Oslo kommune: – Vi er blitt en melkeku for IT-næringen

OSLO RÅDHUS: – Vi har ganske mye bra teknologi, men klarer ikke å nyttiggjøre oss av den. Jeg mistenker at det er sånn også i staten og resten av kommunene.

Det sier finansbyråd Robert Steen (Ap) til digi.no. Oslo kommune bruker 1,5 milliarder kroner på IKT hvert år. Synet hans er at mange av pengene blir sløst vekk på gamle løsninger.

– Vi er blitt en melkeku for IKT-næringen. Mye er spagettikode som blir vedlikeholdt av en variabel leverandørindustri med mange små aktører. Altfor lite av disse midlene går til ny utvikling. Det burde vært omvendt, sier Steen.

Skal gjøre mer selv

Det er ifølge ham mye teknisk gjeld og systemer som ikke har blitt ivaretatt på en ordentlig måte.

– Her tror jeg man har gjort en stor feil. Det viser også forskjellen i politisk tenkning mellom Høyre og Arbeiderpartiet. Høyre mener at dette skal gjøres av privat sektor og leverandørindustrien, så skal offentlig sektor være innkjøper fordi IT ikke er kjernekompetanse.

– Jeg mener vi må tenke motsatt. IT blir en del av kjernevirksomheten vår framover. Det er viktig å beholde kontrollen over kjernevirksomheten, ikke minst av personvernhensyn. Hvis vi ikke klarer å være med å utvikle teknologi på en aktiv måte, så vil offentlig sektor miste sin relevans overfor innbyggerne.

Det å bygge denne kompetansen internt i offentlig sektor er kanskje det viktigste vi gjør, sier han.

Oslo kommune har utviklet nye digitale løsninger i mange år. Steen hevder at prosessen som nå er satt igang er mye mer omfattende enn tidligere, og at innbyggernes behov skal settes i fokus.

At de styrker teknologikompetansen vil likevel ikke si at kommunen skal utvikle alle nye løsninger internt. – Vi er helt avhengig av å spille på lag med næringsliv, akademia og andre offentlige aktører for å utnytte synergier på tvers, og ikke minst for å få fart på moderniseringen, sier Robert Steen.

Teknologioptimist

Finansbyråden har satt av rikelig med tid når han tar imot digi.no på sitt 50 kvadratmeter store kontor i et av rådhus-tårnene.

Nå skal han fortelle oss hva de har gjort, hvor langt de er kommet og veien framover, siden de i fjor fikk vedtatt det første rødgrønne Oslo-budsjettet etter 19 års sammenhengende borgerlig styre.

Steen vedgår at han er teknologioptimist. Det er bare et par år siden han forlot direktørjobben i Schibsted, der han var med å gjøre rubrikktjenesten Finn.no til en internasjonal suksess.

Nå er målet å tilpasse kommunenes tjenester bedre til innbyggerne. Gjennom bruk av ny teknologi kan mye automatiseres. Alt fra tildeling av barnehageplass til sykehjemstilbud og kollektivtransport.

– Dette kan innebærer at du slipper å sende søknader, at en førerløs buss plukker deg opp der du er registrert på GPS når du ønsker transport, og at aktivitetstilbud til eldre skreddersys behovet til den enkelte.

I tur og orden snakker han om digitale sensorer som kan måle pasienters helsetilstand, roboter og Watson-løsninger som kan stille mer korrekte diagnoser enn noe menneske kan håpe på. Førerløse biler og busser. Nettbasert undervisning. Gamle forretningsmodeller som raskt kan gå i stykker.

– De fleste ledere i offentlig sektor vet at digital modenhet og forståelse for hva teknologien gjør oss i stand til, er det viktigste. Ikke teknologien per se. Den er først og fremst en driver for et løsningsrom.

I Oslo har han observert at politikerne har arbeidet med IKT og kostnadsspørsmål i lang tid. Hans syn er at «pengene og prosjektene har vært for fragmentert».

