Har brukt det samme systemet i 40 år. Nå leverer Nav ny løsning, og det under budsjett

Nav er i gang med å bytte ut eldgammel programvare fra 1970-tallet. Nylig lanserte de ny saksbehandlingsløsning med fokus på automatisering. Det korter ned saksbehandlingstiden fra uker til minutter. Fornyingen er en del av «Prosjekt 2» som etaten begynte å jobbe med i januar 2016.

Kostnadsrammen for prosjektet var da estimert til rundt 1,1 milliarder kroner. Ifølge IT-direktør Torbjørn Larsen i Nav blir løsningen billigere enn først budsjettert. Det skyldes blant annet etatens store fokus på å bygge opp spisskompetanse internt de siste årene.

Høster effekter av å ta over egen utvikling

– Vi ser nå effekten av å ta mer ansvar for utviklingsprosessen selv. Å jobbe smidigere med egen utvikling har en samlet effekt. Vi har blitt flinkere til å involvere både brukere og håndverkere.

– Det sørger for at løsningene vi bygger blir bra, kommer raskere i gang og blir rimeligere enn budsjettert. Dette er effekter vi ser på flere områder, og er en av grunnene til at vi fikk Difis digitaliseringspris i fjor for vårt arbeid med digital sykefraværsoppfølging, sier Larsen til digi.no.

Etaten som forvalter omtrent én tredel av hele statsbudsjettet har om lag 300 forskjellige datasystemer, hvorav 12 er definert som kjernesystemer.

Navigerte med piltaster

Et av de viktigste målene med «Prosjekt 2» er å få utviklet en helt ny sakbehandlingsløsning, som delvis skal erstatte det tilårskomne kjernesystemet Infotrygd fra 1978.

Nav har modernisert store ytelser som alderspensjon og uføretrygd. Men fortsatt er det mange saksbehandlere hos Nav som blir møtt av en svart skjerm med grønn skrift hver dag på jobb.

Navigeringen i det tungrodde 70-tallssystemet skjer via piltaster og koder de ansatte må memorere.

– Alt måtte tastes inn manuelt, og så må man huske diverse koder og F-tastefunksjonene. Vi har gått fra at maskinen hjelper meg, til at jeg hjelper maskinen, forteller saksbehandler i Nav, Ulrik Pein til NRK.

Hylles av minister

Han har også vært med på å utvikle det nye saksbehandlingssystemet, skriver statskanalen.

«Prosjekt 2»-systemet er allerede innført for engangsstønad. Ifølge NRK ble den første søknaden ferdig behandlet på under ett minutt.

Systemet videreutvikles og til høsten vil også den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for foreldrepenger kuttes betydelig. Hvis Nav får Stortinget med seg, skal det samme systemet innføres for sykepenger, skriver NRK.

– Dette skal gjøre det enklere for de 2,8 millioner brukerne av Nav. Og samtidig gi Nav mer ressurser til deres viktigste oppgave, få flere ut i arbeid og færre på trygd, sier Arbeids- og sosialminister Anniken Hauglie (H) til NRK.

Krisen som fikk hoder til å rulle

«Prosjekt 1» er ikke en like populær historie. Det førte til slutt til at tidligere Nav-direktør Joakim Lystad fikk sparken.

Den gang lå prosjektet an til å bli halvannen milliard dyrere enn ventet, og prosjektet ble avsluttet da senere undersøkelser viste at rundt 340 millioner kroner hadde rent ned i sluket sammen med skyllevannet.

– Utfordringene rundt «Prosjekt 1» har vi etterhvert klart å snu helt rundt, og vi kan nå realisere hva som var lovet – på en annen måte enn hva som opprinnelig var planlagt, sier IT-direktør Torbjørn Larsen i Nav til digi.no.

Ifølge ham er Arbeids- og sosialdepartementet godt fornøyd med jobben som er gjort så langt.

(artikkelen fortsetter under)

Bygger løsninger sten for sten

Resultatene er også kvalitetsikret av eksterne, forteller Larsen.

– Nav har ikke alltid vært gode på å kjøre store prosjekter, men det har vi tatt tak i. Nå styrker vi oss på det teknologinære og sørger for at vi smidiggjør prosjektene våre. At vi nå kombinerer god styring med smidig utvikling, gjør at vi kan styre oss inn på målskiven mye tydeligere enn tidligere. Vi bygger nå løsningene sten for sten.

