UDI sparer 130 årsverk med automatisering av asylsøknader

UDI passerte tidligere i høst 100.000 behandlede asylsøknader fra ukrainske flyktninger som følge av den russiske invasjonen i 2022.

Det høye antallet behandlede søknader skyldes deres digitale løsninger, som de kaller Auto og Robot. Disseutfører oppgaver gjennom henholdsvis regelmotorautomatisering og robotisert automatisering.

Direktoratets egne data tilsier at teknologien til sammen har spart dem for 130 årsverk når det kommer til behandling av førstegangstillatelser for kollektiv beskyttelse. 56 årsverk er spart ved hjelp av robotisert automatisering og 74 med regelmotorautomatisering, har UDI kommet frem til.

Til sammenligning ble det ansatt tilsvarende 350 årsverk under asylkrisen i 2015, da over 30.000 flyktninger kom til Norge, sier Birgit Nestvold Singstad, teamleder for kollektiv beskyttelse i UDI.

– Hvor lang tid hadde dere brukt på de 100.000 søknadene om dere ikke hadde teknologien disponibel?

– Vi hadde måttet ansette mange flere saksbehandlere, og hadde muligens holdt på med søknadene fra 2022 eller 2023 fortsatt, forteller Singstad.

Samarbeider med teknologene

Internt pekes det på tett samarbeid mellom faggruppen for kollektiv beskyttelse og teknologiteamet som årsak til at løsningene har fungert.

– Vi har måttet lære oss robotteknologi, å kommunisere med robotteamet, og å kunne det grunnleggende om hvordan systemene fungerer, sier Singstad.

Sammen med produktleder for UDIs robotteam, Tina Erica Garthus, har de bygget på den robotiserte automatiseringsløsningen (Robot) de har hatt internt i UDI siden 2017.

Robot jobber i fagsystemet som en saksbehandler. Den gjør ingen egne vurderinger, men behandler saker som har blitt vurdert av mennesker og sendt videre. Auto-løsningen, regelmotorautomatiseringen som teamene også har utviklet sammen, jobber i tjenestene og databasene som er koblet til fagsystemene. Den prosesserer dataene og vurderer de gjennom et vilkårstre, hvor alle krav må være oppfylte for å fatte vedtak om kollektiv beskyttelse og sende det ut. Hvis regelmotoren finner ut at noen av de forhåndsdefinerte vilkårene ikke er oppfylt, sendes saken til manuell behandling i fagsystemet som Robot og saksbehandlerne jobber i.

Omtrent 90 prosent av alle vedtak om kollektiv beskyttelse behandles av automatiseringsløsningen, saksbehandlere vurderer rundt ti prosent av sakene, og hele 98 prosent av vedtakene er fattet av automatiserte prosesser. Resten behandles manuelt av saksbehandlere. Gjennomsnittsventetiden er 14 dager, og medianventetid er halvannen dag. Det er de mer komplekse sakene som bidrar til å trekke opp snittet på ventetiden.

– Vi må endre oss

Arbeidsoppgavene til saksbehandlerne har endret seg. De går nå mer ut på å overvåke at systemene går som de skal, sjekke samsvar med regelverk, og behandle søknadene som ikke kan tas av teknologien. Lovverket for kollektiv beskyttelse har endret seg siden 2022, og de teknologiske løsningene tilpasses disse lovendringene.

I denne perioden har saksbehandlerteamet variert i størrelse, fra tolv da de startet med å behandle søknadene, opp til 20 på det travleste, og ned til ni nå.

– Vi får hele tiden høre at vi må endre oss fordi det blir mer digitalisering fremover. Og dette kan bidra til å gi saksbehandlerne ny kompetanse, sier Tina Erica Garthus.

Andre asylsøkere går gjennom en ordinær søknadsprosess, som er annerledes enn den for kollektiv beskyttelse. Arbeidet skal likevel kunne vise seg nyttig i fremtiden tror UDI, om det skulle komme en ny bølge med folk som får innvilget kollektiv beskyttelse.

– Mye kan gjenbrukes, men det kan være andre regler for folk som kommer fra andre land, forteller Garthus.