Oslo-skolene har innført elektronisk arkiv. Uten adgang for lærerne

Alle de mer enn 180 skolene i Oslo har fått innført det elektroniske saks- og arkivsystemet Websak fra Acos. Det betyr at det ikke lenger dannes nye papirarkiv på skolene.

Dette markerer også en slutt på å legge noe i fysiske mapper. Skolenes gamle papirarkiver vil eksistere inntil dokumentene er avlevert til byarkivet.

Ikke for lærere

Digitaliseringen bringer med seg noen opplagte fordeler, men overgangen blir også møtt med frustrasjon ute hos skolene.

– Ny arkivløsning skulle egentlig, så vidt jeg forstår, snakke med det forsinkede (skoleadministrative) datasystemet. Alt som er unntatt offentlighet, som sakkyndiges vurderinger, som tidligere lå i analoge arkiver, skulle inn i systemet. Lærerne skulle få adgang til å lese det de trenger å få lest.

Vi har valgt å anonymisere stemmen. La oss kalle ham «Fredrik». Han jobber i skoleledelsen ved en av Oslos videregående skoler.

Noe av frustrasjonen skyldes antakelig at lærerne ikke har adgang til det nye elektroniske arkivsystemet. Det er forbeholdt de som jobber administrativt.

Papir-frustrasjon

«Fredrik» sier at han først og fremst er forvirret. Han savner vesentlig funksjonalitet etter innføringen av Websak.

– Hvis noe skal inn i det systemet, for eksempel hvis elever skal søke om noe som skal inn i elevmappene deres, så må det skrives på papir. Det er bedømt at det ikke er sikkert nok at vi legger dette inn. Det må sendes på papir til etaten. De skanner det inn og så får vi det tildelt tilbake gjennom det elektroniske systemet, men det kan ta over en uke, forteller han.

En strøm av papirdokumenter blir nå sendt inn til et sentralt postmottak, det er riktig. Utdanningsetaten kjenner seg likevel ikke igjen i virkelighetsbeskrivelsen.

– Nei, det har ikke noe med sikkerhet å gjøre, men postmottak og arkivering er samlet på et sted for å spare tid og ivareta krav til korrekt arkivering, sier IKT-direktør Bjørn Marthinsen.

Han understreker at det også er mulig å sende inn opplysninger via epost, såfremt det ikke er personsensitiv informasjon.

Sakkyndiges vurderinger kan for eksempel være at en elev har dysleksi, og trenger tilpasset opplæring. Etaten bekrefter at slike vurderinger ikke skal sendes med epost.

Valgte å skåne lærerne

Sakkyndige vurderinger blir produsert i PPT (Pedagogisk-psykologisk tjeneste) sitt fagsystem og ekspederes videre via SvarUT-tjenesten, det er ikke mulig å bruke epost for å formidle dette, får vi oppgitt.

Slikt må enten sendes inn per papirbrev, eller elektronisk via SvarInn-løsningen, som altså er det digitale alternativet.

– For å skjerme lærerne fra administrative oppgaver har vi gjort den vurderingen at de ikke skal behøve å måtte forholde seg til enda et datasystem. De jobber også lite administrativt, forteller Marthinsen i Utdanningsetaten.

Forsinkelsene med innføring av nytt skoleadministrativt system, som digi.no har omtalt i en rekke saker tidligere, ser ut til å spille en rolle.

– Lærere som bidrar med noe som skal føres inn på en elev- eller personalmappe, må inntil videre få bistand fra en kollega med Websak-adgang på skolen. Nå holder vi på med å skifte ut det gamle skoleadministrative systemet, og da vil de får flere muligheter, sier IKT-direktøren.

Lærere som bidrar til noe som skal føres inn på en elev- eller personalmappe, må inntil videre få bistand fra en kollega med Websak-adgang på skolen.

– Noen opplever nok det som litt tungvint, medgir Marthinsen.

2-3 skannere

Ved innføring av det nye saks-/arkivsystemet fra høsten 2018 ble alle oppgaver knyttet til postmottak flyttet fra skolene til et sentralt postmottak.

Det er hos etaten på Helsfyr i Oslo at brevene blir åpnet, skannet og lagt inn i den nye arkivløsningen for videre digital fordeling til rett mottaker.

– Papirdokumenter blir oppbevart i tre måneder før makulering. Nå er det det innskannede dokumentet som er arkivoriginalen. Det dannes ikke lenger arkiv ute hos skolene, forteller IKT-direktør Bjørn Marthinsen.

Når skolene mottar brev direkte, må disse videresendes med postgang til det sentrale mottaket i Grensesvingen for digitalisering.

Vår kilde «Fredrik» har hørt at 6 personer sitter der og skanner inn papirdokumenter på heltid. Utdanningsetaten tilbakeviser at det dreier seg om så mange.

– Vi har kun to skannere. Normalt tar det en time å skanne dagens post. Det ville ha vært meningsløst å ha seks personer til å gjøre den jobben. Riktignok har vi én ekstra skanner, men den er for å ta unna topper, sier Marthinsen.

Papirbunken kan overstige 1000 sider – har ekstra bemanning

Etter en utrulling i etapper fikk de siste Oslo-skolene digitalt arkiv i mars 2019.

Allerede nå ser IKT-direktøren positive effekter, som at skolene sparer tid på å overlate postmottak og arkivering til etaten.

