I august får Visma in school 700.000 nye brukere

Visma in school har blitt sterkt kritisert, både for forsinkelser og dårlig brukerinvolvering. Nå venter prosjektets viktigste eksamen til nå. 300 skoler, med lærere, elever og foresatte, tar i bruk løsningen ved skolestart.

Visma anslår at in school får over 700.000 nye brukere i år.

– Oppstarten i fjor høst var krevende, men nå går det stort sett bra, sier Wenche Holen, Prosjektleder for Visma in school Innlandet.

Innlandet var ett av to fylker i pulje to, og tok i bruk Visma in school for fullt høsten 2020.

Holen forteller Digi.no om et krevende innføringsløp, med manglende funksjonalitet og mye som skulle læres. Hun mener likevel det stort sett er god funksjonalitet for lærere og elever i systemet, og ser tydelig forbedring i løpet av året som har gått.

– Visma lærte mye av Akershus og av pulje to i fjor, sier Holen.

Hun mener Visma og fylkene skal være enda bedre forberedt når pulje tre går på løsningen i disse dager. Pulje tre består av fylkene Troms og Finnmark, Møre og Romsdal, Vestland, Agder, Telemark og Vestfold, og Oslo.

Enklere innføring for pulje tre

Innlandet, Viken og Rogaland har gitt sine erfaringer og råd til de seks fylkene som er i pulje tre.

– Det er ikke til å stikke under en stol at jeg er glad for å være i pulje tre, sier Siren L. Omdahl, prosjektleder for det lokale innføringsprosjektet i Vestland fylkeskommune.

Hun er takknemlig for arbeidet som er lagt ned fra før, og for det gode samarbeidet mellom fylkene.

Mye nytt på kort tid

Regionreformen, som tok Norge fra 19 til 11 fylker, har for flere av fylkene truffet samtidig som Visma in school. Viken, som tidligere var tre fylker, sto midt i en fylkessammenslåing samtidig som de piloterte løsningen.

– Kunne jeg valgt ville jeg ha unngått å gjøre dette samtidig med regionreformen, sier Bjørn Marthinsen, styreleder i Vigo IKS som er ansvarlig bestiller for løsningen.

Innføringsansvarlig i Vestland fylke, Siren Omdahl er ikke enig.

– Det er en stor fordel at vi gjør dette samtidig med fylkessammenslåingen, sier Omdahl.

Hun mener Visma in school har bidratt positivt til harmonisering av de to fylkene som ble til Vestland. Når nye systemer innføres, dukker spørsmål om prinsipper og retningslinjer opp. Det har utfordret ledelsen i det nye fylket, men de har levert beslutninger og tatt diskusjonene fortløpende, selv i en krevende tid, forteller Omdahl.

Visma in school er ikke bare et nytt it-system, det er en standardisering av skoleadministrasjonen. Skolene må endre rutinene for planlegging og registreringer.

– Dette systemet skal brukes av alle, og da må det brukes likt, sier Omdahl.

Opplæring på rødt nivå

– Det viktigste er at skolene får anledning til å forberede seg tilstrekkelig, sier Bente Anda, Prosjektleder for innføringen i Oslo kommune.

Vedvarende rødt nivå i Oslo-skolen gir travle dager på skolene, og lavere kapasitet til å innføre et nytt system. Anda skulle gjerne hatt bedre mulighet til å støtte skolene. Visma in school er et omfattende system som erstatter flere andre systemer. Det har mye funksjonalitet og lange menyer å navigere i. God opplæring i løsningen er kritisk for å lykkes med innføringen og få ut de gevinstene Visma in school kan gi, mener Anda.

Innføringen krever også praktisk arbeid fra administrasjon og lærere.

Skolene bidrar med punching og datavask

Visma in school blir en del av en større systemportefølje. Innføringen innebærer derfor også et stort integrasjonsløp. Det er tette avhengigheter mellom systemene. Data som registreres i Visma in school blir overført og gjenbrukt i andre systemer. Det nye systemet blir også ny master for brukertilganger, forteller prosjektleder i Oslo, Bente Anda.

Oslo integrerer systemer som ikke har vært integrert før, og konverterer data om elever fra 2006 til ny løsning. Ikke all data kan konverteres automatisk, så også skolene gjør en stor jobb med datavask og manuelle registreringer, forteller Anda.

Mye data blir overført eller importert fra andre systemer, men noe må manuelt legges inn, som informasjon om klasserom og hvilke fag lærere kan undervise i. Arbeidet med dette og med årstimeplaner for neste skoleår er godt i gang i Vestland, forteller Omdahl fra Vestland fylke.

Big Bang ved skolestart

I Vestland tar rundt 4000 ansatte og 21.000 elever og deres foreldre i bruk løsningen ved skolestart.

Omdahl forteller at innføringen til nå har gått veldig bra, selv om den er omfattende og krevende for alle. Hun skryter av arbeidet systemforvaltere, instruktører og ressursgruppa har lagt ned for å bidra til at Visma in school blir tatt godt imot på skolene.

Hun er likevel spent før første skoledag.

– Når lærerne kommer tilbake på skolen etter ferien, det blir min Big Bang, sier Omdahl.