Riksrevisjonen slakter statlig arkiv-praksis: – Kan svekke tilliten til staten

For fire år siden avdekket Riksrevisjonen store feil og mangler i arkivering og journalføring i statlige etater. Tirsdag kom oppfølgings-undersøkelsen.

– Resultatet av oppfølgingen er nedslående. I noen virksomheter har det blitt verre siden sist. Her må det ryddes opp i rutiner, praksis og kultur. Manglende åpenhet er selve oppskriften på svekket tillit til staten, oppsummerer riksrevisor Per-Kristian Foss i en pressemelding.

Og det er IT-løsningene som får mye av skylda.

– Lite brukervennlige arkivsystemer er en av hovedårsakene til utilstrekkelig arkivering, skriver Riksrevisjonen i rapporten.

Slik blir dårlige IT-løsninger rett og slett en trussel mot viktige demokratiske verdier.

– Manglende arkivering og mangelfull journalføring av dokumenter i viktige enkeltsaker svekker mulighetene for offentlig debatt, medbestemmelse og demokratisk innsyn og kontroll, skriver Riksrevisjonen.

Går feil vei

I undersøkelsen ville Riksrevisjonen finne ut om det hadde blitt noen forbedring siden 2017. Det ser det ikke ut til å ha blitt, og på noen områder har det til og med blitt verre.

Journalføringen tar lengre tid, og det har blitt vanskeligere for folk flest å få innsyn.

• Gjennomsnittlig journalføringstid i staten har økt fra 29 dager i 2015 til 33 dager i 2020.
• Intetsigende og like titler gjør at dokumenter er vanskelige å finne.
• Forhåndsunntak mot innsyn skal som hovedregel ikke skje. Likevel har praksisen økt fra 25 prosent i 2015 til 29 prosent i 2020 for statlige virksomheter som helhet.

I 2017 konkluderte Riksrevisjonen med at kravet om løpende journalføring i hovedsak ikke var oppfylt. Og det ser altså ikke ut til å ha forbedret seg. I sin gjennomgang av enkeltsaker, har Riksrevisjonen funnet store mangler ved journalføringen.

– Dette fører til mindre offentlig debatt, medbestemmelse og demokratisk innsyn og kontroll i disse sakene. Det er sterkt kritikkverdig, sier Foss.

Tungvint arkivering

Tungvinte IT-løsninger truer ikke bare demokratiske verdier, det fører til at vi kaster bort fem milliarder kroner i året, skrev Espen Sjøvoll, avdelingsleder i Arkivverket i digi.no tidligere i år.

Nå får Arkivverket skryt av Riksrevisjonen, for å ha gjennomført flere tilsyn, og for å ha satt i gang flere initiativ for å bedre og forenkle arkiveringen med digitale løsninger.

– Vi synes også det er hyggelig at vi få skryt, men situasjonen er fortsatt utfordrende på arkiveringsområdet, sier Riksarkivar Inga Bolstad på telefon til digi.no og fortsetter:

– Det er en floke, og det er ikke så enkelt å løse den.

Bolstad understreker at det ikke er vond vilje fra departementenes side som gjør at de ikke klarer å holde tritt.

– Det er tungvinte, gammeldagse og manuelle systemer, sier hun.

De siste årene har arkivansvaret blitt flyttet over fra arkivavdelinger til saksbehandlere. Når hvert enkelt dokument må vurderes og løsningene er lite brukervennlige, strekker ikke tiden til, mener hun.

– Arkivering blir ofte sett på som en ekstraoppgave. Vi trenger bedre løsninger og systemer for å gjøre jobben enklere, sier Bolstad.

Arkivverket har blant annet satt i gang flere prosjekter for innebygd arkiv. Tanken er at innebygd og automatisk arkivering skal føre til at statsansatte skal slippe å tenke på journalføringsplikt og arkivverdighet. Det hele skal skje av seg selv.

Samtidig vil de tenke nytt om standardisering, og har så vidt begynt å lempe på kravene i Noark. I sin egen sandkasse utforsker de nye former for arkivløsninger.

Kanskje har de gapt over litt mer enn de kunne tygge. I november kunne digi.no melde at Arkivverket trakk seg fra et prosjekt som skulle utforske bruk av kunstig intelligens i arkivering av e-post.