– Vi ser at mengden papirpost går ned som følge av at vi har innført elektroniske systemer, selv om noen offentlige institusjoner fortsatt sender post på papir.

Det innebærer skanning og håndtering av en god del brevpost til det sentrale mottaket.

– I forbindelse med overgangen til elektronisk sak- og arkivsystem har vi ekstra bemanning på arkivet vårt for å bistå skolene med nye rutiner, sier Bjørn Marthinsen i Utdanningsetaten.

Hvor mye papir de mottar for skanning hver dag, varierer fra 2-300 sider hver dag til over 1000 sider ved perioder med mer ekstraordinær pågang, ifølge ham.

– Mer interessant er det å se nedgangen i postforsendelser. Det meste ble skapt internt mellom skolene og oss i Utdanningsetaten, men der går dokumentene nå elektronisk, fortsetter direktøren.

– Pussig og dumt hvis det varer

Tilbake til «Fredrik» fra skoleledelsen ved en videregående skole i Oslo. Han peker på både fordeler og opplevde hindre, som følge av ny elektronisk arkivløsning.

– Noe av dette oppleves som pussig. Men jeg ser bare en flik av dette. Det vil være dumt hvis dette varer i flere år, sier han.

«Fredrik» synes også det er vanskelig å skille mellom hvilke opplysninger som kommer inn på epost, og hva som dukker opp i elektronisk arkivløsning.

– Det positive er at det er blitt lettere å finne informasjon ved å kunne søke i personal- og elevmapper. Mot slutten av skoleåret har jeg sett at det letter en del ting, men det er samtidig en veldig sendrektig prosess. Hvis man må gjøre noe som haster, og det må man ofte i skolen, så tar det fryktelig lang tid. Det er også lite opplæring, mener han.

Ansatte i Oslo-skolen fikk tilbud om 2 halvdagskurs på til sammen seks timer for opplæring i det nye sak- og arkivsystemet Websak. Men i tillegg er det utdannet superbrukere og Websak-ansvarlige som kan bistå på hver skole. Utdanningsetaten sier at de også tilbyr kurs for de som trenger mer opplæring.

Ulike rutiner

– Det er utarbeidet sentrale rutiner som gjelder alle. Skolene har i tillegg fått beskjed/mulighet til å supplere med egne lokale rutiner. Det har vært viktig å la skolene få vurdere hvordan de ønsker å fordele og løse sine lokale arbeidsoppgaver. Dette har vært et bevisst valg. Vi ser at noen skoler bruker varierende tid på å etablere nye rutiner og arbeidsmåter. Dette har også noe med hvor godt man har forberedt seg før opplæring, og hvor godt skolen har planlagt og gjennomført sine lokale innføringsprosjekter, sier Marthinsen.

Kilden vår beskriver et «lappeteppe» av lokale løsninger eller rutiner, som de har måtte finne på fordi det ikke dekkes av ny løsning, som lærernes tilgang til opplysninger om elevers individuelle lærevansker.

– Innsparing er ofte argumentet for slik digitalisering. På kurset snakket de om hvor mye vi sparte på frimerker og ikke sende ting i posten. Men når vi fortsatt må sende en del post og det blir ansatt flere mennesker med hundretusener i årslønn, så er den innsparingen kanskje tvilsom, mener «Fredrik».

Utdanningsetaten hevder at skolene kun unntaksvis må sende papirdokumenter til skanning i det sentrale postmottaket.

– Det arbeidet med å innføre elektroniske løsninger som erstatter søknader på papir og epost. Da vil riktig saksbehandler motta søknader elektronisk rett i saksbehandlingsystemet, forsikrer Marthinsen.

– Mye bedre hverdag for skolene

Oslo-skolene befinner seg for tiden i en innføringsfase. Det kan gå noe tid før alt sitter som det skal.

– På enkelte skoler har de kanskje ikke kommet like langt med å etablere gode rutiner for intern samhandling. Det kan godt tenkes at noen er litt frustrerte. Men vi ser at skolene har fått en helt ny hverdag. De har helt klart fått en mye bedre oversikt over informasjon og en langt mer profesjonell saksbehandling, sier Marthinsen.

Når skoleansatte skal sende brev går de via SvarUT-løsningen. Det er så enkelt som å trykke på en knapp, så er dokumentet både arkivert og sendt. Videre viser han til kostnadsbesparelser ved gå over til elektroniske forsendelser.

– Det koster 16 kroner å sende et papirdokument, og da tar det opptil en uke før det er mottaker i hende. Tilsvarende koster det 1 kroner å sende elektronisk, og da er det framme i mottakers elektroniske postkasse straks saksbehandler trykker på knappen.

– Jeg sier ikke at lærernes arbeidshverdag er blitt vesentlig endret etter at vi tok i bruk Websak, men skolene har fått en mye bedre hverdag, konstaterer Bjørn Marthinsen i Utdanningsetaten.

Han sammenfatter at digitalisering krever ny kompetanse og endring av arbeidsprosesser. Dette er krevende og det tar tid før man kan se at alle gevinstene/effektene oppnås.

– Innføringen av elektronisk sak- og arkivsystem var en forutsetning for å å lykkes med Oslo kommunes og etatens digitaliseringsstrategi. Det vil på sikt føre til økonomiske innsparinger, bedre informasjonssikkerhet, samt en langt mer effektiv saksbehandling, avslutter IKT-direktøren.