Syv tech-selskaper vil lage verktøy for automatisk arkivering av eposter

Arkivverket har fått store problemer med å ta vare på offentlig kommunikasjon og saksbehandling etter hvert som den har flyttet seg fra brev til epost og elektroniske chatteløsninger for internkommunikasjon. Nå har de invitert norske tech-startups til å komme med ideer til hvordan man skal få til en automatisk arkivering av eposter, og syv selskaper har meldt interesse for å utvikle en løsning.

Arkivverket er godt i gang med å vurdere de innkomne konseptene, og er veldig fornøyd med responsen på utlysningen av oppdraget, forteller Espen Sjøvoll, som er avdelingsdirektør for forvaltning i Arkivverket.

– Vi er i dialog med fem av de syv leverandørene, og jeg tror forslagene vi har fått er spennende nok til at vil gå videre med tre av dem, sier han.

Minimumsløsning til sommeren

Arkivverket har en ambisjon om at det allerede før jul skal være avgjort hvilke tre selskaper fra nyttår vil få anledning til å videreutvikle skissene sine ytterligere i tett samarbeid med Arkivverket. Av disse vil ett selskap bli valgt til å utvikle sitt konsept til en såkalt minimumsløsning, som etter planen skal være ferdig før sommerferien.

Minimumsløsningen skal dekke Arkivverkets behov for å automatisere arkiveringen av e-post, samtidig som kravene til de ansattes personvern er godt ivaretatt. Det siste er viktig fordi offentlig ansatte langt fra bare sender offentlige eposter fra jobb-PCene sine, og epostene er i utgangspunktet ikke arbeidsgivers eiendom, men arbeidstakerens.

Arkiveringsløsningen må derfor utvikles i tråd med både arbeidsmiljøloven og personvernforordningen.

Skal gå av seg selv i 2025

Arkivverket er ikke først og fremst ute etter å arkivere sine egne eposter. Målet er at løsningen blir så god at hele den offentlige forvaltningen tar den i bruk, slik at arkiveringen av eposter blir like god som arkiveringen av papirsendte brev har vært tidligere.

For tiden arkiveres det nemlig så lite at Arkivverket frykter det kan svekke nasjonens hukommelse, selv om alle offentlige virksomheter har en plikt til å arkivere relevant kommunikasjon.

– I dag er det en manuell prosess å arkivere eposter. Den enkelte medarbeider må selv gjøre en vurdering av om en epost skal arkiveres eller ikke. Det er arbeidskrevende, og det gjøres i altfor liten grad, sier Sjøvoll.

Arkivverkets visjon er at det i 2025 ikke skal være nødvendig for offentlige ansatte å måtte tenke på arkivering, fordi det er innebygget i systemene.

Planen er at minimumsløsningen skal kjøpes og settes i drift av Arkivverket når den er klar. Sjøvoll tror imidlertid løsningen kommer til å utvikles videre, både innenfor det opprinnelige epost-oppdraget og med funksjoner som omfatter chatteløsninger for internkommunikasjon, som for eksempel Teams og Slack.

Pilot for Startoff-modellen

Denne anskaffelsen er den aller første som er lyst ut under Startoff-modellen som regjeringen presenterte i høst. Arkivverket utlyste oppdraget som en pilot i november, mens det offisielle startsuddet for denne typen anskaffelser går ved nyttår.

Startoff-modellen skal gjøre det enklere for offentlige oppdragsgivere å inngå utviklingssamarbeid med oppstartselskaper, og er tilpasset små selskaper som leverandører. Modellen innebærer blant annet at leverandørene får betalt for jobben de legger ned i prosjektet.

StartOff-anskaffelser er imidlertid åpne for alle typer leverandører, og Espen Sjøvoll sier at det blant de syv selskapene som meldte interesse for Arkivverkets utlysning er både tech-startups og etablerte selskaper.