Viken oppløses: Aldri erfart ordinær drift – nå kommer nok et gjennomgripende IT-prosjekt

Oslo: Den 1. januar 2024 er Viken historie. Østfold, Buskerud og Akershus skal gjenoppstå. Det betyr at 380 fagsystemer, som brukes av rundt 11.000 ansatte og nesten 58.000 elever, på 190 ulike lokasjoner, må tilpasses til nye fylker.

Når brukerne logger seg på 1. januar 2024, skal alt være på plass.

− Vi har nok en gang da et stort prosjekt, estimert til 330 millioner, som skal gjennomføres på kortere tid enn forrige gang, og som allerede er på kritisk linje, sier Anders Aagaard Sørby, Digitaliseringsdirektør i Viken fylkeskommune, til Digi.no.

Og det er ikke rom for forsinkelser.

Må tilpasse 380 fagsystemer

Etter at gigantfylket ble etablert, har sammenslåingen og koronapandemien gjort at Viken ikke har fått erfare ordinær drift.

Beslutningen om skilsmisse kom i februar, og oppløsningen skal være gjennomført 1. januar 2024.

Det er rett og slett ikke mulig å opprette tre helt nye IT-miljøer av denne type omfang og kompleksitet på så kort tid, mener fylket.

Derfor går det mot det fylket kaller et «forpliktende samarbeid», der brorparten av Digitaliseringsavdelingen skilles ut til et nytt selskap.

Men omorganiseringen er ikke den mest krevende delen av oppdelingen, mener Sørby.

− Hovedjobben er å bygge den felles IT-plattformen og tilpasse alle fagsystemene. Det ser vi er en enormt stor jobb, sier han.

Da er det nyttig at han, og mange av de ansatte, har erfaring fra det store prosjektet med å bygge den felles plattformen da fylket ble etablert.

− Nå får vi dratt det videre og gjenbrukt mest mulig, og det er helt avgjørende for at vi skal nå det, sier Sørby.

Felles IT-plattform

− Da vi fikk beslutningen om forpliktende samarbeid i mars startet vi en utredning for å se hvilke tjenester det strengt tatt er nødvendig og hensiktsmessig at de tre fylkene samarbeid om, sier Sørby.

I arbeidet har de tatt utgangspunkt i tjenestene som ligger i digitaliseringsavdelingen, og vurdert fordeler og ulemper med å beholde tjenestene samlet.

Men selv om tjenestene leveres fra en sentral enhet, må de tilpasses tre nye juridiske enheter.

380 fagsystemer må igjennom en eller annen form for transformasjon.

− Disse tilpasningene går jo også på en inndeling. Det kan bety at vi må ha tre separate databaser, i noen tilfeller kan det være tre ulike installasjoner, men helst vil vi ha én installasjon med logisk inndeling på database-nivå, forklarer Sørby.

Inndelingen må sikre at data ikke flyter på tvers av grenser som ikke skal krysse. Samtidig skal verdifull data kunne gjenbrukes der det er mulig.

En del av systemene må settes opp på nytt, og for mange av systemene må leverandørsiden inn og gjøre tilpasninger.

− Tilpasningen av fagsystemene er en kostbar affære, sier Sørby.

Et tidlig estimat tilsa at prislappen ville komme på rundt 100.000 kroner per system.

− I finestimeringen har vi sett at det har blitt noe høyere, og litt mer omfattende enn vi først så for oss, sier Sørby.

Prosjektet involverer hele digitaliseringsavdelingen, og alle fagavdelinger i Viken.

− Det er fagpersoner og tjenesteeiere som bestemmer hvordan systemene skal fungere og utformes, pluss at vi har veldig godt samarbeid med leverandører og konsulenthus, sier Sørby.

Det tredje av de mest kostbare områdene for oppløsningen er arkiv. Ikke bare selve arkivløsningen, men arkivverdig materiale i alle de ulike fagsystemene må håndteres.

− Blant de store oppgavene vi planlegger, er å ta uttrekk og avslutte de systemene etter 1. januar 2024, og sørge for at materialet blir deponert, sier Sørby og fortsetter:

− Det er et av de største og mest kostbare områdene i prosjektperioden, og en del av kostnaden kommer etter 2024.

Samtidig skal IT-servicefunksjonene tilpasses og rigges til de tre nye fylkene.

Helt avhengige av markedet

Det er rift om IT-kompetansen om dagen, og at det er lettere å holde på og tiltrekke seg kompetente medarbeidere i et større IT-miljø, ble brukt som argument for å holde IT-miljøet samlet.

− En oppsplitting av disse miljøene vil resultere i en vesentlig økning av ekstern kompetanse, at nøkkelkompetanse forsvinner og at man i en overgangsperiode vil ha en meget høy driftsrisiko, heter det i administrativ rapport.

Viken har likevel behov for mye hjelp utenfra til oppdelingsarbeidet. Cirka 100 millioner av IT-budsjettet i oppløsningen er satt av til ekstern bistand. I tillegg kommer bistand fra leverandørene av fagsystemene.

− Vi er helt avhengig av leverandørmarkedet for å lykkes, hvis ikke de kan stille opp med den kompetansen eller gjøre de tilpasningene vi trenger nå – så lykkes ikke de tre fylkene med å være operative til første januar 2024.

Viken bruker dynamisk innkjøpsordning, med prekvalifiserte leverandører. De kjøper innenfor infrastruktur og teknisk støtte, og prosjektgjennomføring.

− I disse dager kjører vi ut flere større forespørsler, og vi håper på god respons, sier Sørby.

I tillegg har de stillingsutlysninger ute, for midlertidige stillinger, og et par faste, for å håndtere arbeidsmengden.

− Dette er jo en topp, vi skal drifte og forvalte Viken samtidig som vi etablerer tre nye fylker, uten nedetid, sier Sørby.

− Vi er på kritisk linje nå

I slutten av oktober kommer neste viktige beslutning. Da skal Fylkestinget behandle forslaget om å opprette en IKS for IT-tjenestene til de tre nye fylkene.

− Hva skjer hvis dere ikke skulle få en beslutning i fylkestinget i oktober?

− Vi må få en beslutning, svarer Sørby og fortsetter:

− Da blir det vanskelig. Vi er på kritisk linje nå.

Selv om planleggingen er godt i gang, er de helt avhengige av raske beslutninger.

− Skal man bygge en IT-plattform, så er man jo avhengig av masterdata, og en organisasjonsstruktur å sette opp tilganger etter og så videre. Der har vi ikke noe mer tid å gå på, sier Sørby.

Tidsfristen er absolutt, og forventningene til kvalitet er at leveransene skal være på samme nivå som i Viken i dag.

− Det er klart at skuldrene er litt høye hos oss nå, sier Sørby.

− Det er litt over ett år da, som skal gå på skinner?

− Ja, og det er jo ikke alltid alt går på skinner i IT-prosjekter. Men vi har heldigvis veldig mange flinke folk og vi er gode på omstilling, svarer Sørby.