Lovte å holde munn om Atea-problemene: – Jeg angret virkelig på det løftet

Kommunen mener at Atea har misligholdt sin del av avtalen gjennom en rekke kritiske mangler. Allikevel lovet IT-sjef Bjørn Villa å holde munn om problemene.

– Jeg lovet at vår overtagelse av avtalen skulle skje uten uheldig oppmerksomhet for dere, men nå begynner jeg virkelig å angre på det løftet, skrev Villa i en e-post til selskapets daværende administrerende direktør, Michael Jacobs, da sikkerhets- og driftsproblemene med leverandøren for alvor begynte å vise seg i oktober 2020.

Atea avviser at de har gitt Trondheim kommune munnkurv. Se hele svaret fra Atea lengre ned i saken.

Ikke oppdatert på sju måneder

Bare noen timer tidligere hadde IT-sjefen i en av Norges aller største kommuner fått fingrene i en nedslående rapport som tegnet et dystert bilde av IT-sikkerheten i kommunen.

Digi har siden mai 2021 prøvd å få IT-sjef Bjørn Villa i tale om denne saken. Det var ikke før vi leverte en innsynsbegjæring i sakskomplekset i februar 2022 at vi fikk hull på saken.

Den omtalte rapporten fra Trend Micro viste at sikkerhetsløsningene fra kommunen ikke hadde blitt oppdatert på nesten sju måneder.

Det var imidlertid ikke den største utfordringen kommunen stod ovenfor. 13. november ble e-posten «Generell bekymring rundt drift og oppdatering av driftsplattform og klienter» sendt til kommunens kontaktpunkt i Atea.

I e-posten, signert en prosjektleder i IT-tjenesten, heter det at Atea hverken hadde holdt driftsplattformen eller klientene oppdatert på flere måneder.

Prioriteringslisten til Trondheim kommune innehold da 63 punkter, men den vokste seg stadig lengre.

Kritiske punkter

Kommunen trakk frem følgende punkter som ekstra kritikkverdige:

• Ønsker om enkle endringer på grupperegler (GPO) ble ikke implementert
• 1000 Windows 10 Pro-klienter kjørte med versjon 1803 som hadde utløpsdato i november 2019. Klientene var fortsatt i drift
• 668 Windows 10-klienter kjørte på ukjent versjon. Alle var i drift i nettet
• 1000 maskiner kjørte på Windows 10 Enterprise med versjon 1810. Hadde egentlig utløpsdato i november, men utløpsdatoen ble forlenget til mai 2021
• Oppdatering av nettverksdrivere lot vente på seg eller tok svært lang tid
• Virusprogramvaren på mange av klientene hang når den scannet
• Nettleseren Chrome var ikke oppdatert på klientene, og hadde flere kritiske sikkerhetshull

- Fortvilet situasjon

At IT-sjef Bjørn Villa i Trondheim kommune var oppgitt er derfor ikke så rart. Prosjektlederen skriver i oppsummeringen at kommunen opplevde at Atea mente de selv måtte prioritere hva som måtte tas først av alle de kritiske manglene.

Samtidig mente kommunen at dette var driftsoppgaver som Atea burde håndtert og prioritert forløpende.

Prosjektlederen skriver at IT-tjenesten føler de står i en fortvilet situasjon.

I oppsummeringen heter det at Trondheim kommune følte seg nedprioritert, og at de ikke blir møtt med nødvendig kapasitet når behovet melder seg.

Selv om avtalen var sagt opp, betalte kommunen fortsatt for IT-gigantens tjenester, og skulle gjøre det helt frem til januar 2022.

Uforholdsmessig tidsbruk

Selv om IT-tjenesten var langt fra fornøyd, anerkjente de at de Atea-ansatte de var i kontakt med stod på for å levere på målsetningene. Problemet var bare det at de hadde alt for få ressurser å spille på, mente kommunen.

Et annet problem prosjektlederen ser på med bekymring er all tiden de må bruke på å følge opp Atea og leveransene de betaler for. Han beskriver tidsbruken som «uforholdsmessig».

IT-tjenesten konstaterer at tiden de nå kaster bort, kunne brukt til å forberede overgangen til ny leverandør når driftsavtalen løp ut på tampen av 2021.

– Det vi ønsker er at Atea setter på nødvendig kapasitet og ressurser slik at man får gjennomført nødvendige oppdateringer innen de ulike områdene der man er på etterskudd innen rimelig kort tid, heter det i e-posten og oppsummeringen fra prosjektlederen i kommunen som er sendt til både IT-sjef Villa og kontakten i Atea.

Truer med å stoppe alt av innkjøp

Etter at Villa mottar oversikten fra prosjektlederen setter han seg ned lørdag kveld 14. november 2020 og skriver en e-post til selskapets daværende administrerende direktør, Michael Jacobs.

I e-posten tegnes et tydelig bilde av den anspente situasjonen mellom partene.

– Greit nok at driftsavtalen er over i oktober neste år, men å senke skuldrene så til de grader som Atea gjør nå, er ikke godt nok for oss. Om ikke dette tas tak i så bruker jeg mitt neste virkemiddel, skriver Villa og fortsetter:

– Det vil si å stoppe kjøp av PC-er til en god del millioner i andre kvartal 2021, og så vente på potensiell ny leverandør i fjerde kvartal, skriver Villa og fortsetter: – Beklager at jeg «spammer» deg, men vi er i en fortvilt situasjon - og Atea er ansvarlig for at vi har havnet i denne.

Villa sier til Digi at innkjøpsstoppen med IT-leverandøren aldri ble noe av. Det skyldes at prosessen med det ble for krevende, og det ville ikke fått effekt før mot slutten av kontraktsløpet.

– Det går kanskje inn under kategorien tom trussel. Tolk det som du vil. Kanskje det var et siste desperat forsøk på å få Atea til å forstå alvoret i denne saken, sier Trondheim-sjefen.

Bundet av etiske retningslinjer

Digi har stilt spørsmål til Atea om hvorfor det var viktig for dem at denne saken ikke ble omtalt, og om hvilket ansvar Atea mener at de at har som driftsleverandør. Vi har også spurt hvorfor de ikke prioriterte kontrakten mer under oppsigelsen.

I tillegg har vi spurt hva Atea gjorde for å bøte på problemene i Trondheim kommune.

Kommunikasjonsdirektør Christian Brosstad sier at Atea ikke ønsker å kommentere sine kundeforhold i media.

– Men det er viktig å få sagt at vi aldri har oppfordret kommunen til å ikke uttale seg. Saken du refererer til omhandler kun vår oppsigelse av avtalen hvor vi ble enige om timing og eventuelt hvordan dette skulle kommuniseres. Det er vanlig praksis mellom to avtaleparter, sier han.

Bjørn Villa sier til Digi at Trondheim kommune har noen egne etiske retningslinjer som dikterer hvordan de skal forholde seg til mediene. Han sier at retningslinjene gir dem føringer som gjør at de hverken kan fremsnakke eller snakke leverandørene ned.

IT-sjefen sier at problemene med Atea i avtaleperioden gjorde dette ekstra krevende.

– Vi hadde en etisk refleksjon som endte i dette løftet. Det gjorde vi av hensyn til de ansatte i Atea. Vi ønsker ikke selskapet noe vondt og ønsker jo at de skal gjøre det bra. Norsk IT-bransje er avhengige av et velfungerende marked, sier Villa til Digi.no.

Digi har vært i kontakt med tidligere administrerende direktør Michael Jacobs i Atea. Han ønsker ikke å kommentere saken og henviser til selskapets presseavdeling.