Kan ha tapt 150 mill. på tastekluss: – Spesielt at en sånn feil får så store konsekvenser

– Det er veldig spesielt at en så liten feil får så store konsekvenser. Ingen av partene kan ha vært i tvil om at vi var godt nok kvalifisert til å skape konkurranse for de andre leverandørene.

Det sier daglig leder Atle Sandal i Karabin til Digi etter at Klagenemda for offentlige anskaffelser (KOFA) i slutten av september konkluderte med at Bergen kommune ikke har brutt regelverket om offentlig anskaffelser.

Saken går tilbake til april 2023, da Bergen kommune nektet å la det norske konsulentselskapet gå videre i anbudskonkurransen om en rammeavtale for levering av konsulenttjenester på IKT-området.

Bommet på dokumentasjon

Anskaffelsen skulle sikre kommunen konsulenter med kompetanse på prosjektledelse og

prosjektarbeid, testledelse og testing, virksomhetsarkitektur og virksomhetsutvikling til en fireårig kontrakt.

Et av kravene var å dokumentere kompetansekrav på de ansatte som skulle jobbe på rammeavtalen. Det var der det skulle skjære seg for Karabin.

Selskapet oppførte ifølge KOFA at bare én person i tilbudet hadde riktig kompetanse under fagområdet «virksomhetsarkitektur». Dermed var drømmen om videre samarbeid med Bergen kommune over for det norske konsulentselskapet.

– Her reduserer kommunen antall konkurrenter til start fordi det er gjort en formalfeil der vi har levert inn to dokumenter som ikke har helt identisk informasjon. Vi innrømmer at vi har gjort en feil, men mener at dette er noe kommunen kunne avklart med oss, sier Sandal i Karabin og fortsetter:

– Dette er en krevende sak der en signifikant del av Karabins omsetning forsvinner ut i luften. Vi synes det er rart at Bergen kommune - som kjenner oss så godt – ikke har plukket opp telefonen. Det kunne løst denne formaliteten før konkurransen gikk inn i evalueringsfasen.

Langt samarbeid

Anbudskonkurransen er nemlig ikke første gang de to virksomhetene stifter bekjentskap med hverandre. Konsulentselskapet har levert konsulenttjenester til Bergen kommune de siste åtte årene.

Gjennom perioden har de levert prosjektledelse og strategisk rådgiving til ulike behov i kommunen.

Karabin var blant annet tungt involvert i vestlandshovedstadens digitalisering av kommunens testregime under krononapandemien.

– Trist sak

– Vi har vært godt fornøyd og tilfreds med Karabin som leverandør, sier Kjetil Århus, direktør for digitalisering og innovasjon i Bergen kommune til Digi, om deres tidligere relasjon.

Han sier at selskapet nå forsvinner helt ut av porteføljen og at den norske konsulentleverandøren ikke vil ha noen leveranser fremover. Århus sier at kommunen til enhver tid har et stort antall avtaler og kontrakter med ulike leverandører.

– Disse rullerer etter oppsatte planer og frister, sier han.

Daglig leder Atle Sandal i Karabin mener selskapet beviselig har vært mer enn godt nok kvalifisert. Han mener KOFA-avgjørelsen er streng, men grundig.

– Vi har brukt mye midler på advokater i denne saken. Når KOFA gir Bergen medhold, er det noe vi tar til etterretning. Å gå rettens vei koster enda mer tid og penger og er ikke noe vi vil gå videre med. Det er uheldig når ubetydelige formalfeil uten reell betydning for konkurransen blir utslagsgivende, sammenfatter han.

– Må forholde oss til kravene

Birgitte Gullestad, leder for konserninnkjøp i Bergen kommune, sier at også kommunen mener dette er er en lei avslutning på et godt samarbeid gjennom mange år.

Hun er likevel klar på at kommunen ikke har anledning til å gjøre unntak fra konkurranseregelverket.

Hadde kommunen ringt Karabin for å avklare inntastingsforvirringen, kunne en annen leverandør tatt det opp om de hadde tapt konkurransen.

– Da hadde vi fort endt opp i en situasjon der vi ble klagd inn for KOFA fra en av de andre leverandørene om at Karabin hadde fått anledning til å forbedre sitt tilbud. Det er alltid slike avveininger vi må ta hensyn til.

– Selvfølgelig er det trist at sånne feil skjer, men når det er satt visse minimumskrav i utlysningen, må vi forholde oss til dem. Dette er også presisert i avgjørelsen fra KOFA, sier hun.