Utredet i tre år: − Avgjørende for å komme godt i gang

I overkant av tre år har UDI jobbet med utredning og planlegging for å starte prosjektet Modulf (modernisering av utlendingsforvaltningen), som nylig fikk to milliarder til å oppgradere utdaterte IT-systemer i utlendingsforvaltningen.

Tidkrevende statlige modeller for IT-utvikling har blitt grundig kritisert, men UDI ville ikke ha vært foruten.

Å ha god tid på styringsdokumentet, på forankring og ikke minst på å øve på nye måter å jobbe på har vært avgjørende for å komme godt i gang, mener Vibeke Mjaaland, programleder i Modulf.

− Det er en del barnesykdommer du er nødt til å bruke litt tid på, sier hun.

Tre og et halvt år

Store offentlige prosjekter bruker dobbelt så lang tid på utredning som prosjekter i privat sektor. Prosjekter med lange oppstartsfaser, er mindre vellykkede, viser forskning.

Tre og et halvt år. Så lang tid bruker de store offentlige IT-prosjektene på utredninger og forberedelser før utviklingen starter. Dermed ligger UDI og resten av utlendingsforvaltningen ganske på snittet, og er blant dem som har måttet balansere fossefalls-krav i Statens prosjektmodell med smidig metodikk for utvikling.

Derfor hadde UDI ikke tatt et eneste teknologivalg da de leverte sin konseptvalgutredning i 2022.

− I hele perioden vi holdt på med styringsdokumentet og KS-prosessen, så har vi jobba som om at dette skal bli noe, sier Mjaaland.

Hun skulle gjerne sett at det var mulig å få finansiering til å teste ut hypoteser underveis, og til arbeidet med selve KS-prosessen.

Først omorganisering, så utvikling

Å hente erfaring fra andre etater som har gjort større IT-prosjekter før, har vært en helt avgjørende aktivitet i prosessen.

− Vi har vært hos alle etatene, SPK og Nav, skatt og toll, NRK, Statens vegvesen og Bane Nor. Overalt har vi vært, sier Mjaaland.

Prosjektet har jaktet på historiene om vellykkede og ikke fullt så vellykkede prosjekter i offentlig sektor.

Blant gjengangerne er selvstyrende team som sitter og utvikler overlappende funksjonalitet, at man undervurderer hvor krevende og viktig forankring er, og at det tar tid å komme opp i fart.

Flere av valgene i oppstartsfasen er direkte knytta til andres erfaring.

Skalering tar tid

Omtrent ett år før oppstart av prosjektet ble alt utviklingsarbeid i UDI omstrukturert. Oppgaver som egentlig var tenkt løst som enkeltprosjekter, ble plassert over i «Modulf-riggen».

− Slik fikk vi øvd på den riggen og sett om den fungerte, sier Mjaaland.

Litt som en fabrikk som først settes opp for å teste produksjonslinja, og så kan justeres før man skrur opp farta, forklarer hun. Å prøve å sette opp fabrikken samtidig som fabrikken skal starte produksjon for fullt, er en feil flere offentlige etater har gjort før dem.

− Alle ender jo opp med at det er skaleringen som tar tid. Og derfor har vi gitt oss tid til skaleringen, sier Bernt Skåra, produktleder i prosjektet.

At det går kortest mulig tid fra en ny person skal inn til adgangskort og nødvendige tilganger er på plass, er blant tingene de har fått øve på.

− I november hadde jeg mareritt om køer og folk som satt og tvinnet tommeltotter. Nå ser vi at det fungerer utrolig godt, sier Skåra.

Noen stordrifts-ulemper

Styringsgruppa, med representanter for fire ulike etater, ble etablert for halvannet år siden.

− Det er grunnen til at de nå står samla og snakker om et vi, sier Mjaaland

En gjenganger hos dem de har hentet erfaring fra, er at nettopp forankringen, både internt og hos andre berørte etater er krevende. At alle skal være enige, både om hva som skal løses og hvordan.

− Jeg visste at det var krevende, men det er en av de tingene som er enda mer krevende enn jeg trodde, sier Mjaaland.

Alle de fire etatene har ulike ledernivåer, ulike faggrupper og ulike utfordringer. Det er ikke bare fire etater, det er fire IT-avdelinger, fire arkivavdelinger og fire juridiske avdelinger

− Det tverretatlige i seg selv gir en kompleksitet. Det er noen stordriftsulemper, sier Skåra.

Forarbeidet til prosjektet har hjulpet etatslederne å løfte blikket, tror han. Når fire etatsledere sto samlet på en scene og markerte starten på prosjektet, var det et tydelig felles mandat, mener Skåra:

− Det var fantastisk. Vi kan snakke mye om at det har tatt tid å få pengene. Men den tiden har gjort at vi nå sto med alle etatssjefene foran forsamlingen. Alle sa vi. Alle snakket om å tørre, hva vi skulle gjøre i stort, og ga teamene ryggdekning. Det var utrolig kraftfullt, sier Skåra.