Smekk på fingrene til Datatilsynet: − Tidsbruken fremstår som ren liggetid

I en uttalelse kommer Sivilombudet med knallhard kritikk av Datatilsynet.

− Saksbehandlingen har vært i strid med forvaltningsloven, skriver ombudet.

Konklusjonen kommer etter at to personer klagde Datatilsynet inn til Sivilombudet for å ha latt en klagesak ligge for lenge.

− Vi erkjenner og beklager at vår klagesaksbehandling kan ha medført brudd på kravene til saksbehandlingstid i forvaltningsloven. Vi gjør det vi kan for å unngå at det skjer flere ganger, skriver Janne Stang Dahl, kommunikasjonsdirektør i Datatilsynet, i en e-post til Digi.

− I strid med forvaltningsloven

Tilbake i 2019 klaget to personer inn Porsgrunn kommune til Datatilsynet. Datatilsynet fant ikke avvik og avsluttet saken.

– Ikke godt nok, mente de to som hadde klaget inn kommunen, og de sendte en formell klage til Datatilsynet om vedtaket i november 2020. Klagen ble avvist i februar 2021.

De to ville ikke gi seg og sendte, også i februar 2021, klage på avvisningsvedtaket. En slik klage skal sendes videre til Personvernnemnda «uten ugrunnet opphold».

Det tok ett år og tre måneder.

De to som hadde klaget, fikk verken foreløpig svar eller melding om at behandlingen var forsinket, selv om de tre ganger skrev og purret på svar. I januar 2022 klaget de to til Sivilombudet.

At Datatilsynet ikke sendte foreløpig svar, melding om forsinkelse eller svarte på de skriftlige purringene, er i strid med forvaltningsloven § 11 og kravene som følger av god forvaltningsskikk, mener Sivilombudet.

− Sivilombudet mener at Datatilsynet ikke har gitt noen tilfredsstillende forklaring på hvorfor oversendelsen av klagesaken tok så lang tid, skriver ombudet i uttalelsen, som kom i desember 2022.

Skylder på saksbehandler-bytte

Da Sivilombudet ba Datatilsynet gjøre rede for tidsbruken, svarte de blant annet at bytte av saksbehandlere på saken førte til forsinkelse.

− Da den siste saksbehandleren sluttet, ble saken ved en feil liggende ufordelt, og det ble feilaktig lagt til grunn at den var oversendt Personvernnemnda for klagebehandling, skal Datatilsynet ha svart til Sivilombudet.

Datatilsynet skriver at saken har avdekket svakheter i rutinene.

− I fremtiden vil være klar over og bedre i stand til å unngå at noe slikt skjer igjen, skriver Dahl.

Men misforståelser ved bytte av saksbehandler forklarer bare deler av liggetiden, mener Sivilombudet.

− Kapasiteten er presset

− Ellers bemerket Datatilsynet at tilsynet har begrensede ressurser og et stort tilfang av saker, noe som medfører generelt lange saksbehandlingstider, skriver ombudet.

Datatilsynet har jevnt og trutt fått flere saker. I tillegg legger tilsynet mye arbeid i å kommunisere om personvern og drive internasjonalt samarbeid, samt prosjekter som regulatorisk sandkasse.

− Vi ser at vi har behov for mer ressurser, og melder dette også inn i budsjettsammenheng. Vårt samfunnsoppdrag er å sikre et godt personvern for flest mulig. Effektiv saksbehandling, god oppfølging og dialog er avgjørende for å lykkes, skriver Dahl.

Datatilsynet har ikke klare tall for 2022, men forteller om lange restanselister og økende saksmengder.

− Vi er litt over 60 personer i Datatilsynet, og en av våre kjerneoppgaver er saksbehandling. Vi innser at kapasiteten er presset, sier Dahl.

Må gå gjennom egne rutiner

Nå ber sivilombudet Datatilsynet gå gjennom egne rutiner «for å sikre at klagesaker alltid forberedes «uten ugrunnet opphold» og oversendes Personvernnemnda «så snart saken er tilrettelagt»».

− Datatilsynet må i tillegg gjennomgå sine rutiner for å sende foreløpig svar, og sende forsinkelsesmelding hvis behandlingen av saken trekker ut i tid, skriver ombudet videre.

Tilsynet har gitt saken mye oppmerksomhet internt, forteller Dahl:

− Datatilsynet har stor oppmerksomhet på ressurser og effektivisering av saksbehandlingen. Vi kommer til å jobbe mye med med dette fremover.