Milliarddryss gir unik mulighet til digitalisering i småkommuner

NORDFJORDEID (digi.no): – Kommunereformen er en anledning til å stille seg spørsmålet om det vi har er bra nok, eller om vi skal tenke nytt. Vi må få alt opp i lyset. Vi begynner med infrastruktur, vi må sørge for bredbånddekning til de områdene der folk skal bo. Vi skal kartlegge sonene der det ikke er internettdekning, vi skal kartlegge kommunale bygg og offentlige kontor. Vi skal også kartlegge systemene våre. Det er to ulike kommuner med dobbelt opp av de fleste system, sier Anne Ruth Botn Bjørlo. Hun er IKT-ansvarlig i Stad2020, en sammenslåing av kommunene Eid og Selje der også bygden Bryggja fra nåværende Vågsøy kommune blir med.

Fra 1. januar blir det en kommune med 10.000-11.000 innbyggere. Det blir halvannen times kjøring fra innerst til ytterst. Det er mange små bygder i tillegg til de største tettstedene Nordfjordeid og Selje, som ligger en times biltur fra hverandre. Det blir 700 årsverk fordelt på 900 ansatte.

– Krevende

For tiden blir det satset stort på digitalisering. Botn Bjørlo sier hennes inntrykk er at det blir gjort mye bra på området i hele landet, men det er krevende.

– En vanlig kommune sitter med 50 til 200 fagsystemer. I Eid kommune har vi kanskje mellom 50 og 100. I Selje er det noe tilsvarende. Vi må skaffe oss oversikt over hvilke avtaler som foreligger, for dette handler også om offentlige anskaffelser. Det er en kjempestor overgang.

– Vi ser at det er fagsystemer vi ikke vil bytte ut, men som vi heller vil ta i bruk større deler av. Vi har dobbelt opp av veldig mye når vi snakket om programvare. Vi blir ikke ferdig til 2020, men prioriterer det viktigste og tar det andre etter hvert.

Hun forteller at i arbeidsgruppen for Stad2020 er det tre personer som deler på en 100 prosent stilling med ansvar for digitalisering i alle sektorer.

Følger store pengesummer med

Eid og Selje får 26,5 millioner kroner i reformmidler til kommunesammenslåingen. Av dette er det budsjettert med 4,2 millioner kroner for å bygge opp og modernisere programvareløsninger rettet mot mest mulig digital kommunikasjon. Dette fordeler seg på grunnleggende programvare innen økonomi og regnskap, lønn og personal, turnussystem, post-, sak-, arkivsystem, helse og omsorg, administrasjonssystem for oppvekst, kommunale avgifter og eiendomsskatt, kart- og geodatasystem, velferdsteknologi, digital kommunikasjon (bilde-lyd) mellom avdelinger i kommunen, digital kommunikasjon med innbyggerne, samt innsyn i eigne data.

Til arbeidet er det også budsjettert med 1,6 millioner kroner i lønnsmidler fra reformmidlene.

Kostnadsbildet for digitalisering når 119 kommuner blir til 47, slik at det blir 356 kommuner totalt i Norge, er mildt sagt uoversiktlig. Det er søknadsmuligheter i alle retninger.

Statssekretær Paul Chaffey i Kommunal- og moderniseringsdepartementet sier at av reformmidlene på totalt cirka 2,5 milliarder kroner er 200 millioner øremerket infrastruktur.

– Kommunene står fritt til å disponere midlene, men inntrykket er at det meste av infrastrukturmidlene går til digitalisering, i tillegg til en del av de andre midlene. Det er ikke et mål å bruke mest mulig heller, men at løsningene skal bli mest mulig effektive. Det brukes nok en del penger på digitalisering nå, ikke bare på ny teknologi, men også på modernisering og oppdatering. Det skjer mye spennende over hele landet, sier han.

Chaffey er enig i at utgiftssiden er noe uoversiktlig.

– Vi har ikke prøvd oss på noe overslag for hvor mye vi bruker på digitalisering i forbindelse med kommunereformen. I tillegg er det endringer i inntektssystemet, slik at kommunene som slår seg sammen beholder sine tidligere tilskudd i 15 år. Noe av dette går nok også til digitaliering.

Han sier han har forståelse for at digitaliseringsløftet er utfordrende i småkommuner med små ressurser.

– Men det er jo også en viktig årsak til reformen, at vi skal skape større fagmiljøer. Det er nok dessuten slik at de små kan støtte seg på de store i denne prosessen.

Søknadsmuligheter på flere fagområder

Eid kommune søker i tillegg midler til avstandsoppfølging innen helse og omsorg gjennom helsedirektoratet. Her skal åtte-ni aktører dele 18,5 millioner kroner over tre år.

Og kommunen deltar i et pilotprosjekt med primærhelseteam, der 11 kommuner skal dele 55 millioner kroner over tre år. Pengene er bevilget av regjeringen over statsbudsjettet. Det er foreslått 10 millioner ekstra til digitalt pakkeforløp for pasienter med kronisk sykdom. Disse midlene kan gå til Eid kommune om søknaden innvilges.

Avstandsoppfølging handler om medisinsk oppfølging i hjemmet, pasienten kan gjøre målinger selv, for eksempel blodsukkermåling, man tar i bruk sensorteknologi og videodialog.

Pilotkommunen Sandefjord brukte til sammenlikning 20 av 40 millioner kroner i engangsstønaden til digitalisering. Summene indikerer noe av den omfattende ressursbruken.

