Visma in school: Alle like oppgaver skal løses likt. Det er det mange som ikke liker

Visma in school skal brukes av administrasjon, lærere, elever og foresatte ved alle de videregående skolene i Norge. Oppgaver som tidligere har blitt løst ulikt fra skole til skole, skal nå løses likt. Da Visma vant oppdraget hos Vigo IKS i 2013, forpliktet samtlige fylker seg til å ta i bruk løsningen.

Viken, Innlandet og Rogaland har allerede høstet erfaring med løsningen. Fra neste skoleår kommer seks nye fylker til. Dermed skal 300 skoler lære seg et nytt system, og tilpasse rutinene til den nye måten å jobbe på.

En standardisering og effektivisering av arbeidet ved skolene, sier Vigo IKS. Tungvint skjemavelde som tar fra oss muligheten til å styre skoledagen slik vi selv vil, sier lærere Digi.no har snakket med.

Kritikerne av Visma in school føler seg avfeid, og peker på manglende involvering fra start. Lærerne må lære seg å jobbe på den nye måten, og godta at det tar tid å lære seg et nytt system, mener prosjektet sentralt.

Kritikere føler seg avfeid

Thom Jambak er tillitsvalgt lærer og leder kontaktforum i Utdanningsforbundet. Han forteller om stor frustrasjon på skolene. Systemet ble tatt i bruk før det fungerte godt nok, og hadde feil og følgefeil som fikk store konsekvenser, mener han.

– Lærere opplevde å få utbetalt feil lønn, og brukte veldig mye tid på oppgaver som før har vært enkle, sier Jambak

Han mener det har vært lite rom for tilbakemeldinger fra lærere.

– I euforien over det nye digitale systemet blir de som kritiserer beskyldt for å ville tilbake til pergamentrull og fjærpenn. Dermed forsvinner en del av den konstruktive kritikken som kan gjøre systemet bedre, sier Jambak.

Må innse at dette er den nye måte å jobbe på

Bjørn Marthinsen, styreleder i Vigo IKS, vektlegger at prosjektet innebærer en standardisering og effektivisering av arbeidet på skolene. Sentralt i endringen ligger derfor å finne en felles måte å løse oppgavene i skoleadministrasjon i Norge.

– Det er ikke slik at alle videregående skoler i Norge tenker helt likt om hva som er viktigst og hva som er den beste løsningen, sier Marthinsen.

Han mener systemet vil gi gevinster om det brukes riktig, men at lærerne ikke kan forvente at det skal være en god støtte for alle måter å jobbe på.

– Om du jobber på gamlemåten vil systemet jobbe imot deg, sier Marthinsen.

Børre Krudtå, er Divisjonsdirektør for Næring og kompetanse i Troms og Finnmark fylkeskommune. Han har ansvar for innføringen i Troms og Finnmark, og sitter som leder for Representantskapet i Vigo IKS. Han mener det kritisk for innføringen at skolene innser at Visma in school ikke bare er et dataverktøy, men en omlegging av hele måten å planlegge skolevirksomheten.

– For min del er dette en seier for pedagogisk virksomhet, sier Krudtå.

Blant annet kan timeplanleggingen skje på en mye mer fleksibel måte i det nye systemet. Der skolene før la timeplanene i starten av året, kan de nå justere løpende for prosjekter og tverrfaglige aktiviteter. Dette skal gjøre det enklere å følge opp fravær og få oversikt over hvor mange timer elevene faktisk har hatt i hvert fag, forklarer Krudtå.

Han er overbevist om at løsningen vil gjøre hverdagen enklere for skolene.

Kjenner seg ikke igjen

Lærerne Digi.no har snakket med kjenner seg imidlertid ikke igjen i at løsningen gjør arbeidshverdagen lettere. De beskriver et uoversiktlig og lite brukervennlig system, med unødvendig lange menyer og mange klikk.

– Jeg har aldri hatt mindre oversikt så lenge jeg har jobbet som lærer, sier kontaktlærer ved Gjøvik videregående skole, Tommy Hansen.

Lærerne beskriver manglende oversikt over kritisk informasjon. Mange tar i bruk skyggesystemer for i det hele tatt ha oversikt over elevenes fravær og om viktige beskjeder er mottatt.

