Norske byråkrater sliter med å logge seg inn på Sharepoint

IT-direktoratet Difi benytter seg av kontorpakken Office 365 fra Microsoft. De har et abonnement der Sharepoint følger med på lasset.

Direktoratet ønsker å bruke det inkluderte produktet som verktøy for samhandling både internt og mot eksterne brukere.

I arbeidet med å etablere statens nye arbeidsgiverråd har de for eksempel opprettet et eget Sharepoint-rom for 15 ledere fra ulike departement, etater og annen virksomhet.

Klarer ikke å logge seg inn

Problemet er at rådets medlemmer i «svært varierende grad» klarer å komme seg inn.

For mange fungerer nemlig ikke lenken de får tilsendt på epost, som er ment å gi adgang til det digitale verktøyet.

Det skyldes at mottakerne enten ikke har jobbmail som er Microsoft-federert, at tilgangen blir blokkert av brannmur eller på grunn av brukerfeil.

Dette fremgår av brev fra en av Difis førstekonsulenter som digi.no har skaffet til veie.

Vedkommende henvender seg til Departementenes servicessenter (DSS) i håp om å kartlegge eller skaffe seg en oversikt over hvilke etater som har Office 365.

Jobber med å løse floken

Betyr dette at adgang til nevnte SharePoint-rom krever at brukerne har Microsoft Office 365?

– Ja, brukerne må ha en Office 365-konto eller Microsoft LiveID for å kunne logge seg inn.

Det bekrefter Difis pressekontakt Sol Daler Stafsnes overfor digi.no.

De berørte ansatte vet ikke alltid om virksomheten har denne kontorpakken, eller hvordan de skal opprette en slik ID-konto, sier hun og fortsetter.

– Microsoft har annonsert at de vil komme med en forenklet løsning som gir pålogging for flere/alle ID-er. Dette er ikke verre enn at vi har støtt på noen praktiske utfordringer i startfasen, når så mange virksomheter skal knyttes opp til det samme rommet. Disse jobber vi altså med å løse – ref. eposten til DSS.

Ellers er det direktoratets erfaring at når de først har fått brukerne inn i rommet, så fungerer løsningen utmerket som en felles kommunikasjonsplattform.

Difi har ansvar for IT-standarder i offentlig sektor, inkludert prinsippet om interoperabilitet – altså at datasystemer skal kunne snakke sammen.

Sektorielle utfordringer

Vi spør om det ikke er litt underlig at forvaltningen skal ha ulike datasystemer, som tilsynelatende ikke snakker med hverandre.

– Dette er mye mer komplekst enn vi kan få beskrevet her. Difi benytter Microsoft og Office 365, som er de facto bransjestandard på kontorstøtteapplikasjoner. De aller fleste virksomheter har tilgang på Office 365, eller kan/vil få det.

Ifølge Stafsnes er det likefullt et omfattende arbeid å bli klar for, og ta i bruk, skytjenester som Office 365. Hun påpeker at de forskjellige virksomhetene også kan ha sine egne sektorielle utfordringer i forbindelse med dette.

– Vi har valgt en løsning som tilfredsstiller våre krav til sikkerhet, er fremtidsrettet og samtidig har et stort potensiale for både forenklet samarbeid, og ivaretatt sikkerhet. Andre løsninger kan være åpnere, men vil over tid gi andre utfordringer på bl.a. brukerhåndtering, sikkerhet og funksjonalitet. I tilfellet Sharepoint som du viser til her er det såpass lite komplisert at det er snakk om at personer skal ha tilgang til et samhandlingsverktøy.

Mer generelt og overordnet er det slik at offentlig forvaltning er mangfoldig med ulike behov for datasystemer, utdyper pressekontakten.

– For å gjøre det enklere å utveksle informasjon mellom disse systemene jobber Difi med å forenkle utveksling av dokumenter mellom offentlige virksomheter, dels gjennom etablering av integrasjonspunkt (se Difi-rapport 2015:3) og dels ved at vi jobber med å få på plass en referansearkitektur for meldingsutveksling basert på EUs byggekloss CEF e-delivery, forteller Stafsnes.

I tillegg jobbes det også med å forenkle utveksling av data gjennom Skate-tiltaket «Etablering av rammeverk for informasjonsforvaltning og etablering av datakatalog».

En moderne nettleser er nok

Ifølge Microsoft Norge er det fullt mulig å være bruker av et Sharepoint-rom også for brukere som ikke selv har egne Microsoft-produkter.

Det holder med en moderne nettleser. Microsoft oppgir selv at det er støtte for eksempelvis Chrome, Firefox, Safari eller deres egne alternativer Edge og Internet Explorer.

De som ikke har Microsoft-produkter (som Windows og Office) kan også samhandle på innhold i slike rom. Alternativet til bruk av lokalt installert programvare er nettjenesten Office Online, som altså kan benyttes for å redigere dokumenter rett i nettleseren.

Avhengig av om kunden har Sharepoint Online eller Sharepoint 2016 installert i eget datarom, så er det litt ulik praksis for ekstern deltakelse i et samhandlingsrom.

Har man egen Sharepoint-server er det opp til kunden å selve legge opp til deling med eksterne brukere. Det skal være mulig gjennom konfigurasjon.

Har man derimot Sharepoint Online, som er en del av Office 365, så vil brukere utenfor organisasjonen kunne dekkes av en såkalt partner access-lisens. En slik er ment å dekke brukere som ikke har Office 365, får digi.no opplyst.