Nytt forsøk kan revolusjonere måten vi tar vare på beslutninger for fremtiden

Når Sjøfartsdirektoratet skal automatisere prosessene for sertifikatutstedelse, støter de raskt på krav om å tvinge de automatiserte beslutningene inn i dokumenter og gammeldagse arkiv-rammeverk.

Dagens regelverk krever nemlig at all informasjon inn og ut av en offentlig virksomhet skal arkiveres i en Noark-løsning.

– Vi lever med et regelverk som er fullstendig utdatert, og ikke laget for denne type samhandling i det hele tatt, sier Marthe Rosenvinge, prosjektleder i Arkivverkets regulatoriske sandkasse til Digi.no.

I et helt ferskt prosjekt i Arkiverkets regulatoriske sandkasse, skal Sjøfartsdirektoratet få hjelp til å ivareta intensjonene i arkiv-regelverket, uten å tvinge moderne beslutningsprosesser inn i arkaiske formater.

Forsøket kan revolusjonere måten offentlig forvaltning arkiverer beslutninger.

Brev inn, brev ut

Tradisjonelt har saksbehandling i offentlig forvaltning blitt gjort gjennom brev inn og brev ut, skjemaer, PDFer og e-poster. Det er denne kommunikasjonen dagens arkiv-regelverk er tilpasset. Informasjonen lagres som filer med ustrukturerte data, koblet til metadata.

Men behandlingen av en søknad kan gi få andre spor enn et par nye linjer i en database, og et vedtak kan være tatt av beslutningstrær kodet inn i et fagsystem.

Så hvordan kan man gjenskape input og output, og sammenhengen mellom dem? Og hvordan kan kravet i offentlighetsloven om innsyn ivaretas i datadrevet og automatisert saksbehandling?

– Så vanskelig er regelverket i dag, at samhandlingshendelser i et fagsystem må tvinges ut i en PDF, som så arkiveres, sier Rosenvinge.

Da risikerer man å gjøre strukturerte data om til ustrukturerte data, og miste verdifulle sammenhenger. Risikoen for at beslutninger overhodet ikke blir arkivert, er også høy.

Innebygd arkiv

Sjøfartsdirektoratet har vært igjennom omfattende endringsprosesser, og automatiserer nå flere prosesser.

Et nytt fagsystem skal kunne automatisere både veiledning og sertifikatutstedelse, blant annet gjennom bruk av kunstig intelligens. Det er viktig for Sjøfartsdirektoratet at riktig dokumentasjon, både innkommende, og utgående, blir sikret sammen med prosessen og reglene i systemet, slik at det er mulig å etterprøve prosessen og få innsyn i beslutninger.

Det kan kreve helt nye tilnærminger.

– Vi skal å se på intensjonen i regelverket, og ikke henge oss så mye opp i enkeltdetaljer, paragrafer og krav, sier Rosenvinge og utdyper:

– Hvis vi prøver å se litt mer åpent på hva vi skal legge i de ulike begrepene, som dokument og datasett, og hvor mye av reglene som må med for å dokumentere det som har skjedd, så kan vi få til mye mer effektive prosesser, mye mer komplette arkiv, og vesentlig bedre datakvalitet, sier Rosenvinge.

Manglende arkivering er nemlig et av de største problemene Arkivverket prøver å løse gjennom satsingen på innebygd arkivering.

Etterprøvbare beslutninger

Når arkiveringen uteblir, mister vi også muligheten til å kunne gå en beslutning etter i sømmene, og finne ut hva som egentlig skjedde.

– Det er jo spesielt viktig når staten Norge utøver en eller annen form for makt overfor en person, sier Rosenvinge.

At man kan nøste opp i og finne ut hva som skjedde i for eksempel en barnevernssak, kan være avgjørende for enkeltpersoner.

– Det er kanskje aller viktigst for de som ikke har de beste forutsetningene for å lykkes i et A4-samfunn, det er de som trenger at vi er etterrettelige i de beslutningene vi tar. Det er de som trenger arkivene mest, sier Rosenvinge.

Lesbar kode

Dersom automatiske beslutninger skal arkiveres på en måte som sikrer etterprøvbarhet, må forretningsregler som er kodet inn i fagsystemet, være lette å lese.

Kodelinjer som blir en del av arkiverte beslutninger, må kunne leses av både mennesker og maskiner, også om hundre år.

– IT-folk har jo alltid vært opptatt av dette med lesbar kode, men det blir enda viktigere når du tenker på at koden kan bli det som gjør en beslutning etterprøvbar, sier Rosenvinge.

En annen utfordring blir å finne riktig balanse mellom for mye og for lite data. For lite informasjon kan gjøre det vanskelig å spore en beslutning, for mye kan gjøre at man drukner i data.

Digitaliseringsdirektoratet som også er med i prosjektet, har ansvar for e-innsyn. De er opptatt av at det ikke lages unødvendig mange registreringer.

– Om du skal vise hva som har skjedd, hjelper det ikke at du har en enorm mengde datapunkter dersom de ikke viser hva som skjedde i prosessen, sier Rosenvinge og utdyper:

– Informasjonen må fremstilles på en måte som gir et bilde av metadataene, og gjør det mulig å finne frem til relevante elementer som programkode og API-er, sier Rosenvinge.

– Håper vi går skikkelig på trynet

Selv om forvaltningen har jobbet med automatiske saksbehandlingsprosesser i en årrekke, er det første gang problemstillingene om det arkivfaglige gås skikkelig opp.

Det er mange ubesvarte spørsmål, og det er for tidlig å si når piloten begynner på det praktiske arbeidet, selv om tentativ oppstart er mellom mai og august i år.

– Jeg håper vi går skikkelig på trynet og gjør noen feil i starten, før vi prøver og prøver igjen, tester og piloterer til vi finner en måte å dokumentere de automatiske prosessene på som er god nok til å deles med resten av forvaltningen og gjenbrukes av flere, sier Rosenvinge.