– Det har vært lite overordnede strategier og planer for utviklingen av den digitale transformasjonen i Oslo kommune og offentlig sektor. Det har handlet om å sette strøm på gamle papirskjema, og vi bruker pengene på en lite effektiv måte. Det er veldig dyrt.

Joda, det har de siste årene kommet til flere veiledende dialogbokser, og mer effektive måter å sende inn byggesaker på, men ting blir bare litt mer effektive enn før. Det går for sakte.

Bruker ikke Digipost

Statens satsing på «sikker digital postkasse», for de fleste kjent som alternativene Digipost eller E-boks, er symptomatisk for en utvikling Steen ikke liker.

Han har allerede de kommunikasjonskanalene han trenger, som han sier, og ser ingen grunn til å registrere seg der.

– Noen av utfordringene til sånne prosjekter er at man ikke har vurdert hva innbyggerne reelt har bruk for. «Vi ser at vi sender mye papirpost, ergo skal vi lage en løsning for å sende det digitalt med porto». I min verden er det en begrenset måte å digitalisere på.

SvarUT som kommunene bruker aktivt har han derimot sans for. Alle varsler om den omstridte nye eiendomsskatten i byen er gått ut der – og langt mer treffsikkert enn Digipost noen gang kommer til å bli, hevder Steen.

– I utkast til kommuneplan i Oslo sendte vi dessuten SMS til 500.000 innbyggere med lenke til kommuneplan i tekstmeldingen. Brukerne orker ikke å forholde seg til mange kanaler. Egentlig ønsker du deg bare én. Det var også hele grunnlaget for at Finn.no ble en suksess – det var markedsplassen der alle selgerne møtte kjøperne. En tilsynelatende konkurranse i Staten om hvem som skal være den digitale kanalen er ikke noe som legges opp for å gjøre det best for innbyggerne.

Varsler ny kultur og struktur

«Alt som kan digitaliseres, skal digitaliseres». Det er liksom blitt et utsagn uavhengig av politisk farge. Men når man sier det sier man implisitt at man skal fortsette som før, men med en eller annen digital komponent. Det viser at man ikke har forstått utfordringene, hevder han.

– Det offentlige skal bli en proaktiv leverandør av tjenester, i stedet for en reaktiv behandler av søknader.

Steen og byrådet har valgt å møte det de hevder er manglende forståelse for omstilling med utvikling av et såkalt målbilde. Det er en visjon for hvordan de tenker seg at tjenestene skal bli levert i framtiden.

Målbildet spres til 90 toppledere og 3 000 mellomledere i kommunen, som et verktøy for å kunne trekke i samme retning, og for å skape forståelse for hvorfor endringer er nødvendig.

– Forhåpentligvis skal det lede fram til forståelse for hvorfor vi skal forandre oss. Dette vil kreve kultur- og strukturendringer. Dagens sektortankegang og forvaltningsnivåer vil bli utfordret.

Origo

Prosjektet som er døpt Origo kommer ifølge Steen til å være avgjørende for om planene lykkes. Utviklingen av en ny tjenesteplattform som følger innbyggerne hele livet, er et av elementene her. Andre går på elementer som personvern og sikkerhet, drift av infrastruktur og bevegelse vekk fra produktorientering til innbyggerorientering.

Organisering og arbeid med digital modenhet hører også inn under prosjektet, som er lagt til finansavdelingen Steen styrer.

Styringsgruppen for prosjektet ledes av byrådsleder Raymond Johansen. Slik er ansvaret for digitalisering i hovedstaden løftet helt til topps.

– Utfordringen i Oslo til nå er at vi har prøvd å vaske trappa nedenfra og opp. Trapper vaskes som alle vet mest effektivt ved å begynne på toppen. Vi snakker om en transformasjon for hele Oslo kommune. Da er du nødt til å ha den øverste lederen på toppen.

Endringsagenter

Det er etablert en mengde underprosjekter i Origo-planen. Her nevner Steen Origo:Folk som noe av det mest spennende.