– Elever er misfornøyde, kollegaene er misfornøyde, og lederne er misfornøyde, fortsetter Hansen.

Den nye måten å føre timeplaner på gir frustrasjon. Lærerne registrerer selv at de har gjennomført en time. Slik får de oversikt over hvor mange timer som er gjennomført, og hvor mange som står igjen i hvert fag. Dersom skolen planlegger en juleavslutning eller ekskursjon, må timene som ikke blir gjennomført den dagen, tas igjen en annen dag. Det gjør det vanskeligere å planlegge ting som går utenfor timeplanen som er satt opp i starten av året, mener lærerne.

– Det blir færre ekskursjoner og muligheter for sosiale aktiviteter, sier Lars Audun Bråten, lektor ved Mailand videregående skole.

Også Hansen mener de har mistet noe sosialt på skolen, og kaller løsningen et moderne stemplingsur. Tidligere hadde de fleksibilitet til veiledningstimer midt på dagen, og å holde turneringer og utflukter. Det ga bedre miljø på skolene og lot lærerne bli kjent med elevene. I 2015 vant Gjøvik Dronning Sonjas skolepris for dette arbeidet.

– Det er helt borte. Vi har ikke mulighet til å gjøre disse tingene lenger, for de passer ikke inn i systemet, sier Hansen.

464 tastetrykk for å gi ordenskarakterer til en klasse

Når lærerne i disse dager setter karakter i orden og adferd, er det nye systemet en tidstyv. I tidligere systemer var karakteren automatisk satt til god på alle elever, og kontaktlærerne måtte kun endre for elevene som skulle ha nedsatt karakter i orden og adferd. I Visma in school må man klikke seg inn på hver enkelt elev og sette karakter manuelt.

Lars Audun Bråten er kontaktlærer for 29 elever. Han bruker 26 minutter og 464 tastetrykk på å sette orden- og adferdskarakterer.

– Det oppleves tungvint og irriterende, sier Bråten.

Desto mer alvorlig er det at de har mistet oversikten over grunnlaget for egen lønn. Den faste inntekten er ikke problemet, men når lærere har tatt vikartimer blir det rot. Visma in school gir ingen oversikt over hvor stor stillingsprosent en vikartime i matte eller norsk utgjør, og lærerne kan ikke regne seg frem til hva de har krav på i lønningsposen.

– Det er ikke lenger mulig å kontrollere om vi får utbetalt riktig lønn, sier Bråten.

Vanskelig å lære seg nye systemer

– Der løsningen er ferdig og matcher Oslos behov så er tilbakemeldingen at det er stor fornying og forbedring, sier Bente Cecilie D. Anda, prosjektleder for innføringen i Oslo kommune.

Hun har ansvar for at innføringen i Oslo blir så god som mulig og forteller om gode tilbakemeldinger fra brukerne der funksjonaliteten er på plass. Oslo bytter med dette ut flere systemer. Det nye systemet er stort, og det tar tid å sette seg inn i det. Hun skulle gjerne sett at lærerne fikk mer tid til opplæring.

– Det er klart det er krevende for skolene med så mye som er nytt, samtidig som covid-19 tar så mye kapasitet, sier Anda.

Visma har også fått tilbakemeldinger om krevende opplæringsløp.

«Vi erkjenner at det kan være vanskelig for brukerne i overgangen fra gamle til nye løsninger. Lærere, rektorer osv. har jo tross alt tilbrakt et «helt arbeidsliv» med de gamle løsningene. Heldigvis er tilbakemeldingene nå blitt betydelig bedre de siste to årene. Brukerne ser at løsningen gjør arbeidshverdagen bedre.» skriver Leif Brandsæter, administrerende direktør i Visma til Digi.no på e-post.

Lærerne Digi.no har snakket med, mener systemet er omfattende og krevende å lære seg.

– Skal du kunne bruke det fleksibelt krever det veldig høy kompetanse i systemet, sier Tommy Hansen.

Han mener det viktigste er at lederne kan systemet godt, spesielt siden feilregistreringer får mange følgefeil og tar lang tid å rette opp.

Ved skolestart i høst tas systemet i bruk for første gang av tusenvis av nye lærere.

– Ikke gi dere uten sverdslag de tingene som oppleves som vanskelig, oppfordrer Audun Bråten på spørsmål om han har råd til lærerne som står for tur.