IT-selskap gikk glipp av million-kontrakt etter ulovlig innkjøp: – Veldig frustrerende

Klagenemda for offentlige anskaffelser (Kofa) mener Statens vegvesen foretok en ulovlig anskaffelse da de kjøpte inn et beredskaps- og krisestøttesystem i januar i fjor.

– Dette er småpenger for dem, men for en mindre leverandør som oss er det veldig frustrerende å ikke en gang bli skikkelig vurdert, sier daglig leder Øyvind Reed i Rayvn til Digi.

Vant milliardkontrakt

Nå er Vegvesenet ilagt et gebyr på 312.000 kroner etter det nemda mener er svært skjerpede omstendigheter. Kontrakten hadde en totalverdi på 2,6 millioner.

– Vi har brukt store ressurser på å bygge et intuitivt og enkelt verktøy som kan brukes under kritiske hendelser, sier Rayvn-sjefen.

Bergensselskapet utvikler et beredskapssystem som brukes i hele verden. Kjente kunder inkluderer NorSeaGroup, Jotun og Siem Offshore.

I 2023 vant det norske IT-selskapet også en fellesavtale med Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap verdt 1,5 milliarder kroner.

Alle skal med

Avtalen sørget for at 150 ulike statlige virksomheter, alle landets kommuner og statsforvaltere fikk tilgang til beredskapssystemet.

Samtidig mente Justis- og beredskapsdepartementet at det måtte bli opp til hver enkelt virksomhet å vurdere om de ville bruke Rayvn.

Statens vegvesen ønsket å fortsette med leverandøren de hadde brukt siden 2007 og forlenget derfor avtalen med F24 Nordics i januar 2024.

Det ble gjort uten å opplyse markedet om kontrakten som nå var tilgjengelig. Statens vegvesen mente nemlig at systemet til Rayvn ikke dekket deres behov.

Gigantinnkjøper

Siden beredskapssystemer er virksomhetskritiske, mente de det ikke ville være tid til å kjøre en tidkrevende anskaffelsesprosess og implementere et nytt IT-system før kontrakten med F24 Nordics løp ut.

I tillegg påpekte den statlige innkjøperen, som kjøpte inn varer og tjenester for 27 milliarder kroner i 2023, at et skifte av leverandør er risikofylt, har store kostnader og at de i verste fall ville stå uten et kriseverktøy om ny innføring ikke gikk på skinner.

Derfor valgte de å støtte seg på eneleverandørunntaket i anskaffelsesregelverket.

Der stilles det en rekke krav. Blant annet at «konkurranse er umulig av tekniske årsaker». I behandlingen av saken påpeker Kofa at denne bestemmelsen skal tolkes svært restriktivt.

Slakter unntaksbruk

Om bestemmelsen skal benyttes, må det også dokumenteres at det ikke finnes andre leverandører. Det har Statens vegvesen ikke gjort, mener Kofa.

– Vi har mottatt avgjørelsen fra Kofa og trenger tid til å sette oss inn i de vurderingene de har gjort. Ut over det har vi ingen kommentarer til saken nå, sier pressesjef Øystein Skotte i det statlige foretaket til Digi.

Klagenemda bemerker at det finnes en rekke leverandører i markedet som kunne levert beredskaps- og krisestøttesystemer. Det viste milliardkontrakten til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) ettertrykkelig.

Der var det nemlig ti ulike selskaper som kjempet om å vinne det gjeve anbudet. Om Rayvns system holdt mål for Statens vegvesen, tar ikke Kofa stilling til.

Et hav av tid på seg

Klagenemda mener det ikke er av betydning. Om bergensselskapets IT-system ikke oppfylte behovene, er ikke det tilstrekkelig grunn til å ta i bruk eneleverandørunntaket, påpekes det i avgjørelsen.

At det var kritisk å holde nåværende system flytende fordi avtalen løp ut, er en unnskyldning Kofa ikke klarer å ta på alvor.

Statens vegvesen hadde også god tid på seg til å kjøre en anbudsprosess. De var i lang tid klar over at avtalen med F24 Nordics var i ferd med å løpe ut, påpekes det i avgjørelsen.

At det var dyrt og risikofylt å gå over til et nytt IT-system, fritar dem heller ikke fra sine undersøkelsesplikter.

Kofa påpeker at Statens vegvesen, som kjøper inn tjenester for milliarder årlig, forventes å ha god oversikt over regelverket.

Derfor skal det også stilles strenge krav til dem, heter det i avgjørelsen.

Så grovt at de skrudde opp gebyret

Kofa mener Statens vegvesen har opptrådt grovt uaktsomt i denne saken. Det bemerkes at det hverken er gjort undersøkelser eller innhentet informasjon om markedet, selv om de hadde god tid til å gjøre nettopp det.

Normalt sett ville forseelsen ført til et gebyr på 10 prosent av kontraktens verdi, men siden Kofa mener saken er såpass grov, har de valgt å sette gebyret til 12 prosent av kontraktens verdi på 2,6 millioner kroner.

Daglig leder Øyvind Reed i Rayvn mener Kofas avgjørelse er grundig og svært tydelig. IT-selskapet kommer ikke til å forfølge saken videre. Det viktigste for dem var å vise at det ikke skal lønne seg å omgå regelverket.

– Vi synes det er skuffende at en så stor og viktig aktør velger å gjennomføre en ulovlig direkteanskaffelse og er samtidig glad for at Kofa-avgjørelsen er så tydelig, sier Reed.