IT-direktøren opplyser til digi.no at Nav har rekruttert gode teknologiledere med sterk kompetanse på utvikling og prosjektering den seneste tiden.

Det gjør dem ifølge ham bedre rustet til å vurdere om velferdsetaten skal kjøpe hyllevareløsninger, eller om de skal bygge selv.

Spisskompetanse gir gode besluttninger

Et norsk velferdssystem finnes ikke på boks, men økonomi og HR-løsninger gjør det.

Med god kompetanse som fundament blir det dermed lettere å ta de «gode» teknologiavgjørelsene, sammenfatter Larsen.

– Vi har selvfølgelig våre utfordringer og kan alltid bli bedre, men jeg opplever nå at Nav gjør mye riktig. Vi har sterkere fokus på brukerne og deres opplevelser. Dette er erfaringer vi også tar med oss inn i andre prosjekter. I alle våre prosjekter oppsøker vi nå brukertilbakemeldinger aktivt, slik at vi kan justere kursen underveis. Det er en viktig del av suksessen, sammen med at vi jobber smidigere og med større innslag av egen kompetanse.

Larsen sier at Navs spisskompetanse-strategi – der de har satset på å bygge opp en kompetent utviklingsavdeling internt – nå gir dem avlingene de sårt har trengt.

Utkastingen av konsulenter var riktig

Ifølge ham er det ingen tvil om at kursendringen fra mye konsulentbruk til mer bruk av interne ressurser har vært riktig.

– Etter hvert som vi øker spisskompetansen på huset handler veien videre for det meste om godt lederskap. Nav har hatt fokus på å rekruttere ledere med mye erfaring fra moderne utvikling. Når vi i tillegg har noen av de beste utviklerne i landet, gir det oss kompetanse, erfaring og selvtillit.

– Derfor har de også vært lettere for oss å dreie Nav i en smidigere retning, samtidig som vi føler oss trygge på teknologivalgene vi gjør.

– Spisskompetansen vi nå har på huset har gjort at vi får mer peiling på hva vi driver med. Vi må ha peiling, for å kjøpe peiling, sier Larsen.

Han refererer da til hva hvordan Nav også bruker markedet for å bygge løsninger og systemer som virker.

– Vi trenger markedet

Han mener at store og komplekse virksomheter som Nav er helt avhengige av å ha kompetanse på huset, samtidig er de avhengige av at markedet kan levere gode løsninger som kan implementeres og virke side om side med de egenutviklede velferdsløsningene.

For Nav er det nemlig aldri et spørsmål om å utelukkende velge hyllevare. Larsen mener små virksomheter som ikke har komplekse behov, bør bruke markedet for alt det er verdt, men når de kommer til bank, finans og offentlige etater bør de selv ha kompetanse til å forstå løsningslandskapet og følge teknologiutviklingen i alle ledd.

– Mange tenker at IT skal koste minst mulig, og drenerer derfor virksomheten for denne kompetansen. Det gjorde også Nav tidligere, og vi var derfor altfor svake på det teknologinære. Noe som hemmet oss i å utvikle gode forestillinger om fremtiden. Den tankegangen snudde vi for noen år siden, og tenkte «hvorfor skal ikke programmere komme til oss?».

Skal ansette 100 stykk i 2018

Tre år etter Nav-skandalen leverer altså Nav nye IT-systemer under budsjett.

Det var det ingen som trodde kom til å skje da arbeidsminister Robert Eriksson (Frp) ba den tidligere Nav-direktøren Joakim Lystad om å ta sin hatt og gå.

Mediebildet har i løpet av en kort periode endret retning.

Nå har Nav blitt en statlig virksomhet resten av forvaltningen ser opp til.

– Vi leverer raskere, bedre og rimeligere løsninger enn noen gang tidligere. Nav har blitt en attraktiv arbeidsgiver, og jeg opplever at vi er en av Norges mest attraktive IT-arbeidsgivere om dagen, sammenfatter IT-direktør Torbjørn Larsen, og opplyser at Nav skal rekruttere 100 nye IT-hoder i løpet av 2018.