Varsler erstatningskrav mot Evry og kansellerer bestilling på nytt saks- og arkivsystem

Høsten 2017 seilte Evry til topps og vant anbudskonkurransen foran rivalene Acos og Tieto. Nå skulle de levere et nytt system for saksbehandling og arkiv kalt Elements.

Produktet skulle danne et grunnlag for sårt tiltrengt digitalisering i de fem Romsdalskommunene Molde, Rauma, Midsund, Vestnes og Aukra.

Nøyaktig ett år senere viser det seg at prosjektet ble alt annet enn vellykket.

Kunden har valgt å heve kontrakten med Evry på bakgrunn av vesentlig mislighold og det de kaller «gjentatte forsinkelser og dårlig leveransekvalitet», som digi.no kan avsløre i denne saken.

Det er en beslutning som ikke ble fattet med lett hjerte, ifølge det interkommunale foretaket ROR-IKT, som gjorde anskaffelsen på vegne av de fem kommunene.

Oppdraget som nå er avblåst hadde en oppgitt varighet på inntil 12 år og en verdi på mellom 15 og 18 millioner kroner.

Tiden rant ut

I henhold til avtalen skulle Vestnes starte opp som pilot 1. mars i år. De øvrige kommunene skulle få sine systemer levert innen midten av mai 2018.

– Utover våren ble det klart at Evry ikke klarte å levere i tide. De ba om en tilleggsfrist som de fikk. Når tiden rant så vi at dette ikke kom til å gå bra. De ba om en tilleggsfrist til 2. mai for å levere piloten som skulle være på plass til 1. mars. Litt senere på våren ba Evry om ytterligere tid til 1. juni. Det siste ønsket ble avslått i et styremøte, sier daglig leder Fred Gjørtz i ROR-IKT til digi.no.

Utløste maks antall dagbøter

Den aktuelle kontrakten er basert på Statens standardavtale SSA-D. Den regulerer blant annet et regime for dagbøter til leverandøren.

– For vår del ble det maksimale antall dagbøter nådd 10. august. Fordi det fortsatt ikke var levert et system vi kunne godkjenne ble saken styrebehandlet. 5. september vedtok styret i ROR-IKT å sende varsel til Evry om heving av kontrakten, som følge av vesentlige forsinkelser og det vi har kalt dårlig leveransekvalitet, fortsetter Gjørtz.

Og utdyper at han med dårlig leveransekvalitet mener at de ikke hadde fått levert de funksjonene de skulle ha.

Hevet med øyeblikkelig virkning

Dagbøtene begynte å rulle 2. mai og deretter i hundre kalenderdager. Samlet beløper dette seg til 240 000 kroner, uten at Evry hadde maktet å passere «noen av de avtalte leveransemilepælene», ifølge varselbrevet om heving de sendte til leverandøren 10. september.

Evry fikk da fjorten dager på seg til å bringe orden i forholdene.

– Den tiden kom og gikk. Vi hadde et møte med leverandøren i Molde den 24. september. Det som kom fram under det møtet var ikke nok for oss til å fortsette avtalen. På nytt styremøte 3. oktober ble det derfor besluttet å heve kontrakten med øyeblikket virkning, fortsetter han.

På dette tidspunktet for noen uker siden vurderte kunden at prosjektet ville ha blitt rundt 1 år forsinket, om de hadde gått videre.

– Det ble gitt garantier fra leverandør om at de skulle ha systemet klart i løpet av 2019 i god tid før kommunesammenslåingene i 2020. Men det er klart at i løpet av dette prosjektet har tilliten til leverandør falt bort etter hvert, og man så at de ikke klarte å levere. De tiltakene vi ble presentert og garantiene som ble gitt i fellesmøtet 24. september var ikke nok til at vi fikk tilbake troen på at de kunne levere systemet vi var ute etter, sier Gjørtz.

– Uferdig system

Kunden mener at Elements ikke er et ferdig utviklet produkt. Evry er forelagt de vesentlige uttalelsene i denne saken, og har ikke bestridt noe.

– Vi har en oppfatning av at det ikke er ferdig utviklet. Det var et antall operasjoner som vi trenger å bruke hver eneste dag, som vi ikke kunne gjøre i det nye systemet. Dette gjorde at vi var nødt til å stanse godkjenning av leveransene, sier daglig leder i ROR-IKT.

Fire av de fem kommunene benytter i dag en eldre utgave av Ephorte, et annet saks- og arkivsystem som også er levert av Evry. Den siste kommunen benytter Websak fra konkurrenten Acos.

Evry har fremstilt Elements som et helt nytt og moderne fagsystem. Allerede høsten 2016 nådde produktet en milepæl som godkjent pilot. Evry sa om produktet den gangen at «morgensdagens løsning for saksbehandling og arkiv var i produksjon for flere kunder».

Elements er blitt beskrevet som en videreutvikling av Evrys to eldre fagsystemer ESA (EDB Sak og Arkiv) og Ephorte, men også et overbygg mellom disse. De har også uttalt at planen er å smelte disse to løsningene sammen til nye Elements, samt at Elements er å betrakte som landets mest utbredte sak/arkivsystem med over 400 kommuner og statlige virksomheter i Norge på kundelisten.

