Kritiske data lagres som tettskrevne PDF-er: − Umulig å modernisere

– Vi har et moderniseringsbehov fordi vi har en systemportefølje som er gammel og langt på vei utdatert og basert på gammel teknologi, sier Kjetil Jacobsen, som er leder for et prosjekt der målet er modernisering av utlendingsforvaltningens IT-systemer.

Den aldrende systemporteføljen gir lite brukervennlige tjenester, dårlig evne til å dele informasjon digitalt, svakere kontroll og lite effektive tjenester, konkluderer utlendingsforvaltningen i en fersk utredning.

Data-formatet gjør det dessuten umulig å modernisere både systemer og arbeidsprosesser, mener Utlendingsdirektoratet (UDI).

IT-problemene får konsekvenser, både for folk som kommer til Norge og vil bo eller jobbe her, og for de ansatte i Utlendingsdirektoratet, Utlendingsnemnda og Politiets utlendingsenhet.

– Vi har problemer med ventetider og mange ubehandlede saker, sier Jacobsen.

Normalt lagres det rundt to millioner nye dokumenter årlig i utlendingsforvaltningens digitale dokumentarkiv. Slike dokumenter er ikke tilgjengelige i en form som gjør at andre etater enkelt kan benytte data til sin tjenesteproduksjon.

Laila E. Fimreite, seksjonssjef for IT-prosess og virksomhetsstøtte i digitaliseringsavdelingen, har sett hvordan det påvirker de ansattes arbeidsprosess.

– Det å gjenfinne informasjon er ikke så lett. Store fritekstsøk er ikke en god måte å finne dem igjen på.

Det er også et tungvint system å registrere informasjon i.

– Det er ingen saksbehandlere som synes det er gøy å sitte og punche gjennom ti saker der utfallet er gitt på forhånd, sier Jacobsen.

UNE: Vanskelig å jobbe med PDF-format

At dokumentene lagres i PDF-format, skyldes at det er det formatet arkivet bruker. Dokumentene skal til slutt ende opp i arkivet.

Det fungerer imidlertid ikke spesielt godt for ansatte og for brukerne, forklarer seniorrådgiver Bernt Skåra i Utlendingsnemnda.

Brukerne kan være folk som ikke kan norsk og som har lite kjennskap til norsk statsforvaltning.

– Våre vedtak nå er veldig teksttunge. Brukerne våre er avhengig av advokat for i det hele tatt å forstå hva resultatet er, sier Skåra.

PDF-formatet gjør også jobben tyngre for de ansatte i utlendingsforvaltningen, mener han.

– Internt i utlendingsforvaltningen ender vi opp med å produsere prosatekst i PDF-dokumenter til hverandre, sier Skåra.

Han mener at når en sak sendes fra én etat til den neste, bidrar PDF-formatet til at det gjøres dobbeltarbeid istedenfor at instans nummer to for eksempel kan kontrollere informasjonen som allerede er samlet inn.

– Det å kunne berike informasjonen er ikke mulig med et PDF-dokument. Da må man skrive vurderingene i et nytt dokument, og da får man et tidstap ved hver overlevering som igjen går ut over brukeren, sier Skåra.

– Aldrende og lite brukervennlig

Tilstanden for IT-systemporteføljen i det som kalles utlendingsforvaltningen, er beskrevet i en konseptvalgutredning (KVU), som er et samarbeid mellom Utlendingsdirektoratet og Utlendingsnemnda.

KVU-en kaller tilstanden for et samfunnsproblem og konkluderer med at utlendingsforvaltningen har:

• En aldrende systemportefølje.
• Manglende evne til digital deling av informasjon og lite brukervennlige tjenester.
• KVU-en sier også at problemene vil forverre seg over tid som følge av aldrende plattform og utdatert teknologi og vil på sikt kunne føre til uønskede hendelser.
• Systemene er heller ikke egnet for å ta vare på brukernes rett til personvern. Utlendingssaker inneholder opplysninger av svært sensitiv og privat karakter.

På et tidspunkt er det ifølge KVU-en overveiende sannsynlig at dagens situasjon blir uforsvarlig, slik at modernisering tvinges frem.

Også en ekstern rapport fra Gartner konkluderer med at den tekniske tilstanden på systemene er så dårlig at både arkitektur og underliggende teknologi bør erstattes. Problemene vil ifølge Gartner forverre seg over tid.

Har lappet på systemet

UDI og UNE har imidlertid foretatt en rekke moderniseringstiltak over flere år. Blant annet er prosessen med tildeling av statsborgerskap automatisert. Det innebærer at omtrent en tredjedel av statsborgerskapssakene blir gjennomført uten at noen av saksbehandlerne i UDI er involvert.

De øvrige statsborgerskapssakene går gjennom en delautomatisering hvor enkelte vilkår blir vurdert av automatiseringsløsningen.

Seksjonssjef Laila Fimreite mener det likevel er problematisk at delautomatiseringen bare er mulig ved hjelp av et system som er laget i tillegg til det eksisterende. De ansatte må forholde seg til to ulike systemer samtidig.

– Potensialet for helautomatisering er trolig langt større enn det vi har oppnådd. Hadde vi hatt mer strukturert data i utgangspunktet, hadde vi antagelig kunnet ha en langt høyere automatiseringsgrad, sier Fimreite.

Dette er den første i en serie artikler om utlendingsforvaltningens planer om modernisering av IT-porteføljen.