– Vi må være attraktive

– Det er ikke lenge til 2020. Vi har tiden og veien. Vi burde vært kommet lenger, og helst skulle ting vært gjort i går. Vi har planer, men trenger innsikt for å gjøre gode valg. Vi støtter oss til en FoU-rapport fra PA Consulting der de går gjennom erfaringene fra kommunesammenslåinger i utlandet, i land som Danmark og Nederland.

– Man kan bli mørkeredd fordi det er så veldig omfattende. Men vi får klare råd for prioritering for hvordan vi skal jobbe. Vi finner ikke opp kruttet på nytt.

– Små kommuner har det samme ansvaret for å yte tjenester som store kommuner. Men de store har mye mer folk og midler. Så har vi dette med demografi. Det er store avstander. Dette handler også om at vi som en liten kommune må gjøre oss attraktiv slik at vi kan tilby de samme tjenestene som resten av Norge. Men det er ressurskrevende, pengene strekker ikke til, sier Botn Bjørlo.

Sammenslåingen av digitale systemer er en komplisert prosess. Eid og Selje er to ulike juridiske enheter. Kommunene vil være adskilt til regnskapet er gjort opp et stykke ut i 2020. De gamle systemene må være oppe og gå til regnskapet er gjort opp. Dermed må det kjøres parallelle løp.

Den IKT-ansvarlige i Stad2020 sier mindre kommuner i større grad enn store må tilpasse seg ferdige løsninger fra leverandør.

– Det er ikke så mange leverandører av fagsystemer. Små kommuner har ikke råd til skreddersydd programvare, vi må kjøpe det ferdig. Det vanskeliggjør integrasjon. Vi skal ha flyt av systemer som kan snakke sammen. Men kommunene gjør så godt vi kan innenfor de rammene vi har.

Får råd fra KS

Kommunenes Sentralforbund (KS) kjører et felles program for hele reformarbeidet. Mye av arbeidet er basert på konsulentrapporten fra PA Consulting fra august 2016.

Rapporten råder til å prioritere infrastruktur og støttesystemer. Ellers råder rapporten kommunene til å ha en god prosess for digital sammenslåing, styrt som et prosjekt. Den peker på at digital sammenslåing er en vesentlig kostnadspost ved en kommunesammenslåing.

Erfaringer fra utlandet og private virksomheter viser at kostnadene ved digital sammenslåing ofte undervurderes. Dette gjelder særlig datakonvertering. Rapporten sier videre at i prosessen for digital sammenslåing er det viktig å fokusere på oppgaver som er kritiske for forsvarlig tjenesteproduksjon i den nye kommunen.

– Vi følger KS sin strategi. De lager digitale verktøy vi kan bruke. Andre aktører er helsedirektoratet og direktoratet for e-helse. Det er veldig stort fokus på dette i helseområdet på grunn av velferdsteknologi.

Eid kommune åpnet i fjor helse- og omsorgssenteret Hogatunet, et hypermoderne bygg spekket med velferdsteknologi. Helseminister Bent Høie understreket behovet for å ta teknologien i bruk da han gjestet senteret. Teknologien må ikke bare være der og forbli ubrukt.

Må digitalisere folk

I bunnen for den digitale satsingen i Nordfjord ligger Nordfjordnett, en interkommunal satsing med nettverk, server og lagring. Nordfjordkommunene Vågsøy, Bremanger, Selje, Eid, Hornindal, Gloppen og Stryn - kalt N7 - samarbeider om nettet. Kommunereformen påvirker også dette systemet. Nordfjordnett vil bestå, men Vågsøy går sammen med Florø til Kinn, mens Hornindal går til Volda som er i et annet driftssamarbeid. Ingen vet sikkert hvordan det videre samarbeidet blir.

– Det er innovasjon på flere nivåer for å effektivisere tjenestene i Stad2020. Det handler om infrastruktur med bredband, vi må grave grøfter og bygge fibernett. Så er det en forutsetning at organisasjonen og menneskene er med. Vi har mange fagsystem, men samtidig mange manuelle rutiner. Vi har en jobb å gjøre med å digitalisere folket, vi må få folk til å ville og forstå, slik at de tar i bruk systemene. Du kan ikke kjøre Boble når du har Porsche. Først når vi har hevet kompetansen og forståelsen kan vi snakke om en digital transformasjon, mener Botn Bjørlo.

Der er motkrefter.

– Noen føler seg kanskje truet. De er redd for å bli overflødig, de frykter at teknologi skyver mennesker ut. Men vi gjør det for å bli bedre og trygge tjenestene. Menneskene må brukes der de trengs mest.

– Stor mulighet

Hallvard Hoen, spesialrådgiver i KS med ansvar for digitalisering, er fagansvarlig i forbindelse med FoU-rapporten. Han sier KS bidrar til at kommunene deler på erfaringer, slik at de som slår seg sammen kan gjøre det mest mulig effektivt.

– Digitaliseringen er absolutt en viktig bit av reformarbeidet, og også en av de største utfordringene. Det er en forutsetning for alt det andre. Dette er absolutt en stor mulighet for alle som slår seg sammen. Det er ikke rett frem, men man bør definitivt benytte muligheten til å gjøre endringer. Jeg føler at endringsviljen er der. Er prosessen god, vil endringsviljen være god.

Han sier de jobber med fellesløsninger, men at kommunene bestemmer:

– Vi jobber mot fellesløsninger for kommunal sektor vi ønsker at alle skal ta i bruk. Men det er opp til kommunene hvordan de skal slå seg sammen.

Det kan være en utfordring å smelte sammen IKT-kompetanse fra ulike miljøer.

– Tre småkommuner blir ikke nødvendigvis en stor. Det er ikke slik at de får en komplementær kompetanse, du får kanskje tre ganger den samme kompetansen. Men mye kompetanse vil være hos leverandøren.