. Jeg er lettet over at vi nå har kommet oss over på den andre siden, sier hun.

Ifølge de tre legene har helgen vært rolig uten mange pasienter. Samtidig har den medisinske bemanningen var doblet for å være på den sikre siden.

– Sånn sett har det gått veldig bra, og vi har vært heldige som har hatt lite pasienter. Oppsummert har innføringen gått bra, men vi lurer jo på hvor lenge vi kan leve med dobbel bemanning, samtidig som driften tas ned, sier de tre.

Det var ventet at aktiviteten ved sykehusene vil gå ned i innføringsfasen. Nettopp derfor er det satt av nærmere 100 millioner kroner til ekstra ressurser de neste månedene.

Fremover er operasjoner og andre driftsoppgaver redusert for å gi de sykehusansatte mulighet til å sette seg inn i systemet. De tre legene forteller om hektisk aktivitet fra systemleverandørens side.

Selv om helgen gått unna uten de største problemene, gjør ikke det den nye IKT-løsningen mindre tung å navigere, sier overlegene.

De føler på en usikkerhet ved bruken av systemet.

– Førsteinntrykket er at det går tregere

Blant annet synes de det er vanskelig å vite om informasjonen de legger inn og signerer for er lagt inn korrekt. Det skyldes at det ikke vet hvordan de får verifisert informasjonen før den lagres, sier de.

– Det er sikkert mulig å gjøre dette, men frem til nå har vi ikke klart å lete frem funksjonaliteten vi er ute etter. Det er masse folk som kan bidra på det tekniske, men det går nok noen uker før vi ser hvor effektivt vi faktisk jobber. Det vil også ta noen uker før vi ser om ventelistekøene vil øke eller ikke, sier de tre overlegene.

Foretakstillitsvalgt for Norsk Sykepleierforbund, Maiken Isachsen-Hagen, ved St. Olavs sier at det er for tidlig å gi et godt svar på hvor godt det nye IKT-systemet fungerer.

– Førsteinntrykket er likevel at ting går tregere enn vanlig. Det har dukket opp diverse småfeil, noen løses fortløpende, mens andre ting trenger de mer tid på å løse. Oppsummert har det likevel gått greit, sier hun.

Erstatter store mengder systemer

Sykepleieren synes det er vanskelig å komme med en generell uttalelse. Hun forteller at sykehuset har 150 forskjellige avdelinger.

Alle disse har ulik oppfatning av systemet og brukervennligheten, forklarer hun.

– Systemet fungerer, og det er også derfor man velger å innføre, men det vil ta tid før det fungerer så godt som vi skulle ønske oss. Det handler mest om å tilpasse oss og bli kjent med løsningen, sammenfatter Isachsen-Hagen til Digi.no.

Plattformen erstatter en stor mengde eksisterende systemer. Data som journalføres skal kunne deles mellom både fastleger og sykehus sømløst.

Totalt er over 500 arbeidsflytverktøy bygget inn i løsningen.

Den nye IKT-plattformen er gjennom flere år tilpasset av helse- og IT-personell fra hele regionen sammen med ansatte i Helseplattformen. Tjenesteleveransedirektør Ulf Dahl Ryen sier til digi.no. at man må være realistiske når man innfører et så stort prosjekt.

Helseplattformen vil være i såkalt «go live»-beredskapsmodus frem til 5. desember. Systemleverandøren har ansatte som jobber både kveld og natt for å møte de sykehusansattes utfordringer når de oppstår.

– Det vil fortsette å dukke opp utfordringer, men til nå har det meste gått etter planen. Det er vi veldig fornøyd med. Nå jobber vi med å optimalisere både bemanning og systemet fremover, sier han.