Mistet IT-kontrakt, saksøkte Helse Vest IKT for ulovlig direkte anskaffelse

I store virksomheter med flere lokasjoner og kontorer, er det ikke uvanlig å ha flere IT-løsninger som brukes til omtrent samme oppgaver. Nå er trenden derimot sammenslåing og forenkling.

Så når en offentlig virksomhet vil gå fra fem konkurrerende systemer, til ett system fra én leverandør – kan den da droppe åpen anbudskonkurranse og utvide kontrakten med leverandøren av det mest utbredte systemet?

Ja, mente Helse Vest IKT.Nei, mente en av systemleverandørene som mistet kontrakten.

Saken endte i Bergen tingrett i august 2020.

Fra fem til ett laboratoriesystem

Helse Vest IKT (HVI) er et aksjeselskap eid av Helse Vest, og er oppdragsgiver i alle anskaffelser av IT-løsninger i Helse Vest. Helt siden starten i 2004 har strategien vært å lage felles IT-løsninger i regionen.

– Vi mener det er både tryggere for pasienten og mer kostnadseffektivt, sier administrerende direktør Ole Jørgen Kirkeluten i HVI.

Et felles laboratorieinformasjonssystem (LIS) er også en del av den strategien. I dag har regionen fem ulike LIS fra fire ulike leverandører. Det er både risikabelt og kostbart, mente HVI. Fem måtte reduseres til ett.

Valget sto mellom å anskaffe et nytt system, eller å utvide kontrakten for ett av systemene de allerede hadde. Etter en utredning, valgte man å utvide det mest utbredte systemet - Unilab - som allerede dekket om lag 70 prosent av porteføljen.

Vesentlig dyrere å gå til ny anskaffelse

Prisen for å utvide Alfasofts Unilab ble estimert til 26 millioner kroner, mot 140 millioner kroner for å anskaffe et nye felles regionalt LIS.

I tillegg kommer ekstraarbeidet med å lære opp fagfolk på laboratoriene i et helt nytt system.

– Det tar flere år å innføre regionale systemer, et enormt antall timer går med til opplæring og innføring om man skal innføre store nye regionale system, sier Kirkeluten.

HVI mente at skifte av leverandør ikke kunne gjøres av økonomiske og praktiske grunner.

De mente også at utvidelsen av kontrakten ikke ville være en endring som oversteg 50 prosent av den opprinnelige kontraktsverdien, dersom man tok med de utløste opsjonene .

Derfor var endringen innenfor regelverket i anskaffelsesforskriften.

Valgte å gå til sak

Software Point var en av leverandørene som dermed mistet en kunde. De leverte ifølge dommen om lag 5 prosent av verdien av den totale porteføljen.

Software Point valgte å trekke saken for retten.

De ba retten stoppe anskaffelsen, og tvinge Helse Vest IKT til å gå ut med en åpen tilbudskonkurranse.

Det kan det hende de angrer på i dag.

Dømt til å betale saksomkostninger

Kjennelsen fra Bergen tingrett konkluderte med at det er ingen grunn til å tro at andre leverandører en Alfasoft kunne ha vunnet en eventuell åpen tilbudskonkurranse.

Helse Vest IKT fikk fullt medhold og Software Point ble dømt til å betale saksomkostninger på nesten 700.000 kroner.

Kjennelsen konkluderer med at det var lagt frem tydelige beviser for at en systemkonsolidering var nødvendig, og for at kostnaden ved å innføre et helt nytt system ville være svært høy.

Utvidelsen av kontrakten med Alfasoft var derfor å anse som en «nødvendig tilleggsleveranse» mente retten. Retten kom frem til at skifte til en annen leverandør enn Alfasoft vil vært teknisk mulig, men ville ført til betydelige vanskeligheter eller vesentlige ekstrakostnader.

Det er første gang anskaffelsesforskriften § 28-1 c, som først ble tatt inn i forskriften i 2017, brukes i norsk rett.

Software Point ønsket ikke å uttale seg til digi.no om saken.