Norsk kommune frir seg fra Microsoft: – Føles fantastisk

Larvik «klipper snora» til Officepakken i kommunens saks- og arkivsystem og sikter mot digital selvbestemmelse.

En teknologisk milepæl, mente daværende digitaliseringssjef og konstituert kommunalsjef Vilhelm Einen, som delte nyheten på LinkedIn rett før jul.

I 2026 blir kommunen uavhengig av både Microsoft og Google i saksbehandlingen, ifølge innlegget.

Det åpner for andre samhandlingsløsninger og ekte konkurranse, ifølge Einen som nå er over i en stilling som rådgiver i kommunedirektørens stab.

– Føles fantastisk

Ved å fjerne avhengigheten til de store amerikanske plattformene, rigger Larvik seg for en fremtid med valgfrihet og økt konkurranse.

– Fredag 21. november er en merkedag! Det var dagen da vi klipte snora til Officepakken i vårt sak- og arkivsystem. Vi er nå uavhengig av Microsoft og Google i vår saksbehandling, også innenfor plan, byggesak og geodata. Føles fantastisk, skriver Einen i sitt innlegg.

Han legger ikke skjul på at dette oppfattes som en strategisk seier for kommunen. Det kan være begynnelsen på noe større.

– Når vi får på plass ny EPJ (elektronisk pasientjournal) vil alle knytninger til kontorstøttesystem være borte. Konkurransen blir hard og reell og det kan også åpne for andre samhandlingsløsninger.

Kanskje de bør se til Danmark og Tyskland for å kutte båndene til amerikanske løsninger så langt det lar seg gjøre? spør Vilhelm Einen.

Millionbesparelser

Med rundt 3700 offentlig ansatte har programvarelisenser vært en tung post på Larvik-budsjettet.

Ved å utfordre Microsofts hegemoni og flytte kontorstøtten over til skybaserte og andre løsninger, venter kommunen nå store økonomiske gevinster.

– Det er i millionskala, årlig, svarer rådgiver Vilhelm Einen på spørsmål fra Digi om hvor mye kommunen sparer på lisenser ved å gjøre dette.

Stramme økonomiske rammer tvinger Larvik til å prioritere hardt. Minimering av lisenskostnader er et grep for å sikre økonomisk styring.

Slik ble det teknisk mulig

Bak den tekniske løsningen står IT-leverandøren Acos, som har implementert en tredjepartskomponent og utviklet funksjonalitet som fjerner behovet for eksterne tekstbehandlere i selve saksbehandlingsflyten.

Per Helge Refvik, direktør for dokumenthåndtering i Acos, forklarer at de har bygget en egen tekst-editor direkte inn i saksbehandlingsflaten for å gi kommunen et reelt alternativ.

Innholdet i dokumentene lagres i et rent tekstbasert format som HTML-elementer. Dette gjør det enkelt å gjenbruke informasjonen i saksbehandlingen, enten for å generere PDF-dokumenter eller for publisering på nett.

– Vi har laget en alternativ løsning til dokumentproduksjon, der de har en innebygd tekst-editor som jo har litt mindre funksjonalitet enn Microsoft Word og Google Docs, men som har nok til å kunne håndtere en viss andel av dokumentene som skal produseres, sier Refvik til Digi.

Selv om Larvik nå kutter Word, understreker Acos at de forblir teknologisk nøytrale. De støtter fortsatt kunder som ønsker å bruke Microsoft Office, Google Workspace eller som velger en «både og»-tilnærming for ulike brukergrupper.

Slutt på krav om Word

I flere tiår har saksbehandlere vært låst til Microsoft Word for å produsere dokumenter, men i Larvik er dette «ekteskapet» nå i ferd med å oppløses.

Magnus Dahl Mortensen, Larviks nye digitalsjef, forklarer at den integrerte løsningen fra Acos nå dekker nesten hele behovet for daglig tekstproduksjon.

– For 99 prosent av de brevene som går ut fra Larvik kommune, er det sannsynligvis en standardtekst som er veldig rettlinjet. Den kan nå produseres direkte i saksbehandlingssystemet uten å åpne Word eller Google Docs, sier Dahl Mortensen.

Denne utviklingen kommer ikke bare Larvik til gode. Per Helge Refvik i Acos bekrefter at funksjonaliteten er bredt tilgjengelig. – Dette går jo inn i Websak-hyllevaren, så det er jo tilgjengelig for alle våre kunder, sier han.

Siden leverandøren har over halvparten av de norske kommunene på kundelisten sin, betyr det at store deler av Kommune-Norge nå får muligheten til å vurdere lignende grep.

– Larvik er de første av våre kunder som kutter alle Word-lisensene for saksbehandlingsbrukere, bekrefter Refvik.

Veikart mot uavhengighet

Sammen med nyheten delte Einen en illustrasjon av et strategisk veikart mot full digital uavhengighet.

Målet er at kommunen skal stå fritt til å velge de beste løsningene uten å være låst til én enkelt leverandørs økosystem.

– Poenget er at vi ikke er gift med noen som helst. Når vi i 2026 får på plass ny elektronisk pasientjournal, vil den siste resten av kontorstøtte-knytningen forsvinne. Da blir konkurransen reell, sier Einen.

Som en del av sin beredskap og «exit-strategi» har kommunen allerede en egen Nextcloud-installasjon kjørende på lokale servere. I tillegg lagres det lokal sikkerhetskopi (on-premise backup) av alle data fra Google Workspace for å sikre robusthet dersom eksterne systemer skulle falle bort.

Digitalsjef Magnus Dahl Mortensen oppfordrer andre kommuner til å utforske handlingsrommet.

– Det finnes alternativer, og det er lov å utforske dem. Vi prøver å være agnostiske der vi kan velge selv, avslutter han.

Høster bred støtte

Utspillet på LinkedIn har vakt oppsikt i fagmiljøet med over hundre reaksjoner fra både offentlig og privat sektor. Blant dem som gratulerer er Bjørn Villa, direktør for teknologi og digitalisering i Helse Midt-Norge. Også flere på leverandørsiden applauderer prosjektet.

– Vi heier på dette, særlig innen plan, byggesak og geodata, skriver Leif Arne Brandsæter, CEO i Norkart i en kommentar under innlegget.

Reaksjonene tyder på at Larviks grep blir sett på som et viktig signal om at digital suverenitet og uavhengighet faktisk lar seg realisere i praksis. Kommunesamarbeidet DigiViken, som representerer 51 kommuner og fylkeskommuner, varsler nå at de vil kontakte Larvik for å lære av prosessen.