Skifter ut 30 år gammel lov: − Det er gode nyheter

− Jeg er veldig glad for at den nye loven er et skritt nærmere. Digitaliseringen har endret hele samfunnet. Arkiv og dokumentasjonsforvaltning er ikke det samme som det var i papirarkivets tidsalder, sier riksarkivar Inga Bolstad.

På februars siste dag sendte regjeringen sitt forslag til ny arkivlov til Stortinget. Dermed nærmer det seg slutt for arkivloven fra 1992, som har styrt utviklingen av arkivsystemer basert på brev inn og brev ut.

− Det er gode nyheter, mener Riksarkivaren.

Hun vil likevel ikke gå i detalj på de to endringene i loven som kan skremme arkivansvarlige mest: Muligheten til å pålegge etater å rekonstruere arkivmateriale som har gått tapt, og muligheten til å skrive ut bøter.

− Tilpasset papirarkiv

− Det viktigste er at den nye arkivloven er tilpasset en digital tidsalder. Den vi har i dag er tretti år gammel, og tilpasset papirarkivene, sier Bolstad.

Loven stammer nemlig fra den gang forvaltningens arkiver besto av brev som kom inn og svar som gikk ut. Ustrukturerte data ble strukturert gjennom å legge på metadata som gjorde det lettere å finne frem.

Nå er mye mer av dataene strukturerte i det de kommer inn.

Om du logger inn på Din side i Nav eller på Skattemeldingen og endrer noe i et felt, kan det hende etaten skulle ha journalført det. Det kan være vanskelig å forstå fra den gamle loven. Samtidig tas viktige beslutninger ofte i løpende dialog i samhandlings-løsninger som Slack og Teams, fremfor interne notater som blir skrevet ut og signert.

Det gjør det vanskeligere både å ta vare på beslutninger og gi innsyn veien frem til beslutninger. Risikoen for at viktig historie forsvinner, øker.

Det kan den nye loven bidra til å demme opp for. Det er ikke bare begrepsbruken som blir oppdatert, den nye reguleringen blir mye mer fleksibel, mener Bolstad.

Åpner for flere konkurrenter

De delene av loven som nok er viktigst for utviklingen av arkivsystemer, flyttes fra lov til forskrift. Det gir en mye mer smidig regulering. Å endre en forskrift er enklere og går raskere enn å endre en lov. Dermed blir reguleringer som griper inn i hvordan arkivsystemene fungerer mye enklere å endre

Enklere standarder, som åpner for flere typer teknologi, kan bidra til økt konkurranse.

I dag er det tre leverandører som har et fast grep om markedet for Noark-løsninger. Arkivverket selv har kalt Noark-standarden er en firelags isolasjon mot internasjonal konkurranse.

Derfor blir det viktig å se den nye loven i sammenheng med utkastet til forskrift som departementet jobber med. Det er forskriften som kommer til å bli avgjørende for hvordan IT-avdelingen kan bygge og sette opp arkivløsningen.

− Jeg anbefaler virksomheter å gi innspill til arkivforskriften når den kommer på høring, så vi får en forskrift som fungerer, sier Bolstad.

Får skrive ut bøter

− Vi får sterkere mulighet for tilsyn og sanksjoner. Nå kan vi pålegge rekonstruksjon av arkivmateriale og ilegge tvangsmulkt, for å sikre at loven blir etterlevd, sier Bolstad.

Hun mener imidlertid det er for tidlig å kommentere hva rekonstruksjon kan bety i praksis, i hvilke tilfeller det kan bli aktuelt, og hvor store bøter det kan bli snakk om. Det vil hun heller komme tilbake til etter at en lov er endelig vedtatt i Stortinget.

− Vi er glade for å få flere virkemidler. Vi håper jo at virksomhetene som omfattes av loven vil følge den og pålegg vi gir, uten videre sanksjoner, sier Bolstad og fortsetter:

− Det er kjempeviktig for oss at vi er føre var og gir god veiledning så vi kan sikre godt arkivhold.

Fornøyd med navnebytte

− Dere bytter også navn, fra Arkivverket til Nasjonalarkivet. Er dere fornøyd med det?

− Ja, vi ønsker å bytte navn. Det klinger godt gjør det ikke, svarer Bolstad og fortsetter:

− Navnet tydeliggjør rollen vår som en nasjonal myndighet, og gjør det mye klarere at vi har et nasjonalt ansvar for utviklingen og tilgjengeliggjøring av arkivfeltet.