«Jeg er i ferd med å bli gråhåret»

– Som minister har jeg snakket om behovet for et oppgjør med vår digitale avhengighet. Nå tar vi selv det første skrittet i Digitaliseringsdepartementet med dette nye pilotprosjektet.

Det sa digitaliseringsminister Caroline Stage (M) i sommer, etter at hun gjennom våren gjentatte ganger hadde slått fast at danske virksomheter og myndigheter er for avhengige av amerikanske teknologigiganter.

USAs president, Donald Trump, har flere ganger brukt sin politiske makt til å presse amerikanske selskaper som Microsoft, Starlink og Amazon til å avskjære europeiske kunder fra tjenestene sine fordi han er uenig med dem. Det har skjedd i Nederland og Ukraina, og danske organisasjoner er også utsatt.

Derfor fikk 38 medarbeidere i departementet 19. juni tilgang til å bruke kontorløsningen Collabora med åpen kildekode i fagsystemet F2. Medarbeiderne har frivillig meldt seg til å prøve ut systemet i stedet for Microsoft Word.

Dokumenter og e-postkorrespondanse Ingeniøren har fått innsyn i, avslører nå at systemet, som ifølge ministeren skulle være «et kjærkomment skritt i riktig retning», flere ganger har feilet og skapt utfordringer for arbeidet i departementet.

Selv om man i pressemeldingen i juni håpet å kunne rulle ut systemet til hele departementet, viser en status fra midten av oktober at leverandøren cBrain fortsatt ikke har løst flere tekniske problemer som har plaget medarbeiderne under prosjektet.

Problemer første dag

Skrur vi tiden tilbake til starten av prosjektet, oppsto det første problemet allerede én time etter at en seniorkonsulent hos cBrain 19. juni skriver til en av testerene at hun nå har tilgang til å redigere i Collabora.

«I Word-malene har jeg stilt inn de forhåndsdefinerte formateringene til kun å vise dem som brukerne skal benytte. I Collabora vises en del andre formateringer som brukerne ikke skal benytte. Hvordan fjerner jeg dem fra malene i Collabora?» spør hun.

Fire dager senere purrer hun på et svar, da problemet «gir meg en hel del ekstra arbeid med å rette vedleggene før de sendes ut.»

Det problemet bør cBrain kunne løse relativt raskt, heter det i et e-postsvar samme dag. Men etter at testeren lager og sender en oversikt over innstillingene i alle formateringene hun pleier å bruke i Word, blir problemet klart: Collabora har ikke fonten «Georgia».

«Hvis vi må ta kontakt med dere hver eneste gang vi flytter et komma – og betale for rettelsene – vil det være en vesentlig forringelse av F2,» skriver testeren, som samtidig spør om administratorene i Digitaliseringsdepartementet heretter får lov til å endre i Collabora-malene, slik de pleier å kunne i Word.

Word fungerer bedre

Selv om cBrain får lagt inn Georgia-fonten inn i systemet, fortsetter problemene.

«Jeg skal høflig spørre på vegne av Sophus om det er noe nytt om når dere forventer å rette de innmeldte feilene i Collabora? Det er et “økende irritasjonsmoment” for ham,» heter det i en e-post fra testeren 13. august.

Det er fortsatt feil i testernes forhåndsdefinerte formateringer, men teksten “flyter” også, og noen bokstaver vises i fet skrift mens andre ikke gjør det. I tillegg oppstår det ekstra linjeskift i dokumentet der det ikke skal være.

Allerede dagen etter Collaboras debut i departementet påpeker testeren problemer med «merkelig linjeavstand» når hun limer inn tekst i et dokument.

«Det har aldri tullet på den måten før og er ganske irriterende, siden det ikke finnes en knapp for å endre linjeavstand i dokumentet. Dere må gjerne endre det tilbake til tidligere oppsett asap,» understreker hun i en e-post til en medarbeider hos cBrain.

Og selv om problemet med linjeskift ifølge en annen tester ser ut til å være løst 20. august, fungerer heller ikke rendringen av bokstaver ordentlig. Når de vil gjøre avsnittsformatering – eller bruke track changes – er endringene vanskelige å akseptere i Word, det lar seg ikke gjøre i Collabora PowerPoint, og teksten blir fet.

«I Word kommer det bare en kommentarboks hvor det står at det har skjedd en avsnittsformatering, noe som fungerer bedre.»

Når testerene prøver å slette kommentarer i dokumenter, blir de noen ganger “låst”, slik at de verken kan klikkes på eller slettes – og så dukker de opp igjen i Word.

Leverandøren lover å komme tilbake med konkrete løsningsforslag. Den 9. september finnes det imidlertid fortsatt ingen løsning for testeren som er frustrert over problemene med fontene.

«Jeg er i ferd med å bli gråhåret over hvor mye tid jeg kaster bort på å rette fonter i sakene som går videre til Sophus,» skriver hun til en medarbeider hos cBrain.

Blanke sider er kritisk

I slutten av august opplever testerene en feil som ifølge en medarbeider i Digitaliseringsdepartementet er sjelden, men kritisk. Collabora vil i enkelte tilfeller ikke vise dokumenter i det hele tatt – de er helt blanke.

Det gjelder dokumenter fra Finansdepartementet og Direktoratet for økonomistyring, og problemet er «ganske produktivitetsreduserende», heter det fra testeren.

Til tross for utfordringene fortsetter testerene med Collabora i Digitaliseringsdepartementet frem til en evalueringsworkshop 10. oktober, hvor de blant annet skal ta stilling til om de ønsker å bruke Collabora videre.

De får også en oversikt over problemer som fortsatt ikke er løst – for eksempel det aller første problemet med fonter. I tillegg kan ikke enkelte dokumenter åpnes, det er problemer med rendering av tekst ved lav zoom, og når en tester forsøker å skrive ut et dokument ved å trykke Ctrl + P, skriver systemet ut hele vinduet i stedet for selve dokumentet.

Leverandøren ønsker tilbakemeldinger om blant annet brukervennlighet, tekniske feil og funksjonalitet. Alt dette skal samles i en evalueringsrapport, før departementet vil ta stilling til Collaboras videre framtid i organisasjonen.

I et notat fra midten av august lister en medarbeider i departementet opp fire scenarier for framtiden:

• «Enten blir det å gå all in på Collabora»

• «At det ikke er modent nok på nåværende tidspunkt»

• «Fortsette med en hybrid, hvor Collabora enten er standard/alternativ, men hvor både Collabora og Word er en mulighet.»

• «Utrede alternative muligheter?»

En slide fra workshopen, kalt «Roadmap og Perspektiver», indikerer at departementet under evalueringen også har drøftet muligheten for å utvide open source-satsingen, blant annet med Linux-operativsystem, nettmøter, kalender, e-post og database, ifølge punktene på sliden.

Digitaliseringsdepartementet har ikke svart før Ingeniørens deadline på spørsmål om man planlegger å erstatte Windows-operativsystemet med Linux og Microsofts e-postklient med et åpen kildekode-alternativ. Medarbeidere fra departementet har avslått et intervju om erfaringene sine med prosjektet.

De har heller ikke før deadline svart på om satsingen skal utvides og resten av departementet kan se fram til Collabora i hverdagen, eller om prosjektet – som ministerens første skritt i oppgjøret med Danmarks digitale USA-avhengighet – likevel ikke er den riktige løsningen for hele departementet, og man vender tilbake til Microsoft Word.

Artikkelen ble først publisert på Ingeniøren for deres abonnenter. Den er tilgjengelig for Digis abonnenter gjennom vår samarbeidsavtale.