IT-systemet er så tungvint at de printer ut vedlegg og sender i posten

Utlendingsforvaltningens IT-systemer er utdaterte, gjør saksbehandlingen tungvint og øker risikoen for uønskede hendelser, mener UDI og UNE i en konseptvalgutredning (KVU).

Ifølge KVU-en kan et nytt IT-system til to milliarder kroner være på plass til 2030.

Jurist og avdelingsleder Sanja Adjulovic mener at uavhengig av om milliardene bevilges til nye IT-systemer, kan de ikke vente til 2030.

– Det går ikke. Det kan ikke vente. Det har så stor praktisk betydning. Det er for eksempel uholdbart at vi som fullmektige ikke får tilgang så raskt som mulig, sier Adjulovic.

Hun understreker at hun forstår at det ikke er dårlig vilje fra de ansatte i utlendingsforvaltningen.

Noas er en uavhengig organisasjon som gir juridisk hjelp til asylsøkere i alle faser av søknadsprosessen. Noas er den største aktøren blant de som er rettshjelpere for asylsøkere og flyktninger.

Får ikke tilgang til informasjonen de trenger

Juristene i Noas kommuniserer med utlendingsforvaltningen ved hjelp av et verktøy som heter eDialog. Men det er bare i omtrent en fjerdedel av sakene de får bruke dette verktøyet.

Florentina Grama er juridisk seniorrådgiver i Noas og jobber med saksbehandling og rettshjelp for asylsøkere og flyktninger.

– Vi som rettshjelpere har tilgang til systemet, men det er gammeldags og lite intuitivt, sier Grama.

Noas vurderer om de skal gå videre med omtrent 1000 asylsaker i året, for å hjelpe en asylsøker. I overkant av en fjerdedel av sakene går de videre med.

Men for å i det hele tatt kunne vurdere hva de skal gjøre med en sak må de få innsyn i sakens dokumenter. Det tar ofte mellom tre og fire uker å få svar fra UDI.

System som ikke kan ta imot informasjon

Å sende informasjon inn til utlendingsforvaltningen er heller ikke for amatører.

– Det som er kjedelig er at systemet har en del begrensninger. Det aksepterer ikke alle typer filer, sier Grama.

Hun forteller at PDF og andre tekstdokumenter stort sett går greit, mens bilder ikke kan sendes som de er, men må limes inn i word.

– Da må jeg slå sammen vedlegg. Jeg formaterer og limer sammen. Noen ganger er det for min del mer tidsbesparende å skrive ut, legge alt i en konvolutt og sende til Utlendingsnemnda, sier Grama.

Også hennes kollega Sanja Adjulovic forteller at det er noe hun ofte gjør.

– Ja, det gjør jeg hele tiden, sier hun.

Video på minnepinne i posten

Mennesker som søker asyl må bevise at de er forfulgt i hjemlandet. Da kan bilder være viktig.

Bilder eller video fra en demonstrasjon kan vise politisk tilhørighet, familiebilder kan vise slektskap og være relevante i familiegjenforeningssaker, og når religion er årsak til forfølgelse kan bilder av religiøse situasjoner, som dåp, være sentrale.

– Hvis det er mange bilder, blir dokumentet for stort. Da må det deles opp, ellers kan det ikke sendes, sier Grama.

Dersom det er en video som er relevant for saken hender det at den ligger åpent på nettet, slik at hun kan sende lenken. Hvis ikke må hun ty til andre løsninger.

– Da lagrer jeg videoen på en minnepinne, legger den i en konvolutt og sender den i posten, sier Grama.

Problemer med kryptering

Når Noas sender e-poster til UDI med sensitive opplysninger om klienter, er e-postene kryptert.

Det fører til problemet fordi ikke alle avdelinger i UDI kan dekryptere dem, forteller Adjulovic.

– Anmodningene om innsyn blir liggende lenge, og vi må purre fire-fem ganger før vi får svar, sier hun.

Utlendingsforvaltningen har imidlertid gjort en rekke investeringer de siste årene for å tilrettelegge for en forbedring på områdene, blant annet et biometriprosjekt.

Ifølge KVU-en om modernisering av IT i utlendingsforvaltningen er systemene ikke godt nok egnet til å ivareta brukernes personvernrettigheter. Personopplysninger skal sikres etter strenge begrensninger, og utlendingssaker inneholder opplysninger av svært sensitiv og privat karakter.

Enig i beskrivelsen

UNE bekrefter at de kjenner seg igjen i beskrivelsen, og at det har vært en klar tilbakemelding fra både brukere og interne saksbehandlere over lang tid.

– Med dagens systemer er det tidkrevende både å gi brukere innsyn i dokumentene i egen sak, men også å dele informasjon med brukerens hjelpere, advokater eller fullmektiger, skriver avdelingsdirektør for teknologi og digital utvikling Irene Øyangen i en e-post.

Prosjektleder for IT-prosjektet i utlendingsforvaltningen, Kjetil Jacobsen i UDI, understreker at de ønsker å bli bedre på å dele informasjon, og at det er et av målene som er skissert i KVU-en.

– Vi skjønner at det er frustrerende for Noas at det kan ta lang tid før de får tilgang til enkeltdokumenter, skriver han i en e-post.

Ifølge Jacobsen er gjelder det ikke bare Noas, men generelt at det er tidkrevende for både brukere og deres representanter å få innsyn i egne saksopplysninger.

Verktøyet eDialog som Noas bruker er i utgangspunktet ikke utviklet for flere brukergrupper enn advokater.

– Når vi gir Noas tilgang, er det i et forsøk på å imøtekomme deres behov. Vi er imidlertid klar over og har vært tydelige på at dette systemet ikke er laget for Noas, men at vi likevel forsøker å gi dem tilgang til dokumentene de har behov for å se, skriver Jacobsen.