Innkjøpere krever at du registrerer deg for å lese offentlige dokumenter: – Ikke innenfor regelverket

Anskaffelsesforskriften, som regulerer alle offentlige anskaffelser, ble oppdatert for fire år siden. Blant endringene var et krav om at oppdragsgiverne skal gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget.

Det er ikke tillatt å kreve noen form for pålogging eller registrering for å laste ned dokumenter. Likevel forteller DFØ at det blir stadig vanligere å legge anskaffelsesdokumenter bak påloggingsmur.

– Vi har minnet om dette gjentatte ganger, på kurs og seminarer, men de som eventuelt er uenige, sier det ikke til oss, sier Hilde Kjølset, seniorrådgiver i divisjon for offentlige anskaffelser i DFØ.

De oppgir ikke hvilke innkjøpere som krever registrering og ikke.

Direktoratet skal støtte offentlig sektor i å følge anskaffelsesreglene, men har selv ingen sanksjonsmuligheter. Det er Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) som kan behandle eventuelle brudd på anskaffelsesforskriften. Det skjer kun etter klage fra leverandør eller andre berørte parter.

Tydelig regelverk

Nærings- og fiskeridepartementet har ansvar for regelverket for offentlige anskaffelser. De tolker regelverket og tilbyr en helhetlig veileder til alle som anskaffer på vegne av det offentlige.

– Veilederen er veldig tydelig på dette punktet, sier Thor Møller, prosjektleder for utvikling av ny Doffin i DFØ. Doffin er den nasjonale kunngjøringsdatabasen for offentlige anskaffelser.

Kravet om at oppdragsgiveren skal gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget, innebærer at det ikke skal være noen hindringer for å laste ned dokumentene.

«Det vil ikke være tillatt å stille noen form for krav om registrering» står det i veilederen.

Det skal likevel gis mulighet for registrering, slik at interesserte leverandører kan få oppdateringer om konkurransegrunnlaget.

Digitalisering har gitt mindre åpenhet

Offentlige anskaffelser skal være digitale. Dette gjøres av de aller fleste gjennom bruk av tredjepartsverktøy for konkurransegjennomføring (KGV). Leverandørene av KGV-ene tilbyr digitale verktøy for publisering, oppfølging og mottak av tilbud i anskaffelsene.

Den største leverandøren av KGV i Norge, Mercell, skriver på sine nettsider at deres KGV-verktøy lar innkjøpere i offentlig sektor gjøre innkjøp raskt, effektivt, elektronisk og i henhold til regelverket.

Der dokumentene tidligere ble lagt rett ut på Doffin, har det i digitale anskaffelser blitt vanligere og vanligere å legge dokumentene bak pålogging.

Hilde Kjølset i DFØ forteller at hun ved flere anledninger har bedt oppdragsgivere om ikke å sette på funksjonalitet for registrering og gjort oppmerksom på at det er imot regelverket.

Hun har også vært i dialog med KGV-leverandørene, som vegrer seg for å fjerne påloggingsløsningen.

– De sier at det er oppdragsgiverne som ønsker at leverandører skal registrere seg og at de kun gjør som oppdragsgiverne ber om, sier Kjølset.

– Det at man ønsker å ha oversikt over leverandører som har sett grunnlaget, er slik vi forstår det ikke en juridisk gyldig grunn for å kreve pålogging, sier hun.

KGV-leverandørene risikerer å miste konkurransekraft dersom de tar bort muligheten for registrering og pålogging i sine systemer mens konkurrentene fortsatt tilbyr det.

– KGV-leverandører har bedt oss om å pålegge oppdragsgiverne å fjerne registreringen, sier Kjølset.

Det har hun imidlertid ikke myndighet til.

– Vi kan ikke kreve dette av oppdragsgiverne, kun oppfordre til det, sier Kjølset.

Digi.no har vært i kontakt med Mercell, som foreløpig ikke har kommentert saken.

Politiet: – Ønsker en viss kontroll

KGV-verktøyene gjør det mulig å holde oversikt over alle som har sett dokumentene og dermed vist interesse for anskaffelsene.

Digi.no har spurt to av de store innkjøperne i offentlig sektor, Skatteetaten og Politiets fellestjenester, om deres praksis.

Politiets fellestjenester bruker KGV-en EU-supply og har valgt en løsning der bruker må registrere seg for å få lastet ned anskaffelsesdokumentene.

– Politiet som oppdragsgiver ønsker å ha en viss kontroll med spredning av informasjon knyttet til politiets virksomhet, skriver avdelingsdirektør Marianne Haahjem i Politiets fellestjenester til Digi.no, som svar på spørsmål om hvorfor oppdragsgivere ønsker slik pålogging. Hun utdyper:

– Selv om det er begrenset hva som ligger av informasjon i et enkelt konkurransegrunnlag, vil det være mulig å sette sammen informasjon fra flere konkurransegrunnlag som samlet sett vil kunne gi et mer detaljert bilde av politiets virksomhet, og som inneholder informasjon om politiets løsninger eller utstyr som ikke skal være offentlig tilgjengelig.

Politiets fellestjenester understreker at det ikke er noe krav om å identifisere seg med organisasjonsnummer eller fødselsnummer for å kunne opprette bruker i løsningen. De viser også til muligheten for å sende innsynsbegjæringer til postmottak, noe som også kan gjøres anonymt.

Skatteetaten: – Innførte anonymt alternativ i 2019

Skatteetaten bruker Mercells KGV-løsning ved anskaffelser.

Skatteetaten svarer på e-post til Digi.no at de er klar over formuleringen i veilederen til anskaffelsesforskriften og at de derfor i 2019 ba Mercell om å åpne for anonym nedlasting av anskaffelesdokumenter. Det var to år etter at nytt regelverk trådte i kraft.

– Det er altså mulig for leverandører eller andre interessenter å få tilgang til konkurransedokumentene uten å måtte registrere seg. Skatteetaten ivaretar dermed kravet i forskriften, svarer Finn Bjarne Østby, seniorrådgiver for anskaffelser i Skatteetaten, på e-post til Digi.no.