KI-verktøy halverte tiden brukt på journalføring

Eidskog kommune testet KI for å gjøre journalføringen i helse- og omsorgstjenestene raskere og mindre ressurskrevende.

KI-assistenten transkriberer samtaler og lager utkast som de ansatte kvalitetsikrer før de legges inn i journalsystemet.

Verktøyet ble testet fra januar til juni i år, og nå har kommunen vedtatt å fortsette med løsningen.

– Stor hjelp

Omtrent 20 ansatte innen blant annet sykehjem, rus og psykisk helse og fysioterapi fikk prøve ut KI-verktøyet Journalia.

Én av dem var Kjersti Rundgren Campos som jobber innen psykisk helse i kommunen.

For henne er forskjellen før og etter innføringen av Journalia stor.

– Verktøyet har vært til stor hjelp, forklarer Campos.

– Nå kan jeg har fullt fokus på samtalen samtidig som innholdet i den blir dokumentert.

Campos tilbringer store deler av jobbdagen utenfor kontoret, blant annet på hjemmebesøk og i møter med spesialisthelsetjenesten.

Det passer godt med Journalia, som hun har tilgjengelig på mobilen og kan bruke uavhengig av hvor arbeidsdagen foregår.

– Det gjør det veldig enkelt og blir lite forstyrrende.

Noen ganger blir verktøyet møtt med skepsis av pasientene, men da bruker Campos tid på å forklare hvordan det fungerer.

– Hvis de fortsatt ikke ønsker at jeg bruker det, kan jeg heller bruke verktøyet som en diktafon etterpå.

Usikkerhet rundt KI

I 2026 oppgir syv av ti offentlige virksomheter at de tester, bruker eller utvikler KI-løsninger.

Det kommer fram i rapporten IT i praksis 2026.

Men jo mer KI tas i bruk, jo tydeligere blir også utfordringene. Ni av ti peker på manglende kompetanse som en barriere, og like mange er usikre på risiko knyttet til blant annet rettigheter, diskriminering og sikkerhet.

Prosjektlederen i Eidskog kommune Eric Anthony Utgården sier at de i liten grad opplevde skepsis blant de ansatte.

– Det er ikke alle som har like mye erfaring med teknologi, men det her gikk over all forventning, forteller Utgården.

Ifølge ham var den eneste bekymringen at de ansatte måtte lære seg et nytt system.

– Men da de først fikk se hva det kunne gjøre, holdt det med en kort innføring før vi var i gang.

Uavhengig av innføringen av Journalia har alle ansatte også fått tilbud om et KI-kurs gjennom samarbeidet Digi Innlandet.

Campos som jobber innen psykisk helse peker også på betydningen av brukervennlighet.

– Jeg er veldig fornøyd med at den er så intuitiv, sier hun.

– Har du brukt nettjenester før, skjønner du fort hvordan det fungerer.

Mer tilstede og mindre stress

Elleve av de ansatte som fikk prøve Journalia deltok i en evaluering av løsningen.

Samtlige oppga at de sparte tid på dokumentasjon og at de ønsket å fortsette med verktøyet.

Ifølge rapporten brukte de ansatte tidligere rundt to timer på dokumentasjon hver arbeidsdag. Med Journalia falt tiden til under én time, noe kommunen anslår tilsvarer rundt 1,8 årsverk blant de 11 respondentene.

Også tilstedeværelsen i møte med pasienter skal ha blitt bedre med løsningen, og nesten alle opplevde mindre stress i hverdagen.

Kommunen understreker samtidig at det lille utvalget og den korte pilotperioden gjør det vanskelig å si noe sikkert om de langsiktige effektene.

Men løsningen skal rulles ut videre.

Ettårig avtale

Eidskog kommune fikk først teste verktøyet gratis, men har nå inngått en ettårig avtale.

Hva de betaler for avtalen vil prosjektleder Utgården imidlertid ikke si noe om.

Før de inngikk avtalen forteller Utgården at kommunen gjennomførte en personvernkonsekvensvurdering (DPIA).

– Vi har en faggruppe i kommunen med ansatte fra blant annet helse, IT og personvern som har vurdert piloten, forklarer prosjektlederen.

Journalia er utviklet av ansatte i Norge, ifølge medgründer Petter Moen.

Han opplyser at all behandling av data skjer innenfor EU/EØS, og at underleverandører vurderes med tanke på informasjonssikkerhet og personvern. Blant leverandørene er Amazon Web Services og Microsoft Azure.

Lyden fra samtalene skal ikke lagres, og KI-genererte journalutkast slettes automatisk etter 48 timer. Selskapet opplyser også at pasientdata ikke brukes til å trene eller finjustere KI-modellene

Etter måneder med testing mener Utgården at løsningen burde være aktuell for flere kommuner i Norge. Flere har allerede vist interesse.

Oslo kommune tester nå Journalia i barnevernet og helse- og omsorgstjenestene.

Kommunen har inngått en ettårig avtale med selskapet, med mulighet for forlengelse.