Såkalte endringsagenter er utpekt i alle kommunens rundt 50 offentlige virksomheter. I sommer holdt de første samling. Disse skal bidra til bedre samarbeid på tvers, deling og nedbryting av siloer.

– Endringsagentene begynner å jobbe som et nettverk for hvordan bruke digital teknologi til å endre måten de jobber på.

Unge digitale hoder

Kommunen skal få drahjelp fra såkalte DUF-er; digitale unge folk. Disse skal kobles mot 90 «vanlige voksne kommunale ledere», såkalte VVK-er.

Steen forteller at de henter inn unge digitale hoder fra gründermiljøer, universiteter, høyskoler og andre virksomheter. Disse skal være samtalepartnere med kommunale ledere og dele av sine erfaringer og bidra til at digitaliseringen går på skinner.

– Det kan våre unge mennesker fra ulike andre organisasjoner som har kommet lenger enn oss. Blant annet media, bank, telekom og så videre. Det er områder der vi ser etter DUF-er.

Omstilling, ikke færre arbeidsplasser

Han kaller den digitale transformasjonen for den største utfordringen offentlig sektor noensinne har stått overfor.

Mange må innstille seg på nye arbeidsoppgaver i årene som kommer. Effektivisering og bortfall av manuelle oppgaver skal likevel ikke utløse nedbemanning.

– Oslo kommune er i en veldig heldig situasjon. Vi er en vekstkommune. Dagens 670.000 innbyggere skal bli 900.000 innen år 2040. Det er en luksussituasjon når vi skal effektivisere gjennom digital teknologi. Blir det en omstilling for saksbehandlere? Definitivt. Men det handler også om omplassering, re-læring eller omlæring. Vi skal klare å gjøre kalde administrative hender om til varme omsorgshender, sier Robert Steen.

Ansetter flere teknologer

Byrådet varslet i fjor en klar ambisjon om å redusere på konsulentbruken. Oslo kommune skulle ansatte flere teknologer og utviklere.

Dette er planer som blant annet Abelia og IKT-Norge har uttalt seg skeptiske til.

Hvor mange årsverk endringene vil medføre er mindre klart.

– Nær sagt alle de 53 000 ansatte skal på en eller annen måte jobbe med digitalisering for at vi skal lykkes med transformasjonen. Digitalisering er et lederansvar, og det handler om virksomhetsutvikling, ikke bare IT-løsninger. IKT, digitalisering og virksomhetsutvikling smelter sammen, og vi kan ikke plassere ansatte i ulike kategorier lenger, sier finansbyråd Robert Steen.

– Vi skal ikke overta leverandørindustriens rolle som sådan, men må bygge kjernekompetansen som skal til internt for at vi skal kunne ivareta oppgavene våre.

Virtuelle nøkler

Steen er av den oppfatning at hvis du ikke er litt flau over produktet du lanserer, så har du antakelig vært for treg med å lansere.

Samtidig erkjenner han at det er utfordrende å skape aksept for en slik kultur i kommunen. Reisen fremover kan ifølge ham sammenlignes med å sette ny kurs for en elefant eller et hangarskip.

Digitale nøkler er blant nyvinningene på tjenestefronten, som nå sparkes i gang. Oslonøkkelen er etter en ide og konsept spilt inn fra innbyggerne selv. Det er satt av 3 millioner kroner til dette.

Finansbyråden nevner de mye omtalte problemene med søppeltømming, som lenge preget byen. Han mener én av årsakene var de mange titusener av fysiske nøkler til portrom, sykehus og skoler.

– Med Oslonøkkelen blir fysiske nøkler gjort om til virtuelle nøkler. Den samme teknologien bør også kunne brukes som adgangskort til svømmehallen eller Deichmanske bibliotek, sier han.

Elektronisk dialog mellom barnehager og foreldre er et annet eksempel på digital tjenesteutvikling. Om det ikke allerede er på plass, skal det ikke være mange ukene unna.

– Det er en stegvis prosess hvor det skjer ting hele tiden. Men vi må få opp farten og gjøre det mer synlig, sier han om arbeidet med nye innbyggertjenester.