Norge først ut i nytt EU-system

Før kunne det ta flere dager, nå skjer innmeldingen på sekunder.

UDI, Sopra Steria og Computas har sørget for at det var nettopp Norge som sendte den første meldingen gjennom det ferske systemet SIS Recast.

Prosjektet ga ikke bare en nervepirrende leveranse-dag. Det har gitt nyttig erfaring med automatisering, testing og smidig arbeidsmetodikk, før Utlendingsdirektoratet (UDI) tar fatt på sitt milliardprosjekt for basismodernisering av fagsystemet.

Og ikke minst hvordan man kjører en oppdatering som tar timer, i et system der få minutter nedetid er kritisk.

Fri flyt av folk og varer, bortsett fra…

Schengen-avtalen skal sikre fri flyt av folk og varer mellom medlemslandene.

Men det er ikke alle folk eller kjøretøy som er velkomne i Schengen. Kriminelle på flukt, utlendinger uten lovlig opphold, eller kjøretøy som er ettersøkt vil myndighetene ha en måte å stanse.

Schengen Informasjonssystem, forkortet SIS, skal sammen med de andre løsningene i EU-satsingen Smart Borders, sikre nettopp det. På flyplassen kjører passkontrollen jevnlige søk, politiet finner etterlyste på tvers av grensene, og migrasjonsmyndigheter kan sikre at mennesker som ikke har lov til å oppholde seg i Schengen, reiser ut. I 2022 ble det gjort godt over 12 milliarder søk i løsningen.

Denne våren kom nok en sakstype til.

Endringer i utdatert kjempe

− Den korte versjonen er at personer som ikke lenger har lovlig opphold på en medlemsstats territorium, skal få et eget vedtak om utreiseplikt, sier Alexander Jensen, prosjektleder i UDI til Digi.

Den nye sakstypen må kunne meldes inn, endres og søkes opp i SIS. Det innebar ikke bare endringer i integrasjonen til SIS, men også i UDIs utdaterte saksbehandlingssystem.

I 2022 ble det klart at UDI ber om to milliarder til nytt fagsystem. IT-systemet er nemlig så tungvint at brukere printer ut vedlegg og sender i posten, og kritiske data lagres som PDF-er.

− Vi har jo en gammel relasjonsdatabase, men nå jobber vi med å bygge oss ut av den monolittiske strukturen der alt ligger i et stort cluster, til en mer domenebasert tilnærming, sier Jensen.

Alt som handler om SIS ble skåret ut av basen og lagt i en ny base. Men ny funksjonalitet måtte av rent praktiske årsaker, bygges inn i det eksisterende fagsystemet.

Men det var tidlig klart at innmeldingen til SIS måtte automatiseres. Det stilte noen uvante krav til direktoratet.

Automatisering krever datakvalitet

At saksbehandlere skulle huske å klikke på en knapp eller gjøre en ekstra oppgave for å få sendt meldingen, ble for sårbart, mente UDI.

Det måtte automatiseres.

– For å komme dit har vi jobbet mye med datakvalitet. Før var dataene tvetydige og vi brukte veldig mye tid på validering, sier Jensen.

De nye vedtakene måtte være bygget på strukturerte data, og enighet om hva begrepene innebærer.

– Det har grepet ganske dypt inn i generelle datastrukturer, sier Jensen.

Det blir også mindre spillerom igjen til saksbehandlerne, som opplever å «ikke få lov» til å gjøre sakene på sin foretrukne måte.

− Der har vi fortsatt litt læring igjen, sier Jensen.

Automatisering krever også at man tar høyde for ulike nyanser og varianter. For UDI har det betydd en mer smidig tilnærming, og test, test og test.

− Aldri brukt så mye tid på test

Til hver eneste brukerhistorie forklarte Jensen og kollegene ikke bare jussen og forretningsreglene, men foreslo tester som kunne kjøres.

− Det hadde vært helt håpløst å utsette alt til akseptansetest. Vi sprint-testet veldig, veldig, veldig mye, sier Jensen.

Med seg hadde han faste testere, og testere på deltid i de ulike fagområdene i UDI.

− Jeg fikk høre fra kolleger at de har aldri brukt så mye tid på test. Men så gikk det rimelig strøkent ut i produksjon, sier Jensen.

Den dagen føltes det som om alles øyne var rettet mot Norge.

Tok kopi av hele basen

Siden oppdateringen som måtte gjøres ville ta flere timer, måtte SIS tas ned sentralt. Ingen kunne se nye innmeldinger fra andre stater. For at brukerne hos politi og grensekontroll likevel skulle kunne slå opp i verktøyet, ble det tatt en kopi av hele databasen.

Samtidig ble nye meldinger lagt i kø, likevel måtte de teste at det gikk å sende meldinger inn i løsningen.

Løsningen ble en sperre på funksjonen som lytter etter nye meldinger.

En sperre som kun skulle slippe inn én dummy-melding.

Konsulenten fra Sopra Steria, prosjektleder, testleder, innføringsleder og databaseeksperter satt samlet og fulgte spent med.

− Teamet klarte å fikse feil som dukket opp der og da, forteller Jensen.

Etter noen tekniske utfordringer, og noen timer på overtid med statusmøter hver halvtime, var det på tide å åpne for den nye sakstypen.

− Så var det et vedtak fra Øst politidistrikt, som bare smatt inn og ble innmeldt, forteller Jensen.