Digi.no har spurt Evry om hva situasjonen er i dag, og hvordan de tre løsningene forholder seg til hverandre, men selskapet har ikke bidratt til å belyse det.

– Vi har konkludert på at vi ikke har flere kommentarer, skriver Evrys kommunikasjonsdirektør Geir Remman i en tekstmelding.

– Så vidt vi kjenner til er alle kommuner som benytter Elements i dag avhengig av å benytte Ephorte 6 for deler av funksjonaliteten de trenger. I vår konkurranse og anskaffelse – og det vi ble tilbudt – er det en ren Elements-løsning, som ikke er basert på Ephorte i bunnen. Jeg har snakket med referansekunder som kan bekrefte at det er funksjoner som mangler i den rene Elements-løsningen, forteller Gjørtz.

Krever tilbakebetalt med renter

I brevet om kontraktsheving går det fram at kunden krever at Evry skal tilbakebetale det som er betalt med tillegg av renter, samt også erstatning for kundens økonomiske tap i saken.

– I hvilken grad risikerer de fem Romsdalskommunene å bli økonomisk skadelidende som følge av hevingen av kontrakt med Evry?

– Det er klart at vi har bidratt inn i dette prosjektet med utlegg selv. Som vi da vil kreve å få tilbakebetalt som en del av hevingsoppgjøret. Så har vi selvfølgelig også hatt utgifter knyttet til egen innsats og innleie av eksterne ressurser, som alle har kostet oss en del penger, men dette vil bli gjenstand for et krav om erstatning overfor leverandøren, sier Fred Gjørtz.

Kravet er ikke framsatt ennå, medgir han, som likevel sier at de ikke kommer til å vente lenge med å gjøre det.

Dersom partene ikke kommer til enighet kan neste skritt bli et søksmål.

– Vi har et møte med vår advokat senere i uken der vi blant annet skal gå gjennom kostnadsbildet for hevingsoppgjøret. Alt vi som kunde har betalt leverandør skal tilbakebetales, med mulig unntak for det som eventuelt kan gjenbrukes.

Underveis i prosjektet har det vært en profesjonell og god tone partene imellom, vedgår Gjørtz på spørsmål om samarbeidsklima.

– Vi har hatt en profesjonell og god tone, men forsinkelsene taler sitt eget språk. Jeg tror ikke jeg skal si så veldig mye utover det, sier han.

Evry kan få en sjanse til

ROR-IKT som dataleverandør og de fem kommunene trenger fortsatt et nytt system for saksbehandling og arkiv.

Det betyr en ny anbudskonkurranse, som de allerede er i gang med.

– Vi har lyst ut en RFI (forespørsel om informasjon, journ.anm.) og har dialogmøter med leverandørene. Så følger vi en vanlig konkurranse for anskaffelse med forhandling, som vi satser sterkt på å avslutte cirka i midten av januar 2019, sier ROR-IKTs daglige leder.

Han utdyper at de tre leverandørene de er i dialog med er Evry, Acos og Tieto. Det er som kjent ikke mange i markedet som kan leverer Noark-godkjente saks- og arkivsystemer til kunder i offentlig sektor.

– Dette betyr at dere gir Evry en ny sjanse?

– Det er vi nødt til. I offentlige anskaffelser kan vi ikke utelukke noen i den sammenhengen.

– Synes du konkurransen i markedet er god nok?

– Det kan du godt spørre om. Sannsynligvis er svaret nei, men så lenge vi har Noark 5 som en standard er vel kravene rundt den såpass spisse at det ikke er flere leverandører som klarer å oppfylle kravene. Noark 5 er ganske strengt på en del arkivfaglige krav som stilles.

Fred Gjørtz understreker at saks- og arkivsystemet er selve navet i digitaliseringen kommunene skal igjennom. – Mye avhenger av den løsningen, konstaterer han.

– Selvfølgelig er hevingen av kontrakt veldig uheldig. Vi har også andre prosjekter som krever integrasjoner og dermed har ventet på at saks- og arkivsystemet skal leveres.

ROR-IKT ble etablert som interkommunalt foretak og dataleverandør til de fem Romsdalskommunene i 2014. Gjørtz tiltrådte som daglig leder i ROR-IKT for to år siden. Så langt han kan se har de aldri tidligere gått til det skritt å heve en kontrakt.

Evry:– Beklagelig

Leverandøren er Norges største IT-selskap. Evry er tilbudt samtidig imøtegåelse og muligheten til å kommentere kundens uttalelser i denne saken.

Det eneste de har å meddele er en kort uttalelse fra Geir Arne Olsen som leder markedsenheten offentlig sektor i Evry Norge.

– Det er beklagelig at ROR IKT ønsker å stoppe prosjektet og heve avtalen. Vi tar dette til etterretning og vil i dialog med ROR IKT søke å finne best mulig løsning på dette, opplyser Olsen til digi.no.