Slik ble nye Noark til: − Vi har fått bekymringsmeldinger

− Det er tre grunnleggende regelverk som styrer forvaltningen i Norge. Det er offentlighetsloven, forvaltningsloven og arkivloven. Det tilsier at man må være ekstra nøye når man jobber med de regelverkene, sier Kjetil Korslien, områdedirektør for samfunnsdokumentasjon i Arkivverket.

De siste par årene har han hatt ansvar for utviklingen av regelverket som har blitt kalt en bremsekloss for digitalisering og innovasjon i offentlig sektor, Norsk arkivstandard (Noark).

− Oppdraget har vært å ta utgangspunkt i det vi kan gjøre noe med, og forenkle og fjerne de mest åpenbare hindringene, sier Korslien.

Onsdag la Arkivverket frem en ny Noark-versjon. Tre av fire ord og flere hundre krav er strøket. Det som står igjen er dessuten frivillig. Noark-etterlevelse er nemlig ikke synonymt med godt arkivhold, mener Arkivverket.

− De aller største endringene er det som gjør at det skal være mye lettere å holde arkiv. Og at du kan tilpasse systemet i stor grad til måten du jobber på, sier Korslien.

Elsket og hatet

Norsk arkivstandard (Noark) har satt krav til offentlige arkiv- og saksbehandlingssystemer siden 1984. Standarden har vært omdiskutert, og allerede i 2018 anbefalte Menon å skrote den.

I 2021 varslet Arkivverket at de ville skrote Noark til fordel for blanke ark, men standarden gjelder fortsatt i påvente av ny arkivlov. I flere år har standarden vært i et slags arkiv-limbo.

− Det vanskeligste spørsmålet var om vi i det hele tatt skulle ha en Noark, sier Korslien.

Ny arkivlov åpner nemlig for en mye mer fleksibel teknisk tilnærming til arkiv. Samtidig har enkelte miljøer sett et klart behov for Noark, og lurt på hvordan de skal klare seg uten.

− Vi har fått bekymringsmeldinger fra enkelte arkivmiljøer som frykter rot og misforståelser, sier Korslien.

Arkivverket har forsøkt å finne en gyllen middelvei.

Oppskrift eller pannekaker

De som har vært bekymret får en god hjelper. De som kan gripe muligheten nå til å tenke nytt om arkiv og gjøre større systemendringer, kan det, mener Korslien:

− I gammel Noark fikk du ikke beskjed om at du skulle lage pannekaker, du fikk oppskriften du skulle følge fra A til Å. Mens i det nye, så får du beskjed om at du skal lage pannekaker, men du kan velge oppskriften selv.

Det kommer til å glede veldig mange IT-miljøer, tror han. Du kan lene deg på din egen tolkning av regelverket. Du må selv sørge for at arkiveringen er ivaretatt i systemet og at det er dokumentert hvordan du ivaretar kravene.

Da kan mange komme ut av situasjonen der de stadig flytter informasjon fra system til system. Også til Noark-godkjente arkivsystemer har det nemlig ført til at metadata og koblinger har forsvunnet på veien. Overføringen har gitt lavere sporbarhet, i stedet for bedre.

− Du skal kunne beholde informasjonen som den er. Og det betyr færre integrasjoner. Det betyr færre lisenskostnader og færre menneskelige timer som brukes til å flytte informasjon, sier Korslien.

Han tror på store innsparinger for den som klarer å gripe muligheten i nytt regelverk.

− Utnytt muligheten

− Den viktigste innsparingen for offentlig sektor som kommer her, er muligheten til å bruke det systemet folk jobber i, der Ola og Kari sitter og jobber, som arkivsystemet også. Det betyr at det blir utrolig mye lettere for de å gjøre jobben sin.

− Jeg vil oppfordre alle til å prøve det nye sporet. Til å følge innvoasjonsmulighetene. Utnytt muligheten til å kunne gjøre det på den måten du ønsker, sier Korslien.

Samtidig har Arkivverket tenkt på dem som ikke har store utviklingsmiljøer og muskler til å bygge egne saksbehandlingsløsninger.

− Hvis du ikke har en oppskrift, eller vet hvordan du lager pannekaker, så får du Noark.

Åpner konkurransen

I dag er det tre leverandører som har et fast grep om markedet for Noark-løsninger. Det blir det trolig slutt på med nye regler.

Det betyr ikke nødvendigvis at de som har en stor del av markedet i dag, trenger å bekymre seg, mener Korslien.

− Jeg ser for meg at den eksisterende arkivsystemleverandørsektoren har utrolig mye å kunne bidra med til de som utvikler fagsystemer. Vi i Arkivverket må oppfordre til at disse miljøene finner hverandre og utforsker hverandres kompetanse.

Det er nemlig fortsatt mye som gjenstår. To-do-lista for Noark var lang, og Arkivverket skulle gjerne gjort enda mer. Flere skulle kanskje ønske de hadde blitt involvert tidligere, tror Korslien:

− Det har vært viktig for oss å prioritere en mest mulig sømløs overgang for dem som bruker Noarksystemer i dag, så får vi ta videre og tettere samarbeid derfra.

Arkivverket kommer ikke til å ha alle svarene når regelverket trer i kraft 1. januar, innrømmer han.

− Det er veldig mye vi trenger å finne ut av sammen med sektoren.